Корисна інформація та поширені запитання
Кожен, хто багато працює з Excel, напевно вже відчув, що невикористані таблиці та формули через деякий час стають все більш недоступними. Це ускладнює редагування вмісту, до якого не було доступу протягом тривалого часу. Зрештою, ваша власна пам’ять про функції, які ви самі створили, вже недостатньо сильна. Для сторонніх людей це може ускладнитися. З цієї причини може бути корисним, якщо ваші власні таблиці будуть забезпечені коментарями та примітками, які пояснюють у майбутньому, що саме це таке.
Вставляйте коментарі в Excel
Однак корисні підказки від самого користувача не обов’язково вносити у фактичні осередки документа Excel. Існує набагато більш елегантне рішення для цього: можна створити текстове поле більш високого рівня, яке дозволяє коментувати, що відображається лише за запитом.
Копіювати коментарі до інших клітинок
Якщо нотатка, яка вже була написана, буде використовуватися більше одного разу, її не потрібно створювати заново. Натомість вміст наявної комірки можна перенести на вільний простір нової комірки. Цю команду Excel можна швидко вставити за допомогою декількох клацань мишею та клавіатурою.
Якщо ви регулярно копіюєте одні й ті ж коментарі, ви можете робити те ж саме у великих масштабах.
Форматувати та виділяти коментарі в Excel
Як і всі інші значення, введені коментарі можна редагувати за їх виглядом у таблиці Excel. Тому можна регулювати не тільки шрифт та розмір відповідної примітки, а й вибір використовуваного кольору. Ці можливості також можна використовувати одночасно. Це особливо корисно, коли ви хочете, щоб певні коментарі виділялися більше за інші.
Об’єднайте значення дати та текстовий коментар в одній клітинці
Завдяки оператору “&” два окремі записи можна зв’язати разом. Однак це не стосується об’єднання дат та текстового вмісту. Тому що це зазвичай призводить до того, що відтворюються незрозумілі послідовності цифр. Цю проблему можна легко вирішити за допомогою формули.
Як показати всі коментарі в Excel для огляду
Ось як можна отримати огляд усіх коментарів у таблиці:
У Excel 2003 клацніть правою кнопкою миші на одній із видимих панелей інструментів. У контекстному меню, що з’явиться, викликайте команду REVISION. На панелі інструментів, що з'явиться, ви знайдете піктограму ПОКАЗАТИ ВСІ КОМЕНТАРИ. Якщо ви натиснете кнопку, усі коментарі відобразяться у вашій таблиці. Натисніть кнопку ще раз, щоб приховати коментарі.
У програмі Excel 2007 або пізнішої версії відкрийте вкладку ОГЛЯД стрічки, щоб скористатися кнопкою. У групі КОМЕНТАРИ Excel відображає кнопку ПОКАЗАТИ ВСІ КОМЕНТАРИ.
Завжди показувати коментарі в Excel
За замовчуванням особисті примітки відображаються в документі Excel, лише якщо вони активовані за допомогою кнопки миші. Однак цей базовий параметр не є обов’язковим. За допомогою команди можна налаштувати постійне відображення коментаря.
Як повністю приховати коментарі у списках Excel
Якщо ви хочете, щоб коментарі у вашій книзі не відображалися у програмі Excel, зробіть наступне:
- У Excel до 2003 року включно викликайте команду TOOLS - OPTIONS. У програмі Excel 2007 натисніть кнопку Office у верхньому лівому куті, а потім натисніть кнопку ВИКЛАДНІ ВАРІАНТИ. У Excel 2010 перейдіть до меню ФАЙЛ, а потім натисніть ВИКЛАДНІ ВАРІАНТИ.
- У діалоговому вікні, що з’явиться, перейдіть на вкладку ПЕРЕГЛЯД (Excel 2007/2010: РОЗШИРЕНО).
- Увімкніть опцію БЕЗ КОМЕНТАРІВ І ПОКАЗНИКІВ.
Після підтвердження кнопкою OK коментарі більше не відображаються на робочому аркуші. Навіть якщо ви натискаєте клітинку з коментарем, коментар більше не можна побачити.
Коментарі знову стануть видимими, якщо знову вимкнути опцію Excel БЕЗ КОМЕНТАРІВ І ПОКАЗНИКІВ.
Замість того, щоб приховувати всі коментарі, ви можете просто приховати їх у формулах. Доступ до ваших коментарів мають лише уповноважені особи.
Сховати коментарі у формулі
Якщо ви приховуєте свої коментарі у формулах Excel і захищаєте таблицю, доступ до неї матимуть лише авторизовані особи. Для цього дійте так:
Щоб додати коментар до формули, скористайтеся функцією N. Це насправді необхідно лише з міркувань сумісності з іншими програмами, але має приємний побічний ефект, що він завжди повертає значення 0 для тексту.
Отже, якщо ви додасте свій коментар як аргумент функції N до вашої фактичної формули, у результаті нічого не зміниться. Коментар буде видно у рядку редагування.
Наступна формула додає клітинки A1 до A15 і містить текст "Коментар":
= SUM (A1: A15) + N ("Коментар")
Наступний малюнок показує використання цієї формули в прикладі таблиці:
Якщо результатом формули є текст, а не число, коментар з функцією N не працюватиме. Тоді ви можете скористатися однією з текстових функцій - наприклад, ВПРАВО.
Результатом наведеної нижче формули є текст "ОК" або порожня клітинка і надається текст "Коментар":
= IF (D1> 500; "OK"; "") & RIGHT ("Коментар"; 0)
Наступний малюнок показує використання цієї формули в прикладі таблиці:
Тепер потрібно приховати формулу у всіх клітинках, які містять коментар у формулі. Для цього виберіть команду «Клітинки» в меню «Формат». У діалоговому вікні, що з’явиться, активуйте вкладку «Захист». Потім натисніть опції "Заблоковано" та "Приховані". Підтвердьте це "OK".
Якщо тепер ви захищаєте аркуш, формули більше не відображаються. Для цього викличте команду «Захист» у меню «Інструменти» та команду «Захистити аркуш» у підменю. У діалоговому вікні, що з’явиться, виберіть потрібні параметри та підтвердьте за допомогою «OK».
Переваги коментарів
Коментарі пропонують користувачам Excel практичний варіант написання приміток та зауважень у своїй роботі, які згодом можуть пояснити собі та іншим користувачам, як насправді структурована таблиця і що ще потрібно зробити. Додаток надзвичайно зручний для користувачів, тому будь-які переваги можна враховувати під час написання коментаря. Завдяки цим порадам і трюкам це більше не буде для вас проблемою.
Часті запитання щодо коментарів Excel
Як видалити форматування з коментарів?
Зміни в коментарі Excel можна будь -коли скинути. Варіант, який вам потрібен для цього, знаходиться на стрічці на вкладці «Домашня сторінка». У розділі «Стилі» ви знайдете кнопку «Умовне форматування». Натиснувши на це, відкриється інше вікно «Видалити правила». Нижче ви можете вказати, чи потрібно скинути форматування вибраного коментаря або всіх коментарів. Підтвердьте свій вибір натисканням кнопки миші.
Як знову видалити коментарі?
Коментарі можна так само легко створювати та видаляти на робочому аркуші в Excel. Для цього клацніть правою кнопкою миші на комірці, що коментується. Нова опція “Видалити коментар” з’являється під уже відомою опцією “Вставити коментар”. Натискання на цю кнопку видаляє коментар.
Як видалити всі коментарі одночасно?
Спочатку виберіть область, яку потрібно видалити. Весь вміст аркуша можна вибрати комбінацією клавіш Ctrl + A. На цьому етапі можна вибрати додаткові аркуші, що в кінцевому підсумку видаляє будь -які коментарі з усієї книги.
Потім відкрийте вкладку «Домашня сторінка», де ви знайдете іншу кнопку «Редагувати». Є можливість «видалити». При натисканні на область з’являється опція «видалити коментарі». Оскільки ви вже визначили область для видалення, кожен відповідний коментар видаляється після підтвердження кнопкою миші.
