Професійно створюйте підписи Outlook

Лише декількома клацаннями миші до підпису Outlook

Підпис в Outlook можна називати фрагментом тексту, який додається вручну, або за замовчуванням до повідомлення електронної пошти. Загальноприйнято включати підписи до робочих повідомлень електронної пошти. Підпис службової електронної пошти називає автора повідомлення та містить найважливішу контактну інформацію. Його можна назвати електронною візитною карткою.

Підписи вимагаються законом у ділових листах. Окрім відправника та загальних контактних даних, необхідно також надати обов’язкову інформацію про назву компанії та юридичну форму, еквівалентну бланку.

Закон не вимагає підпису в приватному середовищі. Зі зрозумілих причин має сенс включити підпис і в приватні електронні листи:

• Це, безперечно, ідентифікує вас як відправника повідомлення
• Підпис робить вашу електронну пошту професійною
• Підписуючи та вказуючи контактні дані, повідомлення зазвичай не відфільтровується фільтром спаму

Підводячи підсумок, має сенс і видається автентичним додавати підпис до кожного повідомлення електронної пошти. Microsoft Outlook пропонує безліч варіантів створення, адаптації та індивідуалізації різних підписів.

Створення підпису в Outlook: Як створити підпис за допомогою декількох клацань миші

Ви створюєте підпис у Outlook за такою схемою:

1. Відкрийте нове повідомлення електронної пошти та перейдіть на вкладку Підпис у меню Вставка.

   

2. Відкриється вікно, в якому можна або відредагувати наявні підписи, або створити новий підпис з індивідуальним форматуванням. Нижче наведено особливо придатні як зміст приватного підпису:

   • Твоє ім'я.
   • Вашу адресу.
   • Контактна інформація, така як телефон, факс та електронна пошта.
   • Необов’язково: адреса вашого приватного веб -сайту.

   Крім того, як варіант, ви також можете включити зображення або анімовані файли GIF.webp як логотип у свій підпис, щоб оформити підпис у html окремо та унікально.

   

3. Текстове поле, в якому ви створюєте свій підпис, пропонує широкий спектр параметрів налаштування. Крім усього іншого, ви можете крок за кроком:

   • Виберіть шрифт, колір шрифту та його розмір.
   • Визначте вирівнювання тексту: ліворуч, праворуч або по центру.
   • Додайте фотографії та посилання.
   • Вставте візитну картку у форматі vcf у поле Візитна картка.
   • Виберіть обліковий запис електронної пошти, з яким потрібно надіслати підпис.
   • Вирішіть, чи слід також використовувати підпис для відповідей та пересилання електронною поштою.

Після того, як ви зробили всі записи, завершіть створення підпису за допомогою OK. Тепер підпис поставляється як стандартний підпис для використовуваного облікового запису електронної пошти. Існує також можливість створення декількох підписів для одного облікового запису електронної пошти або для кількох облікових записів. Хоча підпис поставляється як стандартний підпис, при необхідності ви можете вставити альтернативні підписи вручну.

Як змінити підпис

Якщо ви хочете змінити підпис, у Outlook є дві зручні для користувача альтернативи:

1. Введіть пошуковий термін "Підписи" у рядку пошуку у верхній частині Outlook і відкрийте свій підпис, натиснувши "Дії / Підпис".

   

2. Так само, як і створення нового підпису, відкрийте нове повідомлення, а потім перейдіть на вкладку Підпис на панелі меню.

   Зміни в підписі необхідно зберегти, натиснувши кнопку миші з «OK». Змінений підпис автоматично додається до ваших електронних листів, залежно від конкретних налаштувань.

Де можна знайти відповідні шаблони для підписів

У Інтернеті є корисні посилання та пропозиції щодо створення підписів. Microsoft, як виробник Microsoft Outlook, також пропонує вам шаблони для підписів, які виглядають професійно і підходять для комерційних або приватних цілей. Перейдіть до шаблонів підписів від Microsoft, натиснувши посилання внизу діалогового вікна створення підпису: "Отримайте шаблони підписів«Натисніть. Як варіант, ви також знайдете додаткові пропозиції та шаблони для підписів в Інтернеті.

Це відкриє сторінку підтримки Microsoft, де зручно описано, як створити підпис за допомогою шаблону в Microsoft Word і як зберегти його в Outlook.

Важливі поради щодо оформлення вашого підпису

Підпис у приватному середовищі можна оформити індивідуально. Дозволено те, що подобається і справляє хороше враження на одержувача повідомлення електронної пошти.

Ділові електронні листи та підписи завжди мають бути відформатовані відповідно до стандарту DIN 5008. Оскільки електронні листи та підписи призначені для полегшення листування, законодавчий орган поставив їх нарівні з діловими листами та факсами 01.01.2007. З цієї причини під час оформлення підписів необхідно дотримуватись нормативних актів законодавства. Підпис підприємства, як правило, повинен складатися з трьох частин:

1. Імена та, можливо, загальне привітання.
2. Контактні дані компанії.
3. Юридична інформація.

У разі підпису, який використовується для комерційних цілей, ви також повинні переконатися, що номери телефонів та факсів включені відповідно до правил DIN. Крім того, важливо, щоб відправники виписували свої повні імена та прізвища та уникали скорочень.

Міжрядковий інтервал, розмір шрифту та тема

Для кожного підпису має сенс використовувати шрифт, який використовується в тілі тексту. У багатьох випадках компанії використовують фірмові шрифти для фірмових бланків та всіх видів листування. Стандартні шрифти, такі як Calibri, Arial або Times New Roman, підходять для приватних осіб. Ці шрифти забезпечують, щоб підпис відображався одержувачу розбірливими літерами.

Якщо ви використовуєте стандартно декоративний скорописний шрифт або грайливі шрифти, це може викликати роздратування. Букву від 10 до 12 пунктів слід вибирати як розмір шрифту. Міжрядковий інтервал повинен відповідати стандартним значенням і, як і сам електронний лист, зазвичай є одним рядком. Тему ніколи не слід забувати в повідомленні електронної пошти.

Як додати логотип та зображення до підпису

Ви можете додати до свого підпису логотип або окремі зображення, наприклад, фотографію бізнесу, за допомогою графічного символу. Перш ніж вставляти, переконайтеся, що зображення не надто велике і добре вписується у загальну картину вашого підпису. У старих версіях Outlook процедура вставки логотипів та зображень відрізняється - особливо в Outlook 2000 та Outlook 2003, можливості відрізняються від можливостей поточних версій Outlook.

Також можна використовувати свій підпис як інформаційний та рекламний засіб. Посилання на ваш веб -сайт, спеціальна пропозиція або додаткова інформація про вас чи вашу компанію можуть бути корисними, щоб зацікавити одержувачів.

Знайдіть підписи в папці Windows

Примітка: Якщо ви хочете зберегти особистий підпис, вам для цього потрібен шлях до сховища. Підписи зберігаються централізовано у Windows у прихованій папці, до якої можна отримати доступ за допомогою такої команди Windows:

Одночасно натисніть клавіші [Windows] та [R] - відкриється діалогове вікно "Виконати".

Введіть у діалоговому вікні таку команду:% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures

Ви потрапляєте у папку своїх підписів, а потім можете копіювати та зберігати їх.

Висновок щодо професійного використання підписів у Outlook

Підпис в Outlook - це професійний і перевірений спосіб представити себе відправником повідомлення. Ім'я та прізвище, індивідуальні контактні дані та, у діловому середовищі, включення правової інформації є суттєвими та доцільними.

Ви можете створити новий підпис в Outlook лише за кілька кліків миші або за допомогою Microsoft Word та зовнішніх шаблонів. Буде корисно включити фотографії або логотип до підпису. Також важливо дотримуватися правил DIN 5008 щодо підписів підприємств. Підпис завжди повинен інформувати одержувача, дозволяти швидкий огляд відправника та відповідати загальній картині електронного листа.