Багато користувачів використовують Excel для керування різними списками. Адреси, статті, ціни, бюджети та інші запаси даних, звичайно, також можна передавати у Word за допомогою буфера обміну - таким чином економиться необхідність повторного введення даних
Сортувати дані Excel за допомогою автофільтра
За допомогою першого методу ви вибираєте потрібну інформацію перед передачею її в Word за допомогою функції фільтрації безпосередньо в Excel:
- У Excel відкрийте таблицю, з якої потрібно взяти інформацію.
- В Excel 2003, 2002 / XP та 2000 клацніть будь-яку клітинку у списку, а потім виберіть меню ДАНІ-ФІЛЬТР-АВТОФІЛЬТР.
У програмі Excel 2007 функцію фільтрації ви знайдете на вкладці «Пуск» у групі ЗМІНИТИ. Натисніть кнопку СОРТУВАТИ І ФІЛЬТРУВАТИ у групі, а потім - ФІЛЬТРУВАТИ. - Тепер Excel перетворить заголовки стовпців вашого списку в так звані «випадаючі списки», які ви можете розпізнати за стрілками вниз. Ви можете використовувати ці списки для вибору критеріїв, які повинні застосовуватися до статей, які ви шукаєте.
У Excel 2007 при натисканні на стрілку, спрямовану вниз, у стовпці «Категорії» з’являється нове меню, у якому вибираються всі записи. Спочатку деактивуйте прапорець перед опцією «Вибрати все» у цьому меню. Потім знову активуйте прапорець перед потрібною категорією. - Автофільтр особливо добре підходить для наших цілей, оскільки тепер він автоматично приховує всі записи списку, які не відповідають бажаному критерію. В результаті ви отримаєте саме таку таблицю, яку потрібно перенести у Word. Ви можете легко виділити, скопіювати та вставити їх у текст Word.
Часто деякі рядки в таблицях Excel виділяються кольором для кращого огляду, а іноді потрібно привернути увагу до змін у клітинках за допомогою умовного форматування. Як особливість, фільтр Excel 2007 пропонує можливість фільтрації відповідно до кольорів рядків. Для цього виберіть клітинку у списку статей і перейдіть до функції фільтрування на вкладці »Пуск« у групі »Редагувати«. Викличте функцію СОРТУВАННЯ ТА ФІЛЬТР-ФІЛЬТР. Натисніть стрілку вниз у заголовку стовпця.
Тепер виберіть запис «Фільтрувати за кольором» у меню, що відкриється. Тоді вам буде надано вибір усіх кольорів рядків у таблиці. Виберіть потрібний колір. Технологія з автофільтром працює в основному досить добре, але вона також має деякі недоліки: З одного боку, вам потрібно залишити Word для підготовки даних. Крім того, неможливо встановити зв’язок між Word та Excel, тому вам доведеться повторити процес, якщо, наприклад, змінюються ціни, елементи видаляються з програми або додаються нові. Тому вам слід знати другу, маловідому альтернативу, яка не має цих недоліків і для якої вам не доведеться залишати Word.
Вставлення таблиць Excel як бази даних у Word 2007
Строго кажучи, список, створений в Excel, - це не що інше, як таблиця бази даних: поля розташовані у стовпцях, а записи даних (записи списку) у рядках. Тому ви також можете використовувати інтерфейс бази даних Word для доступу до таблиць Excel.
У Word 2007 панель інструментів бази даних була видалена через нову концепцію роботи. Тому спочатку необхідно включити кнопку INSERT DATABASE на панель швидкого доступу, щоб зручно викликати цю функцію.
Дійте так:
- Клацніть правою кнопкою миші на стрічці та виберіть НАЛАШТУВАТИ ІНСТРУМЕНТ ДЛЯ ШВИДКОГО ДОСТУПУ з контекстного меню.
- Потім встановіть запис "Усі команди" у спадному меню ВИБІР КОМАНД у діалоговому вікні, що відкриється.
- Знайдіть у списку "Вставити базу даних" і перенесіть цей запис за допомогою кнопки ДОДАТИ до правого списку з усіма попередніми кнопками на панелі швидкого доступу.
- Тепер закрийте діалогове вікно Параметри Word за допомогою OK.
Тепер ви повернулися до звичайного робочого середовища Word і можете скористатися щойно створеною кнопкою, щоб імпортувати список статей у книзі Excel як базу даних у Word.
Ось точна процедура імпортування списку статей як бази даних у Word 2007:
- Відкрийте документ, до якого потрібно імпортувати список статей, і встановіть курсор у потрібне місце вставки для списку статей.
- Натисніть на нещодавно додану кнопку ВСТАВИТИ БАЗУ ДАННИХ на панелі швидкого запуску.
- У наступному діалоговому вікні натисніть ІМПОРТУВАТИ ДАНІ, а потім виберіть файл Excel, з якого потрібно імпортувати дані.
- Тепер діалогове вікно містить список робочих листів у вибраному файлі. Виберіть назву аркуша з вашими даними та переконайтеся, що прапорець ПЕРШИЙ РЯД ДАНИХ ВМІЩАЄ ЗАГОЛОВКИ СТОЛОК. Підтвердьте свій вибір за допомогою OK.
- У діалоговому вікні бази даних натисніть кнопку ЗАПИТИ ВАРІАНТИ, щоб вставити лише певні рядки в документ.
- На вкладці «Фільтрувати записи даних» можна визначити критерії, щоб Word лише читав потрібні рядки з таблиці Excel.
- За бажанням, ви можете використовувати інші вкладки в діалоговому вікні, щоб визначити критерії сортування та вибрати поля для імпорту. Нарешті, підтвердіть налаштування за допомогою OK.
- Потім натисніть ВСТАВИТИ ДАНІ. Тепер можна обмежити кількість записів даних для читання. Будь ласка, активуйте прапорець перед опцією ВСТАВИТИ ЯК ПОЛО, щоб дозволити Word зберегти всі параметри цього конкретного запиту. Ви можете будь -коли прочитати поточний стан даних, просто оновивши функцію поля за допомогою клавіші F9.
- Нарешті, підтвердьте свої записи OK. Усі рядки з таблиці Excel, які відповідають параметрам запиту, тепер будуть вставлені у поточну позицію курсору.
