Що ви можете зробити з Excel?

Що ви можете зробити з Excel

Багато користувачів не знають про те, що ви можете робити з Excel, крім електронних таблиць: вони часто використовують лише частку можливостей, які програма насправді пропонує. Часто цього буває цілком достатньо, адже завдання в повсякденному робочому житті дуже чітко визначені. Однак, оскільки з Excel можна робити більше, ніж робити розрахунки, варто оглянути інші функції програми.

Що таке Excel і для чого використовується програма?

Excel - це, перш за все, програма електронних таблиць, у якій можна створювати таблиці та використовувати осередки Excel та посилання на клітинки. Однак він може зробити набагато більше. Підприємці та приватні особи використовують її для збору, організації та аналізу інформації. Вони також можуть проводити розрахунки та складати прогнози за наявними даними. За допомогою Excel ви також можете визначати та відстежувати цілі або стежити за фінансами та періодами часу. Таким чином, Excel підходить для організації повсякденного життя як у професійному, так і в приватному контексті.

Які основні параметри в Excel?

Електронна таблиця

Оскільки Excel був розроблений Microsoft для електронних таблиць, він в основному використовується для введення та обробки тексту або числових значень. Можна, наприклад, у таблиці Excel

• Введіть значення в комірки
• Призначайте значення один одному
• Зробіть посилання
• Використовуйте формули та функції

Окрім числових значень, ви також можете використовувати буквено -цифрові значення, які забезпечують широкий спектр застосувань. Макроси можуть бути створені, якщо користувачам потрібно частіше використовувати певні команди для вирішення завдань. Для цього для команди встановлюється комбінація клавіш для швидкого доступу до неї.

Аналіз даних

Дані, які користувачі Excel вводять в окремі комірки Excel, можна аналізувати за допомогою функцій та формул. Наприклад, ви можете показати, як часто з'являється певне значення, наскільки високі значення відносно певних інших значень і як вони змінюються за певних умов. На додаток до розрахунків, Excel також дозволяє детально аналізувати текстові або числові значення.

Діаграми та графіки

Якщо дані та значення є у таблиці з численними стовпцями та рядками, корисно, щоб вони були представлені чітко та привабливо за допомогою діаграм, графічних зображень чи таблиць. Таким чином, чіткий результат, який випливає з аналізу, стає видимим безпосередньо. Microsoft Excel пропонує багато різних варіантів графічної реалізації:

• Кругові діаграми
• Гістограми
• Лінійні діаграми
• Діаграми розсіювання
• Діаграми територій
• Стовпчасті діаграми

Ви можете працювати з різними дизайнами, відображати свої значення у 2D та 3D та випробовувати різні поєднання кольорів. Таким чином, ви можете створювати чіткі презентації, для яких вам навіть не потрібна PowerPoint - хоча, звичайно, ви також можете вставляти діаграми з Excel в інші програми Microsoft Office.

Що ви (досі) можете зробити з Excel?

Полегшити ведення бухгалтерії

Багато німецьких компаній не використовують виняткову програму, яка спеціалізується на бухгалтерії. Excel пропонує всі необхідні для них функції. Крім того, співробітники часто вже знайомі з програмою.

Незалежно від того, бажана одноразова або подвійна бухгалтерія, або потрібні спеціальні шаблони: Excel пропонує людям вести бухгалтерський облік доходів та видатків за допомогою формул або графічного зображення, наприклад у вигляді таблиці Excel. Також можна створити розрахунок надлишку доходу.

Управління запасами

Настільки корисний, як і в бухгалтерському обліку, Excel також може бути використаний для організації та обліку запасів. Користувачі можуть перераховувати товари та номери в осередках Excel та використовувати умовне форматування для виділення особливих властивостей ресурсів. Це дозволяє користувачам Excel у повсякденному житті підводити підсумки та створювати списки інвентаризації таким чином, щоб заощадити ресурси.

Налаштуйте календар Excel

Excel також може бути корисним для створення календаря або порядку денного. Програма Excel пропонує шаблони календаря з різними макетами, в які можна вводити особисті або професійні зустрічі. Макет можна адаптувати до особистих потреб. Наприклад, користувачі Excel можуть відображати будні дні з неділі на суботу або з понеділка по неділю, друкувати календар у портретному або альбомному форматі або створювати шкільний календар на 13 місяців.

1. Відкрийте програму Excel.

2. На стартовій сторінці перейдіть до "Додаткові шаблони".

   

3. У рядку пошуку ви можете шукати онлайн -шаблони, ввівши «календар».

   

4. Потім натисніть потрібний макет, і календар відкриється в Excel.

Створюйте розклади та відстежуйте підцілі в Excel

Excel також пропонує користувачам шаблони розкладів, у яких можна записати різні етапи планування проекту або створити цілі та завдання для особистих проблем. Ця опція полегшує людям відстеження визначених періодів часу, виконаних завдань та прогресу.

Поширені користувачі Excel також можуть створити план проекту, наприклад, вручну. Функції можна використовувати для обчислення початку, тривалості та закінчення фаз, процесів або етапів.

Запис часу працівників

Особливо у компаніях, які працюють із гнучким часом, важливо постійно та чітко фіксувати робочий час працівників. В Інтернеті ви знайдете численні шаблони Excel, у яких можна ввести час кожного окремого працівника - звичайний робочий час, а також понаднормові години чи години, які він або вона працювали у вихідні. Підрахунок годин проводиться щомісяця або щотижня, щоб у вас завжди був хороший огляд.

Списки справ у Excel для кращого огляду

Якщо користувачі Excel хочуть відстежувати свої завдання, вони можуть створити для них чіткий список справ. Тут можна перелічити завдання, позначити їх кольором та встановити пріоритет. Можна навіть вставити прапорець, щоб мати можливість відзначити завершені справи.

1. Щоб мати можливість додати прапорець, вам потрібно "Розробник" на стрічці. Для версій Excel 2010 та новіших версій перейдіть у «Файл», а потім у «Параметри». У вікні, що відкриється, перейдіть до "Налаштувати стрічку" та активуйте "Інструменти розробника", поставивши прапорець. Нарешті, підтвердьте "OK".

   

2. На вкладці Розробник натисніть Вставити. Після цього ви знайдете піктограму прапорця у розділі "Контроль форми". Вибравши це, ви можете додати поле у порожню клітинку Excel.

   

Створюйте мітки адрес

Часто доводиться надсилати велику кількість листів, особливо в компаніях. Щоб зробити мітки адрес, вам потрібні як Excel, так і Word - і, звичайно, аркуші чистих етикеток, на яких ви хочете надрукувати. І ось як ви діятимете:

Ви відкриваєте файл Excel і називаєте окремі стовпці Excel: привітання, ім’я, прізвище, вулиця та номер будинку, поштовий індекс, місто.

Уважно введіть адреси та збережіть файл.

Відкрийте Word і перейдіть до "Мітки" на вкладці "Поштові розсилки".

У розділі "Параметри" виберіть виробника своїх етикеток та тип етикетки (ця інформація зазначена на упаковці етикетки).

Тепер натисніть "Вибрати одержувача" та виберіть свій власний список у розділі "Вибрати наявний список".

Виберіть дані у розділі "Вставити поле злиття пошти" та скопіюйте вміст у всі поля міток.

За допомогою опції "Попередній перегляд результатів" можна відображати мітки.

Якщо вас це влаштовує, виберіть «Готово та об’єднати» та дайте команду «Друкувати документ».

Інші трюки з Excel

Створюйте вікторини в Excel

Чи то для уроку, чи то для переходу між друзями та родиною: Ви можете легко створити тест з вибором за допомогою Excel. Для цього дійте так:

Відкрийте книгу - вам знадобиться лише її перша сторінка.

Введіть усі питання одне під одним у стовпці А. Зробіть стовпець настільки широким, щоб ви могли легко читати запитання в окремих осередках Excel.

У стовпці B -D ви вводите три можливі відповіді (або більше, але кожна відповідь має свій стовпець).

Якщо у вас є три варіанти, залиште стовпець E пустим для відповідей учасників.

У рядку G ви вказуєте позицію правильної відповіді, тобто 1, 2 або 3.

Клацніть правою кнопкою миші стовпець G і виберіть "Сховати", щоб ніхто не бачив правильних відповідей

Тепер введіть формули для обчислення відповіді у раніше порожній стовпець Excel F: = IF (IS EMPTY (E1); ""; IF (E1 = G1; "Правильно"; "Неправильно")). Це означає, що в стовпці нічого не відображається, якщо відповідь ще не введена у стовпці відповідей E. Якщо відповідь відповідає відповіді у прихованій колонці G, з’являється “правильна”, якщо відповідь не збігається, з’являється “хибна”.

Перетягніть формулу вниз, щоб застосувати її до всіх рядків.

Створіть опитування Excel

Досить невідома функція Excel - це створення опитування за допомогою Excel. Його можна редагувати та активувати безпосередньо в Інтернеті, якщо ви виконаєте наведені нижче дії.

Перейдіть до OneDrive і увійдіть, якщо це необхідно.

Відкрийте Excel, натисніть «Редагувати» на «Опитування» та виберіть «Створити нове опитування».

Дайте опитуванню назву та коротко опишіть його.

Тепер ви можете вводити свої запитання із заголовком та описом.

Виберіть із запропонованих варіантів відповіді, що найкраще підходить. У вас є опції текст, текст абзацу, номер, вибір, так / ні та дата. Якщо ви обираєте «Вибір», ви повинні вказати варіанти відповідей, з яких учасники можуть вибрати. Введіть усі можливі відповіді в новий рядок Excel.

Після того, як ви сформулювали всі питання та ввели їх з можливими відповідями, ви можете відобразити попередній перегляд.

Якщо ви задоволені, затвердьте опитування. Excel створить для вас посилання, яке можна надіслати електронною поштою. Крім того, можна створити QR -код, який можна надіслати на смартфони.

Висновок: Excel - це програма з широким спектром можливих застосувань

Excel ідеально підходить для аналізу даних, для обчислень у заплутаних таблицях та для візуального представлення чисел за допомогою діаграм. Але з Excel можна зробити набагато більше. Програма дозволяє деяким невідомим функціям організовувати та планувати повсякденне професійне та особисте життя. Наприклад, варіанти створення планів із шаблонами, опитуваннями або вікторинами особливо підходять для користувачів Excel, які знайомі з програмою і хочуть продовжувати з нею працювати.