За допомогою системи телефонної або відеоконференції також можна проводити зустрічі з людьми, які перебувають в інших містах або навіть країнах. Це економить витрати та час на поїздки. Однак є деякі технічні та комунікативні проблеми
Телефонні та відеоконференції, природно, підходять для зустрічей, на яких учасники не зібрані в одному місці. У вас є додаткові переваги:
- Ви можете бути скликані в найкоротші терміни.
- Люди можуть бути додані пізніше або на частину зустрічі.
Ви повинні мати це на увазі для телефонних та відеоконференцій
- Тест техніки (керівник): Як керівник, ви запускаєте систему заздалегідь і перевіряєте, чи з'єднання встановлено, до того, як приєднаються інші учасники. В іншому випадку ви ризикуєте нерівномірним стартом, тому що спочатку може знадобитися перевірка звуку або налаштування.
- Тест техніки (учасники): Попросіть усіх учасників заздалегідь провести системне тестування. У відеосистемах зазвичай є посилання для цього, яке ви надсилаєте учасникам. Інакше ви витратите перші кілька хвилин на вирішення технічних проблем учасників.
- Вступ: Якщо необхідно, коротко ознайомтесь із технологією: Як мені висловитися? Як повернути / зменшити? Як вимкнути мікрофон / телефон? Які ще варіанти я маю, наприклад Б. завантажувати файли чи ділитися власним екраном?
- Усуньте перешкоди: Переконайтеся (і учасники) у відсутності фонового шуму. Це означає: закрийте вікна, вимкніть кондиціонер або принтер, уникайте лунання кімнат, вимкніть смартфон.
- Говорячі паузи: Вкажіть учасникам, що має сенс надати іншим можливість відповідати довше, ніж на особистих зустрічах. Якщо хтось починає говорити занадто швидко (щоб мати змогу говорити), може статися, що перші кілька слів не надійдуть (наприклад, тому, що людина натискає кнопку говорити занадто пізно).
- Прямий підхід: Якщо ви хочете звернутися до певної особи, зверніться до неї на ім’я. Таким чином, людина знає, що вони мали на увазі, і вам не потрібно повторювати запитання, тому що вона зрозуміла, що ви говорили з ними занадто пізно.
Як опанувати конференц -дзвінки
- Ім’я: Учасники не бачать один одного. Якщо учасники ще не знайомі, вони повинні вказати свої імена у перших кількох внесках. Інакше інші не будуть знати, хто говорить.
- Вербальні жести / міміка: Інші сторони не можуть бачити один одного під час конференц -дзвінка. Тож ви також не бачите міміки та жестів інших. Ось чому важливо бути чітким у всьому, що ви хочете висловити.
Поради щодо особливостей відеоконференцій
- Гарнітура замість гучномовця: У разі проведення відеоконференцій на ПК повідомте учасників про те, що вони повинні вимкнути гучномовець свого ПК та користуватися гарнітурою. В іншому випадку, коли учасник говорить, і його голос відтворюється через гучномовець і сприймається мікрофоном, будуть лунати ефекти.
- Модерація мовлення: У деяких системах одночасно може говорити лише одна особа; модератор повинен надати їм слово (читайте: відпустіть мікрофон). Це чудово, тому що швидко стає хаотичним, коли кілька учасників розмовляють один з одним. Крім того, іноді також виникають затримки у часі, що призводить до химерності, оскільки зв’язок із затримкою часу. Якщо техніка дозволяє говорити одночасно: Подивіться, чи достатньо дисципліновані учасники. Якщо ні, перейдіть до модерованого мовлення.
