Кольорове маркування: Виявлення повторюваних записів у Excel

Визначте дублювання кольоровими позначками

Можливо, ви теж це знаєте. Ви працюєте з довгими таблицями та списками в Excel, а потім це: у ваших записах є дублікати записів. На щастя, Excel пропонує різні варіанти для швидкого розпізнавання повторюваних записів і значень та їх автоматичного позначення.

Відображати кольори повторюваних значень і чисел у списках Excel

Один із способів порівняння повторюваних значень і чисел - це умовне форматування. Щоб використовувати цю функцію у своїх списках або таблицях, використовуйте такі функції:

1. Виберіть або першу клітинку, або безпосередньо всі клітинки, до яких потрібно застосувати умовне форматування

2. На стрічці натисніть «Умовне форматування» під «Пуск» і «Стилі».

   

3. Після цього відкриється випадаюче меню. Виберіть "Правила виділення клітинок", а потім "Повторювані значення …".

   

4. У першому полі меню «Повторювані значення» виберіть «Повторити».

   

5. На наступному кроці ви вказуєте колір, яким мають бути виділені дублікати списку. Для цього натисніть на стрілку і виберіть потрібний колір.

6. Дубльовані записи у списку виділені цим кольором.

7. Закрийте діалогове вікно "OK".

Повна! Тоді таблиця, позначена кольором, виглядає так:

Якщо ви вибрали лише одну клітинку на початку, ви можете легко перенести форматування. Ви можете просто перенести функцію на цілі таблиці або певні області

Порада: умовне форматування також можливе для областей без даних

Наступна порада також дуже корисна: Ви не можете застосувати вибране форматування лише до областей, на яких було написано. Ви також можете поширити форматування на області, які ще не заповнені. Якщо ви вводите дані пізніше, повторювані записи відображаються одразу.

Як саме метод працює для пошуку повторюваних значень у Excel?

У цій процедурі використовується умовне форматування. Завдяки умовному форматуванню Excel пропонує гнучкий інструмент для форматування наявних списків і таблиць, які ще належить створити. Ви можете просто позначити будь -які області, до яких потрібно застосувати форматування. Форматування також враховує нові значення. Вони порівнюються з існуючими записами даних і, за необхідності, відповідно маркуються.

Виділіть кольором імена, які двічі з’являються в таблицях Excel

Повторювані записи також поширені в таблицях, які містять ім’я та прізвище. У нашому прикладі список у стовпці А вже відсортовано за прізвищем. Поєднання імені та прізвища може з’являтися двічі, наприклад, Бергер, Матіас чи Герберт, Фрідріх.

Позначте кольорові повторювані імена в таблицях

У цьому прикладі може мати сенс виділити імена, які відображаються двічі в кольорі. Це має статися, коли імена розташовані один під одним. І якщо і ім’я, і прізвище однакові. Для цього дійте так:

1. На стрічці натисніть «Умовне форматування» під «Пуск» і «Стилі».

2. Тепер натисніть «Нове правило».

   

3. З'явиться діалогове вікно. Натисніть "Використовувати формулу, щоб визначити осередки для форматування".

   

4. Потім введіть або скопіюйте таку формулу в поле "Форматувати значення, для яких ця формула істинна":
   = І (A2 = A3; B2 = B3)

5. Це повинно виглядати так:

   

6. Тепер виберіть пункт «Формат …».

7. З'явиться діалогове вікно: Тепер натисніть на вкладку "Заповнити".

   

8. Тепер натисніть потрібний колір. Це дозволяє вказати колір, яким мають бути позначені повторювані значення.

   

9. Завершіть виділення "OK", а також закрийте попереднє діалогове вікно "OK".

Що саме відбувається, коли це робиться для відображення повторюваних імен?

Якщо зараз є дані, до яких застосовується форматування, вони позначаються раніше вибраним кольором. Усі комірки з повторюваними іменами виділені жовтим кольором. Результат виглядає так:

Примітки для користувачів старіших версій Excel

Дещо інша процедура необхідна для старих версій Excel (до Excel 2007). Перейдіть до меню «Формат» і виберіть «Умовне форматування». Тепер натисніть «Формула є». Введіть або скопіюйте формулу, зазначену у пункті 4. У розділі "Формат" ви також можете вибрати потрібний колір комірки.

Скріншоти зроблені з версією Excel 2016.

FAQ

Чи можу я відобразити значення, які трапляються лише один раз, а не двічі?

Так, це можливо. Для цього виберіть у розділі «Умовне форматування» та «Повторювані значення…» замість «Подвійний» функцію «Унікальний». Тоді ви побачите лише значення, які з’являться лише один раз у позначеній області.

Як я можу порівняти цілі книги Excel між собою?

Можна порівняти цілі книги, але тільки з версіями Office Professional Plus (2013, 2016, 2022-2023) Excel і Microsoft 365 Apps for Enterprise. Тут ви можете ввести цілі книги під "Порівняти дані" та порівняти їх.