Складена стовпчаста діаграма з загальним відображенням - так, це працює!

Посібник - Створення та редагування стовпчастих діаграм

Одне з найпоширеніших запитань на тему "діаграми стовпців у стопці" - це те, чи може Microsoft PowerPoint відображати загальну суму для кожного стовпця на додаток до значень для окремих розділів стовпців. Чи можливо це і передбачається з точки зору програми? Ні, наразі в PowerPoint немає функції, яка б дозволяла цьому працювати. Однак ви все одно можете досягти мети за допомогою невеликої хитрості.

Навіщо стовпці у стопках із сумами?

Складені стовпчасті діаграми показують часткові значення категорії, які, розміщуючи одне над одним, формують загальне значення категорії. Таким чином, наприклад, видатки різних відомств, які, розміщуючись один над одним, призводять до загальних витрат, можна порівнювати протягом кількох років.

У PowerPoint можна легко відображати мітки даних для окремих підкатегорій, наприклад, для відділів у компанії. Водночас загальне значення стовпця не може відображатися на дисплеї. Цей недолік може призвести до плутанини або відвернути увагу слухачів, які вручну збирають окремі суми стовпців.

Багато користувачів задовольняються пошуком відповідного рішення з текстовими полями, які ви вставляєте згодом над відповідним стовпцем. Це просте рішення проблеми, яке також має три основні недоліки:

• Текстові поля повинні бути правильно вирівняні над кожним стовпцем. Філігранна підгонка текстового поля вимагає часу і непроста, особливо з невеликими моніторами. Якщо презентацію PowerPoint відкрити на іншому комп’ютері, можуть виникнути проблеми з форматуванням та зміни
• Якщо дані підкатегорій оновлюються, текстові поля більше не відповідають загальній сумі.
• Крім того, під час внесення змін текстові поля більше не знаходяться у правильному положенні. Вони відображаються або занадто високо, або занадто низько.

Відео -інструкції - Microsoft PowerPoint: Створіть стовпчасту діаграму з кількістю відображень

Як створити стовпчасту діаграму в PowerPoint

1. Виберіть макет слайда із заповнювачем вмісту (наприклад, НАЗВА ТА ЗМІСТ).

2. На заповнювачі натисніть міні -значок ВСТАВИТИ ДІАГРАМУ.

3. У розділі стовпця виберіть опцію СТОЛКОВА СТУПЕНКА.

4. Введіть свої дані в таблицю даних Excel, яка зараз відображається.

5. Відформатуйте діаграму в PowerPoint так, як вам потрібно. Наприклад, видаліть сітку або змініть кольори.

6. Залиште аркуш Excel відкритим.

Нехай Excel обчислить суми

У більш ранніх версіях PowerPoint необхідно було спочатку обчислити суми окремих часткових значень за допомогою кишенькового калькулятора або Excel, а потім вставити їх у таблицю даних MS Graph. Починаючи з PowerPoint 2007, ви можете використовувати функцію підрахунку для обчислення суми у таблиці даних Excel для діаграми.

Ваша додана вартість: якщо пізніше ви зміните окремі часткові значення, загальна сума буде скоригована автоматично.

Щоб підрахувати суми в PowerPoint, виконайте такі дії:

• У наведеному нижче прикладі новий стовпець з назвою «Всього» вставляється після останнього відділу в таблиці даних Excel.
• Тепер виберіть другу клітинку в цьому стовпці та натисніть кнопку «Сума» на вкладці «ПОЧАТОК». Тепер Excel автоматично вибирає значення перед ним. Однак у прикладі цей вибір також містить заголовок рядка, оскільки це також число (2008). Налаштуйте область вибору. Потім підтвердіть натисканням клавіші ENTER.
• Практично: Excel також автоматично обчислює загальну суму за решта рядків.

Хитрість з лінійним графіком

Як показано в наведеному нижче прикладі, підсумовані значення тепер відображаються як подальший розділ стовпця на діаграмі.

Щоб перетворити ці додаткові стовпці на правильно відображені підсумки:

• Виділіть один із нових розділів стовпців, щоб вибрати весь рядок "Сума".
• Клацніть правою кнопкою миші, щоб відкрити контекстне меню та виберіть ДОДАТИ МАРКИ ДАНИХ.
• На вкладці ІНСТРУМЕНТИ ДЕРЖАВ / ПРОЕКТ натисніть кнопку ЗМІНИТИ ТИП ДИАГРАММИ.
• У розділі ЛІНІЯ виберіть опцію ЛІНІЯ. Підтвердіть за допомогою OK. Загальні значення тепер відображаються у вигляді лінійної діаграми.
• Виберіть рядок, клацніть правою кнопкою миші, щоб відкрити контекстне меню, і виберіть ФОРМУВАТИ РЯДИ ДАНИХ.
• Перейдіть до розділу «КОЛІР ЛІНІЇ» та виберіть опцію «НІ ЛІНІЯ».
• Відкривши діалогове вікно, клацніть будь -яку підпис підсумків даних на діаграмі, щоб вибрати всі з них. Діалогове вікно адаптується автоматично.
• У розділі ВАРІАНТИ МАРКУВАННЯ в розділі ПОЛОЖЕННЯ МАРКУВАННЯ натисніть ПРО. Закрийте діалогове вікно.

• У легенді видаліть запис "Усього".

Використовуючи цю процедуру, ви можете відобразити стовпчасту діаграму з набором із загальним відображенням у Microsoft PowerPoint.

Підбиття підсумків та висновок: Загальні показники на діаграмах можна ефективно показати за допомогою хитрості

Має сенс відображати не тільки окремі значення, а й суми на стовпчастій діаграмі. За допомогою такого підходу слухачі можуть швидко оцінити, як окремі стовпи ставляться один до одного. Оскільки PowerPoint наразі не пропонує опції відображення загальної суми за замовчуванням, трюк допомагає відобразити рядок над рядом даних. Таким чином, стовпчасті діаграми можуть відображатися ефективніше та бути більш інформативними.

FAQ

Чи слід використовувати Excel для вставлення діаграм у PowerPoint, чи PowerPoint має власні вбудовані професійні функції для діаграм?

Зазвичай для відображення діаграм у презентації достатньо використовувати вбудовану функцію Microsoft PowerPoint. За замовчуванням PowerPoint містить основні функції для створення та вбудовування діаграм. У разі спеціальних уявлень також може бути доцільним використання розширених функціональних можливостей Microsoft Excel.

Які найкращі дані відображатимуться на стовпчастій діаграмі?

Гістограми дуже підходять для показу змін з плином часу. Наприклад, ви можете адекватно продемонструвати збільшення або зменшення продажів або застій продажів у різні періоди часу.

Як вставити діаграму Excel у PowerPoint?

Якщо ви хочете вставити діаграму з Microsoft Excel у PowerPoint, першим кроком є збереження діаграми як файлу Excel. Існує в основному три варіанти відображення діаграми. Ви можете вставляти, вставляти або пов’язувати графіку. Якщо ви хочете, щоб зміни в Excel автоматично переносилися до PowerPoint, потрібно зв’язати файл Excel із вставленою діаграмою. В іншому випадку при простому введенні відображається лише фактичний стан - пізніші зміни не приймаються.