Списки розсилки є практичним засобом в Outlook: якщо ви часто надсилаєте листи одній групі одержувачів, наприклад, учасникам вашої робочої групи, команді або навіть членам клубу, доцільно використовувати групу
Просто визначте список розсилки, який містить усі адреси електронної пошти вашої робочої групи, наприклад - тоді в майбутньому вам потрібно буде лише ввести список розсилки в поле Кому електронної пошти, а потім Outlook автоматично замінить це позначення відповідними адресами електронної пошти, коли електронний лист надсилається.
Якщо ви хочете надіслати пошту іншим адресатам, просто додайте їхні адреси (розділені крапкою з комою або комами) після назви списку розсилки.
Увага: Списки розсилки також можуть бути використані в полі CC або BCC листа.
Як створити новий список розсилки
Як створити список розповсюдження у своєму Outlook із групою контактів, наприклад, з усіма членами команди проекту або з усіма вашими клієнтами:
1. Відкрийте папку / адресну книгу Outlook Contacts.
2. У програмі Outlook до версії 2007 зателефонуйте Файл → Новий → Список розсилки або натисніть CTRL + SHIFT + L. У Outlook 2010 перейдіть на вкладку почати на кнопці Нова контактна група (також працює комбінація клавіш).
3. Введіть у поле "Прізвище" ім'я списку, наприклад "Клієнти", "Клієнт xyz", "Робоча група"; "Проект х".
Будь ласка, запиши: Якщо в адресній книзі вже є список розсилки з такою назвою, Outlook не відображає попередження, а створює другий список з такою назвою.
4. Натисніть на "Виберіть учасників"(Або в Outlook 2010 Виберіть учасників → З контактів Outlook), щоб додати контакти з цифрової адресної книги до списку розсилки. Виберіть контакти подвійним клацанням миші та закрийте діалогове вікно вибору за допомогою в порядку. Якщо ви хочете додати адреси людей, яких немає в адресній книзі, клацніть у Outlook до 2007 року Додати новий і введіть адреси; у програмі Outlook 2010 натисніть Додати учасників → Новий контакт електронної пошти. Введіть дані та визначте, чи слід додати контакт до адресної книги.
5. Як тільки ви вставите всі адреси, натисніть на "Зберегти та закрити".
Тепер ви можете знайти список розповсюдження у папці Контакти - ви можете впізнати його за назвою та піктограмою з двома стилізованими заголовками.
Як надіслати електронний лист до списку розсилки
Як тільки список розповсюдження буде створено, надішліть повідомлення на всі адреси у списку наступним чином:
1. Напишіть нове повідомлення, включаючи тему. Потім натисніть кнопку Кому. Якщо адреси відсутні в полі При слід вставити, натисніть на Копія відповідно. Прихована копія (тоді одержувачі не побачать інших адрес).
2. Двічі клацніть список розсилки з папки "Контакти" та закрийте діалогове вікно "OK".
3. Якщо повідомлення має надійти іншим адресатам, просто додайте їхні адреси (розділені крапками з комою або комами) після назви списку розсилки.
Лише під час надсилання електронної пошти Outlook замінює назву списку розсилки на адреси електронної пошти, які він містить.
Як редагувати та змінювати списки розсилки
Час від часу необхідно додавати нові адреси електронної пошти до списку розсилки або видаляти наявні адреси. Щоб відредагувати список розсилки, дійте, як описано нижче.
1. Відкрийте папку "Контакти".
2. Двічі клацніть на назві потрібного списку розсилки (ви можете розпізнати списки розсилки за піктограмою, яка показує дві стилізовані голови).
3. Внесіть необхідні зміни: Щоб додати контакти з адресної книги, натисніть "Вибрати учасників", щоб ввести нові адреси, натисніть "Додати нові". Ви можете видалити адреси, які більше не потрібні, за допомогою "Видалити".
4. Коли ви закінчите, натисніть «Зберегти та закрити».
Якщо ви хочете змінити одну з адрес, відкрийте її в папці "Контакти" та відредагуйте контакт. Outlook отримує поштові адреси з адресної книги.
Лише за відсутності відповідного контакту Outlook приймає адресу, введену через "Додати новий", яку ви не можете редагувати у списку розсилки.
