Ось як ви ведете огляд у документах Word
У Microsoft Word можна використовувати різні функції для максимально чіткого структурування текстів. Заголовки та послідовні розділи полегшують читачам розуміння інформації. Програма Microsoft Office пропонує стилі, які по-різному виділяють заголовки, підзаголовки та основний текст. Ви можете використовувати це для створення змісту. Але як вставляє каталог у Word і як перетворити рядок у заголовок одним натисканням миші?
Зміст у Word: стежте за речами
На початку довгого тексту зміст може бути дуже корисним: читач отримує перше враження від файлу, налаштовується на зміст документа і готується до окремих розділів. Які теми стосується тексту? Скільки загалом триває документ? Використовуючи номери сторінок, які можна прочитати у змісті, ви також можете оцінити, скільки часу мають відповідні розділи під заголовками. Тому кожен, хто хоче як читач, може почати безпосередньо у вибраному текстовому розділі.
Щоб вставити зміст у документ Word, виконайте такі дії:
-
Відкрийте вкладку "Посилання" на стрічці меню вашого файлу Word.
-
У лівій частині ви знайдете поле "Зміст". Натисніть на це, щоб визначити подальші налаштування в новому вікні.
-
Виберіть потрібний зміст за допомогою кнопки миші або створіть шаблон, визначений користувачем.
-
У відповідному діалоговому вікні ви також можете вказати, які символи наповнювача ви хочете використовувати у своєму змісті (крапки, тире, вкладки тощо).
-
Ви також можете оновити каталог, який уже створено в області "Зміст", як тільки ви внесли зміни до тексту.
Якщо для заголовків ви використовуєте попередньо відформатовані шаблони Word із Microsoft Word, програма створює каталог за допомогою рівнів заголовків. Якщо ви ввели назви своїх розділів неформатованими, ви також можете створити зміст вручну. Відповідну функцію ви також знайдете в кнопці "Зміст".
Автоматичне оновлення змісту в Word: Ось як це працює
Ви можете легко створювати та оновлювати автоматичні змісти за допомогою миші. Щоб перенести нові заголовки або змінені номери сторінок у структуру, виконайте такі дії:
-
Натисніть на автоматичний зміст.
-
Над заголовком знаходиться поле "Оновити зміст", яке можна впізнати за червоним знаком оклику.
-
Клацання мишею миші дає вам вибір: "Оновити лише номери сторінок" або "Оновити весь каталог".
-
Зробіть свій вибір і натисніть «ОК».
Якщо ви інтегрували нові заголовки у свій текст, вам слід оновити весь каталог. Це єдиний спосіб, що нові заголовки відображатимуться у бажаному форматуванні у вашій структурі.
Більш структурована робота над текстом: переваги змісту
Залежно від того, скільки глав, розділів та областей містить ваш документ, у вас є різні вимоги до форматування текстового файлу. Якщо інтегровані вами графіки, таблиці чи зображення відіграють важливу роль, ви можете чітко віднести їх до розділів. З цієї причини Word пропонує можливість включення номерів розділів до міток рисунків.
Ви також можете надати кожному розділу власний зміст. Зміст на початку кожного розділу особливо корисний для великих файлів, щоб читач не втратив відстеження складних рівнів тексту.
Ще однією перевагою змісту є те, що він простий у використанні у Word: так само, як цитати, гіперпосилання або списки джерел, каталогами також можна керувати за допомогою вбудованих функцій поля. Якщо натиснути на створене поле, воно відобразиться сірим відтінком. Таким чином ви знаєте, що можете переглянути відповідний вміст і внести зміни. Макроси також пропонують вам можливість швидше вносити певні записи, оскільки ви можете зберегти часто використовувані команди як комбінації клавіш для цієї функції поля.
Якщо натиснути на маленьке поле у верхній частині змісту, можна автоматично оновити заголовки та номери сторінок вашого змісту. Таким чином, ваш план адаптуватиме такі моменти:
- Додаються нові заголовки
- Ви можете оновити номери сторінок
- Нові рівні автоматично інтегруються
порада: Особливо, якщо ви хочете переглянути свій текст, має сенс використовувати автоматичний зміст, який оновлюється одним клацанням миші.
Особливості та поради - ось як зміст виглядає професійно
Універсальні функції в Word також дозволяють вам індивідуально оформити верхній і нижній колонтитул вашого документа та вставити переклади та поточну дату за допомогою функцій поля. Коли ви закінчите роботу над текстом, файл можна зберегти у форматі PDF або перетворити у форму.
Однак перед тим, як завершити збереження документа, слід перевірити, чи ви не внесли жодних виправлень, чи є ще помилки у тексті. Використовуйте функцію "Знайти та замінити" для автоматичного виправлення поширених помилок за один крок. Щоб ви також могли виявити помилки у змісті, рекомендується перетворити таблицю на звичайний текст. Таким чином, ви не відволікатимете макет та шрифт, і побачите слова в деталях.
Завдяки змісту та відповідній нумерації окремих записів обмін текстовими розділами відбувається швидше та ефективніше. Якщо, наприклад, ваша робота передбачає спільну роботу над певними розділами, відповідні позиції можна легко знайти за допомогою посилань. Word надає вам шаблони, які можна використовувати для форматування окремого тексту. Або ви обираєте з пропозицій програми, або можете створити власний шаблон для свого документа.
Порада: Ви також можете змінити стилі Word, наприклад змінити шрифт і колір. Для цього клацніть лівою кнопкою миші на шаблоні форматування, напр. B. Заголовок 1. Виберіть "Змінити". Тепер у масці можна налаштовувати різні налаштування - жирний шрифт або розмір шрифту також можна встановити за замовчуванням.
Висновок: правильно створюйте зміст у Word
Під час налаштування сторінки основна увага приділяється кільком аспектам: з одного боку, тип шрифту, розмір та інтервали є одними з факторів, що впливають на читання. З іншого боку, чітка структура тексту також відіграє важливу роль. Допомагають не тільки таблиці та графіки, але і нумерація вашої сторінки, а також сторінка для вставки змісту.
Microsoft Word пропонує користувачам шаблон для заголовків та змісту. Ви можете налаштувати та відформатувати стандартні налаштування на вкладці "Посилання". Наприклад, ви можете створювати розміри шрифтів та символи наповнювача за вашим бажанням.
Записи в каталозі спрощують пошук місць у тексті або посилання. Це дає змогу читачам краще зрозуміти коментарі та зміст та віднести їх до окремих розділів.
FAQ
Як я можу вставити зміст у Word?
Використовуйте вкладку "Посилання", щоб додати як бібліографічні відомості, так і зміст до документа Word. Word дає вам можливість створювати ці каталоги за вашим бажанням. Наприклад, ви можете вибрати, чи потрібно інтегрувати крапки або суцільну лінію як заповнювачі між заголовками та номером сторінки у змісті.
Чому є сенс використовувати шаблони форматів у Word?
Якщо ви використовуєте шаблони, які Word пропонує вам для окремих текстових модулів, програма негайно розпізнає відповідний рівень елемента. Word може ідентифікувати заголовки як такі, якщо позначити написаний заголовок як за допомогою вкладки "Форматувати шаблони". Якщо потім вставити автоматичний зміст, програма Office може автоматично перенести всі заголовки до структури на правильному рівні та з правильною нумерацією.
