Ви розраховуєте замовлення чи проекти на основі відпрацьованих годин? Або ви просто хочете знати, скільки часу ви витратили на конкретний проект чи замовника?
Потім перенесіть дані з вашого журналу Outlook або календаря в Excel, щоб продовжити там обчислення.
Чи ви берете дані для виставлення рахунків з календаря або журналу, залежить від того, як ви працюєте: Якщо ви заблокуєте час, коли ви працюєте для конкретного клієнта у своєму календарі, зробивши відповідні зустрічі, ви можете скопіювати ці дані з календаря Excel. Якщо замість цього ви хочете вести щохвилинний запис того, коли і скільки часу ви працювали на клієнта, журнал буде більш придатним. Однак потім потрібно вмикати та вимикати власний таймер журналу на початку та в кінці робочого сеансу.
Покажіть час, проведений у журналі
Журнал в Outlook можна використовувати для запису того, скільки часу ви працювали над проектом або для клієнта. У стандартних налаштуваннях журнал показує дії, записані для конкретного клієнта в діалозі контакту, але не відповідну тривалість. Ви можете змінити це наступним чином:
- У папці "Контакти" відкрийте контакт, для якого потрібно зареєструвати завдання.
- Відкрийте вкладку до Outlook 2003 включно діяльність. З іншого боку, в Outlook 2007/2010 ви телефонуєте Контакт → Перегляд → Діяльність на
- Якщо тут немає стовпця тривалість можна побачити, клацнувши правою кнопкою миші довідковий або У папці і викликати команду Налаштуйте поточний вигляд на
- натисніть на поля.
- Під Виберіть доступні поля вибирати Усі поля журналу. Потім натисніть нижче Доступні поля на тривалість і вгору Додати до.
- Закрийте діалогові вікна.
Рекордний час, витрачений на клієнтів
Скільки часу ви працюєте над клієнтом, Outlook може записати так:
- Відкрийте папку "Контакти" та клацніть правою кнопкою миші контакт, для якого потрібно записати відпрацьовані години.
- Викличте команду в контекстному меню Новий запис у журналі для контакту (до Outlook 2003) або Створити → Новий запис у журналі для контакту (Outlook 2007) або Створити → Новий запис у журналі (Outlook 2010).
- Введіть коротку тему (Outlook пропонує ім’я клієнта) і виберіть тип запису.
- натисніть на Почніть хронометраж відповідно. Почніть хронометраж (в Outlook 2007/2010), щоб запустити таймер.
- Тепер зробіть те, що ви виставите рахунку своєму клієнту пізніше.
- Як тільки ви закінчите, поверніть запис журналу з Outlook назад на передній план і натисніть кнопку Припинити хронометраж (відповідно. Зупиніть таймер в Outlook 2010).
- Збережіть та закрийте запис у журналі.
- Щоб вам не потрібно було запускати реєстрацію вручну для кожного завдання, ви також можете доручити Outlook записувати певні дії, які ви виконуєте для певного контакту. Для цього викличте команду Інструменти → Параметри на і натисніть на Варіанти журналу. Виберіть контакт та елементи, а також прикладні програми. Закрийте діалогові вікна.
