Використовуйте функцію спостереження, щоб позначити електронні листи для повторного надсилання.
Питання: Мій начальник завжди роздруковує важливі електронні листи і розміщує їх у своїй поштовій скриньці, щоб він не забував, що йому все одно доведеться відповідати або реагувати іншим чином. Напевно, це може бути простіше - правда?
Відповідь: Залежно від того, наскільки це далеко від принтера, це, безумовно, швидше, якщо він створить завдання з нагадуванням у своєму Outlook.
В Outlook 2007/2010 це ще простіше: тут йому залишається лише скористатися функцією відстеження. Існують також заздалегідь визначені дати спостереження, такі як Сьогодні; Завтра чи цього тижня. Крім того - і це позбавляє вас від введення завдання - наступні записи також можна побачити у списку завдань.
Для подальших дій рекомендується встановити сповіщення для електронної пошти, позначеної для подальших дій. Потім Outlook нагадує вам про завдання у визначений час. Починаючи з Outlook 2007, сповіщення також коректно працює для електронних листів, відсортованих у папку (Outlook 2003 показує лише нагадування для електронних листів, які знаходяться у вхідних).
Електронні листи, позначені для подальших дій, позначаються кольоровим прапорцем у папці "Вхідні" та папках. У програмі Outlook 2007/2010 кольори вже пов’язані з такими зустрічами, як "Сьогодні", "Завтра" тощо.
Щоб додати кольоровий прапор до електронного листа в Outlook 2007/2010, виконайте такі дії:
1. Клацніть правою кнопкою миші на ньому та викличте команду "Для подальшої роботи".
2. Виберіть потрібний колір.
Якщо вам потрібно нагадати про завдання, натомість виберіть "Додати нагадування", визначте колір у полі "Мітка" (вибравши відповідну назву) та встановіть час нагадування.
Електронні листи, позначені для подальших дій, залишаються у папці, в якій ви їх зберегли. Ви також знайдете запис для цього у списку завдань.
Натискання прапорця поруч з електронною поштою знову вимикає його та позначає завдання як "виконане".
