Резервне копіювання в Outlook - професійно створюйте резервні копії файлів і папок даних

Практичні поради та загальна інформація щодо резервного копіювання даних

Користувачі Microsoft Outlook з часом надсилають, архівують та передають величезну кількість даних. Крім того, збираються записи календаря, особисті завдання, файли, які надсилаються як вкладення, та особисті дані з адресної книги.

Кожен, хто втратив паперову зошит або аналоговий календар, може зрозуміти, наскільки важливі адреси, номери телефонів чи повідомлення. З втратою важко впоратися. Те саме стосується цифрової версії та даних, що зберігаються в Microsoft Outlook. Якщо системний збій, вірус чи інша подія викликають перезавантаження комп’ютера, це може бути болісно. Особливо, коли важливі дані, призначення, адреси та інша інформація не були створені та втрачені.

Такий сценарій слід запобігати будь -якою ціною. З цієї причини користувачам Outlook дуже важливо регулярно створювати резервні копії своїх особистих даних. Також корисно знати розташування файлів даних. Користувачі повинні поверхнево розуміти, як і де Outlook зберігає адреси, зустрічі та завдання. Ця обізнаність та систематичне резервне копіювання даних гарантують резервне копіювання всіх важливих даних Outlook та їх доступність у разі виникнення системних проблем.

Відео -інструкції - Outlook: Як створити резервну копію Outlook та створити резервну копію електронної пошти

Практична порада: Якщо ви хочете зберегти лише кілька важливих повідомлень електронної пошти і не хочете виконувати повне резервне копіювання, ідеально архівувати як PDF-повідомлення. Безкоштовне програмне забезпечення PDF Creator допомагає зберігати електронні листи у вигляді файлу, подібного до процесу друку. PDF -файл можна без проблем читати за допомогою різних програм та кінцевих пристроїв, чого не можна сказати про власний формат MSG Outlook. У той же час альтернативно можна зберегти важливі листи у папці під Windows у форматі MSG.

Іншою альтернативою збереженню у форматі MSG або PDF може бути збереження у текстовому файлі. Outlook пропонує зручний для користувача спосіб архівування кількох електронних листів в одному файлі TXT. Таким чином, ви можете цілеспрямовано та разом зберігати пов’язані повідомлення.

Як Microsoft Outlook зберігає ваші дані Щоб мати можливість негайно діяти у разі проблем із системою або вірусної атаки, важливо знати передумови та параметри налаштувань, а також знати, як Outlook зберігає ваші дані. По суті, Outlook архівує ваші дані у файли з двома різними розширеннями файлів:

1. Офлайн -файли Outlook (файл OST).
2. Файли особистого магазину (файл PST).

Офлайн -файли Outlook

Автономні файли Outlook використовується системою для:

• Облікові записи IMAP,
• Облікові записи Microsoft 365,
• Обміняйте рахунки також
• Облікові записи Outlook.com

створено. Усі згадані облікові записи електронної пошти характеризуються децентралізованим сервером, що підтримується. Цей спосіб зберігання має багато переваг. Окрім швидкого доступу з різних кінцевих пристроїв, ваші дані зберігаються на захищених серверах та захищені від вірусів або шкідливого програмного забезпечення.

Окрім вихідних файлів на сервері, Outlook створює автономні файли даних, які скорочуються з розширенням "OST". Це безперервно синхронізовані копії, які замінюються, як тільки поштова скринька підключається до Інтернету. Без доступу до Інтернету користувачі можуть продовжувати працювати за допомогою файлів OST, оскільки всі важливі дані та інформація копіюються на жорсткий диск. Якщо з'єднання з Інтернетом встановлено, усі зміни, наприклад повідомлення електронної пошти, створені тим часом, обробляються. Файл OST оновлюється автоматично. Якщо файл OST видалено вручну, Outlook створить новий. Це відбувається, як тільки комп'ютер і сервер підключаються знову.

Випадково видалені дані на сервері Exchange також можна легко відновити. Обов’язковою умовою цього є те, що адміністратор створив політику збереження для видалених об’єктів. Це одна з багатьох переваг серверів Exchange і причина того, що багато компаній використовують цей тип електронної пошти.

Файли особистого магазину

На відміну від автономних файлів Outlook, файли Особистого магазину зберігаються лише централізовано на комп’ютері. Їх можна описати як архів важливих даних для повідомлень, завдань, налаштувань та контактів. Усі повідомлення та елементи Outlook у файлі даних Outlook (.pst) доступні лише на комп'ютері, на якому зберігається файл.

Крім даних, певна структура папок також зберігається у файлах PST. Outlook може створювати різні файли PST з боку системи. Це робиться, серед іншого, за командою користувача, щоб відокремити приватну або ділову електронну пошту один від одного. Якщо копії файлів PST регулярно не зберігаються, не архівуються у резервних копіях або не створюються резервні копії вручну, усі дані можуть бути безповоротно втрачені у разі падіння комп’ютера або виходу з ладу жорсткого диска. Оскільки аварії та вірусні атаки відбуваються без попередження, важливо проявляти активність.

Файли особистого магазину в основному створюються для облікових записів POP. До версії Outlook 2013 вся інформація з облікових записів IMAP також резервувалася у файлах PST. Користувачі старіших версій Outlook повідомили, особливо з обліковими записами IMAP, що повідомлення електронної пошти незрозуміло зникли майже через 3 місяці. Проблему можна вирішити, змінивши налаштування.

Важливо: Користувачі старіших версій Outlook або люди, які працюють з обліковими записами електронної пошти POP3, повинні завжди стежити за тим, щоб вони продовжували створювати резервні копії своїх файлів PST, щоб уникнути втрати даних.

Інсайдерська порада: За допомогою індивідуальних налаштувань ви також можете отримати доступ до повідомлень електронної пошти з сервера POP3 одночасно на двох різних ПК. У цьому випадку вам доведеться змінити правила в налаштуваннях облікового запису вашої поштової скриньки. Потім на кожному ПК створюється файл PST з еквівалентними даними.

Інформація: Так званий стандартний файл PST дуже важливий для користувачів Outlook. В принципі, усі вхідні та вихідні, а також усі зустрічі та контакти керуються в ньому. З цієї причини стандартний файл PST не слід видаляти будь -коли. Оскільки файли PST містять конфіденційні персональні дані, ви можете додатково захистити їх паролем. Ця процедура особливо актуальна, якщо кілька співробітників компанії спільно користуються комп’ютером і не мають доступу до особистої електронної пошти.

Як знайти розташування файлів даних Outlook

Резервне копіювання файлів даних Outlook - це варіант архівування. Для цього вам потрібен доступ до розташування файлів даних. Ви можете знайти розташування файлів даних у Outlook таким чином:

1. Перейдіть до налаштувань облікового запису за допомогою запису «Файл» у меню Outlook.

   

2. Натисніть на підпункт «Імпорт / Експорт». Ви запускаєте майстер імпорту та експорту Outlook.

   

3. Ви можете отримати доступ до всіх файлів даних, що зберігаються на вашому комп’ютері, за допомогою Провідника Windows. Ви можете включити це вручну в резервну копію або зберегти копію на флешці або іншому жорсткому диску.

Ось як ви можете створити резервну копію своїх даних за допомогою Microsoft Outlook

Резервне копіювання файлів даних може бути доцільним і працювати, якщо ви постійно створюєте резервні копії даних, документів та налаштувань за допомогою професійного програмного забезпечення для резервного копіювання. Більш елегантний і безпечний спосіб створення резервних копій файлів OST або PST - це резервне копіювання даних за допомогою майстра експорту безпосередньо з Outlook.

За допомогою майстра експорту ваші електронні листи, записи календаря та контакти копіюються у новий файл PST та створюються резервні копії. Щоб запустити майстер експорту в Outlook, потрібно виконати наведені нижче дії.

1. Перейдіть в Outlook у розділі «Файл» до другого пункту меню «Відкрити та експортувати». Ця команда відкриває нове вікно з кількома параметрами.

   

2. Натисніть на підпункт «Імпорт / Експорт». Ви запускаєте майстер імпорту та експорту Outlook.

3. У вікні, що відкриється, виберіть "Експортувати у файл", щоб створити резервну копію даних, збережених у Outlook.

   

4. Наступним кроком має бути вибір: зберігати дані у файлі CSV, розділеному комами, або у файлі даних Outlook. Завжди вибирайте тут файл даних Outlook, оскільки ви можете імпортувати цей формат у Outlook з оригіналом у разі втрати даних.

   

5. У наступному вікні у вас є можливість вибрати поштову скриньку, яку потрібно заархівувати. Тут важливо, що ви можете зберегти лише одну скриньку електронної пошти з усіма даними, які вона містить у файлі PST. Якщо ви керуєте кількома поштовими скриньками електронної пошти в Outlook, вам доведеться повторити процес експорту для кожної поштової скриньки.

6. У наступному вікні натисніть «Огляд», щоб вказати місце зберігання файлу даних Outlook. Ви можете вибрати будь -який каталог і вибрати ім’я файлу експорту з закінченням PST. Якщо ви раніше створювали резервну копію даних в Outlook, за замовчуванням відображатиметься назва файлу, яка раніше використовувалася. Якщо це звичайна резервна копія даних, виключіть експорт дублікатів. У цьому випадку поточна резервна копія файлу даних завжди містить найновіші дані.

   

7. Якщо вибрати "Готово", файл даних Outlook зберігається як резервна копія. Файл даних можна скопіювати з місця зберігання та тимчасово зберегти у хмарному сховищі, наприклад у OneDrive.

Порада: Як правило, активуйте прапорець "Включити підпапки“Так що всі елементи облікового запису електронної пошти з усіх підпапок архівуються. Під пунктом меню "фільтр“Ви маєте можливість детально визначити, які повідомлення чи окремі елементи мають бути заархівовані. Як правило, функція фільтрування не потрібна для звичайного резервного копіювання даних.

Практична порада: Ви не хочете архівувати всю поштову скриньку, а лише важливу папку проекту? У цьому випадку позначте папку або папки, які потрібно створити резервну копію, а не резервну копію всієї поштової скриньки.

Інформація: Чи знаєте ви, що ви також можете експортувати свої списки розсилки Outlook до Excel? Прочитайте тут, як це працює.

Має сенс регулярно створювати резервні копії поштової скриньки електронної пошти, якщо ви не працюєте з обліковим записом IMAP або Exchange. Потім файл резервної копії можна легко імпортувати в систему за допомогою майстра імпорту Outlook. Це також працює при переході з Outlook Express на Outlook.

Практична порада: Зробіть звичайний запис календаря в Outlook, наприклад, щомісяця, щоб експортувати поштову скриньку з усіма даними. Завдяки функції нагадування Outlook ви не пропустите архівування і, як правило, матимете резервні копії, які як нові.

Підводячи підсумок, скористатися функцією експорту Outlook нескладно. З його допомогою можна професійно створювати резервні копії облікових записів електронної пошти POP3 та створювати резервні копії файлів PST Outlook. Дані про поштові скриньки IMAP та Exchange також можна архівувати. Резервне копіювання їх не обов’язково, оскільки всі вихідні дані знаходяться на сервері провайдера. Це означає, що їх можна без проблем імпортувати у разі втрати даних.

Як зберегти підписи вручну

Ви можете створити резервну копію особисто створених підписів вручну, відкривши місце їх зберігання. Ви можете легко це зробити за допомогою таких команд Windows:

1. Одночасно натисніть клавіші на клавіатурі [Windows] та [R]. Діалогове вікно "Провести“, Який був відомий як командний рядок під DOS.

2. Введіть у командному рядку таку команду: "% APPDATA% \ Microsoft \ Підписи“(Без лапок).

3. Папка Windows "Підписи", В якому архівуються всі збережені вами підписи. Ви знайдете підписи як у форматі RTF, так і у форматах HTM та TXT. Ви можете зручно скопіювати підписи з місця зберігання, перенести їх на інший комп’ютер або тимчасово зберегти в хмарному сховищі.

Автоматичне архівування в Outlook

Протягом багатьох років у Microsoft Outlook є можливість автоматичного архівування електронних листів на основі заздалегідь визначеного розкладу. Автоматичне архівування особливо корисне для збереження чистоти поштової скриньки та мінімізації розміру поштової скриньки.

Встановіть параметри автоматичного архівування таким чином:

1. Перейдіть до Файл / Параметри.

2. Відкриється вікно вибору "Параметри Windows". У параметрах Windows можна натиснути, щоб змінити дизайн та функції, змінити стрічку меню або вибрати параметри мови. Параметри автоматичного архівування можна знайти посередині вікна під опцією "Додатково".

   

3. Натисніть «Налаштування автоматичного архівування», щоб вказати, які повідомлення повинні автоматично архівуватися і в які періоди часу.

   

Після цього всі заархівовані повідомлення можна знайти в папках архіву та повторно активувати. Відкрити та отримати доступ до старих файлів та повідомлень з архіву можна лише кількома клацаннями миші. Для цього ви можете використовувати автоматичне архівування в Outlook, з одного боку - альтернативно, ви також можете створити резервну копію даних вручну.

Висновок щодо резервного копіювання Outlook та його актуальність для кожного користувача

Важливо регулярно створювати резервні копії ваших особистих даних Outlook та всіх підпапок. Електронні листи, записи календаря, контакти з рукописними нотатками та іншу інформацію найпростіше архівувати за допомогою майстра експорту Outlook. Крім того, можлива ручна копія наявних файлів PST або OST. Для цього користувачам потрібно точне розташування файлу даних у Outlook.

За допомогою майстра можна зберегти один обліковий запис для кожного процесу архівування. Якщо ви використовуєте кілька облікових записів, процес потрібно повторити. Перш ніж створювати резервні копії даних в Outlook, важливо зрозуміти, як Outlook зберігає дані. Резервна копія даних особливо важлива для облікових записів електронної пошти POP3, де всі дані зберігаються централізовано на локальному комп’ютері. В іншому випадку всі файли, контакти, налаштування та інформація можуть бути безповоротно видалені у разі вірусної атаки. Створюючи дублікати, ви гарантовано зможете відновити дані в будь -який час.

Користувачі облікових записів Microsoft Exchange, облікових записів IMAP та користувачі Outlook 2013 або пізнішої версії користуються зовнішнім сховищем своїх даних на серверах постачальника послуг електронної пошти. Це означає, що дані, збережені в цих облікових записах, все ще будуть доступні після проблеми з комп’ютером. Резервне копіювання Outlook не є важливим для користувачів цих облікових записів. Незважаючи на відсутність необхідності, це може бути корисним, якщо з міркувань безпеки ви хочете зберігати резервні копії своїх даних на флешці або зовнішньому жорсткому диску.

Питання та відповіді про резервне копіювання Outlook

Що ви можете зробити, якщо ваші файли PST пошкоджені та нечитабельні?

У вас серйозна проблема з Outlook, і файл PST був серйозно пошкоджений і втратив дані? Така ситуація є проблематичною, оскільки контактні дані чи електронні листи з важливою інформацією у багатьох випадках безповоротно втрачаються. У цьому випадку, крім проактивного резервного копіювання ваших даних, може допомогти безкоштовне безкоштовне програмне забезпечення, яке може відновити пошкоджені файли PST.

Чи можна перемістити файли PST на інший диск і використовувати їх?

У вас проблема, що на вашому жорсткому диску не вистачає місця для зберігання під Windows, незважаючи на постійне архівування та резервне копіювання? Потрібно перемістити файли PST Outlook на інший диск через брак місця? Тоді вас підтримає добре продуманий план із 5 пунктів із Outlook 2013 або інструкції для користувачів Outlook Express. Обидві статті навчать вас легко переміщати файли PST на інший диск.

Як я можу відновити важливі вкладення в Windows після їх видалення?

У багатьох випадках повідомлення електронної пошти менш актуальне, ніж його вкладення. Хоча пошта лише підтверджує відправлення, доданий файл PDF або Excel має надзвичайно важливе значення. Якщо електронний лист було видалено, вкладення також неможливо знайти. Під Windows видалене вкладення можна повторно активувати за допомогою трюка шляхом пошуку у Тимчасових файлах Інтернету.