На додаток до численних функцій у Excel, за допомогою яких можна ефективно налаштувати професійні електронні таблиці, числові формати також важливі, щоб користувач, який переглядає таблицю, міг одразу зрозуміти її додаткову цінність і основні твердження.
Щоб досягти цього, корисно працювати з власними форматами чисел у Microsoft Excel. Настроювані числові формати корисні, наприклад, якщо потрібно відобразити певну кількість знаків після коми або відформатувати числа в різних одиницях. Індивідуальні формати чисел також можуть бути корисними, якщо необхідно підкреслити індивідуальні критерії, напр.Б. від’ємні числа або значення, які знаходяться за межами певного діапазону.
У цій статті ви дізнаєтеся з двох зрозумілих практичних прикладів, як у Microsoft Excel створюються окремі числові формати в області клітинок і в чому полягає додаткова цінність окремих числових форматів.
Як встановити власні формати чисел у Excel?
Перший практичний приклад детально показує, чому окремі числові формати в Excel можуть бути корисними та ефективними:
Компанія керує розширеним списком даних про елементи в електронній таблиці Excel. У першому стовпчику номер позиції подається шестизначним числом. У зв’язку зі зміною програмного забезпечення в програмі керування товарами, перед кожним номером артикула має бути ідентичний літерний код, який набуває чинності негайно. Новий формат побудований таким чином, що літери завжди відокремлені від цифр крапкою.Крім того, три цифри завжди розділені крапкою.
Після застосування індивідуального формату номерів старий номер позиції 730452 стає номером позиції: ABC.730.452.
Щоб відформатувати новий номер елемента окремо в Excel лише за кілька кроків, скористайтеся спеціальним форматом числа та виконайте такі дії:
У прикладі виділіть клітинки від B2 до B8. У нашому прикладі таблиці вони містять номери статей, які потрібно конвертувати. На наступному кроці скористайтеся комбінацією клавіш CTRL 1, щоб відкрити діалогове вікно ФОРМАТИРОВАТИ КОМІРКИ. Команда працює у всіх версіях Excel.
Активуйте вкладку ЦИФРИ.
Під КАТЕГОРІЄЮ в діалоговому вікні клацніть CUSTOM.
" У полі TYPE введіть таку інструкцію форматування: ABC.."
Насамкінець підтвердьте форматування, визначене користувачем, кнопкою OK. Тоді числа з’являться у вашій електронній таблиці в потрібній формі.
Важливо: Зауважте, що спеціальне форматування насправді не додає текст і крапки до чисел. Ви можете побачити це, клацнувши в рядку введення.
Номер статті відображається там у вихідному форматі. Цей підхід, який ви реалізуєте за допомогою лапок у спеціальному числовому форматі, має перевагу в тому, що ви можете отримати доступ до чисел для обчислення в Excel. Це більше не працюватиме після перетворення на текст.
Як можна перетворити вміст за допомогою табличної функції?
Якщо літери та крапки дійсно з’являться в комірці, немає альтернативи перетворенню числового формату на текстовий. Щоб відформатувати числа в тексті, виконайте наступне:
Вставте допоміжний стовпець поруч зі стовпцем номеру статті. У цьому номери елементів надаються текстом і крапками за допомогою формули.
Якщо перше число знаходиться в клітинці A2 і ви хочете, щоб стовпець C діяв як допоміжний стовпець, введіть таку формулу в клітинку C2:
"=ABC.&ВЛІВО(A2;3)&.&ВПРАВО(A2;3)"
Формула відображає номери статей у потрібній формі в таблиці.У той же час числові значення втрачаються при використанні формули, тому ви не можете виконувати будь-які подальші розрахунки в стовпці C або числа можна обробляти далі.
Скопіюйте формулу досить глибоко вниз у стовпці довідки. Потім скопіюйте допоміжний стовпець у буфер обміну та вставте його знову за допомогою команди PASTE CONTENT із параметром VALUES. Формули замінено фактичними номерами позицій.Ви можете видалити колонку зі старими номерами статей, якщо вони вам більше не потрібні.
2. Приклад: як можна зберігати визначені користувачем числові формати в Excel?
У другому прикладі ви можете побачити, як можна використовувати спеціальний формат чисел у Excel для професійного форматування номерів кредитних карток у Excel. Кредитні картки стають все більш популярними та незамінними в платіжних операціях компаній та приватних осіб. Excel не надає вбудованого формату для правильного відображення номерів кредитних карток, шістнадцять цифр яких зазвичай відображаються блоками по чотири. На льоту бажане представлення має бути легко реалізувати за допомогою наступного спеціального формату чисел.
У цьому форматі блоки відображаються в області клітинок таблиці.Однак остання цифра завжди замінюється нулем. Причиною відображення нуля є той факт, що Excel може обробляти максимум 15 цифр. З цієї причини кожен 16-значний номер кредитної картки завжди відображатиметься з нулем у кінці.
Для правильного відображення номера кредитної картки номери кредитних карток мають бути введені у вигляді тексту. Ви можете досягти цього, поставивши перед ним цитату або заздалегідь призначивши формат тексту.
Незважаючи на текстове відображення, фактична мета відображення номерів кредитних карток у вигляді блоків із чотирьох не досягається шляхом зміни формату. Подібно до першого прикладу, рішення полягає у вставленні додаткового допоміжного стовпця, у якому можна вивести потрібний дисплей за допомогою формули.
Якщо ви ввели номер кредитної картки в клітинку B1, наприклад, ви можете використати наведену нижче формулу, щоб відобразити його блоками по чотири в клітинці C1:
"=ВЛІВО(B1;4)& &ЧАСТИНА(B1;5;4)& &ЧАСТИНА(B1;9;4)& &ПРАВО(B1;4)"
Використовуючи колонку довідки, номер кредитної картки можна правильно відобразити та згодом обробити.
Незалежно від того, чи використовуєте ви числовий формат, визначений користувачем, для відображення номерів товарів окремо, для побудови номерів кредитних карток блоками по чотири – дуже важливо, щоб числовий формат був структурований таким чином, щоб користувачі могли швидко засвоїти найважливіша інформація.