Сканування документів: інструкції та безкоштовні програми

Легко досягніть своєї мети за допомогою цих покрокових інструкцій

Якщо у вас вдома є паперові документи, які потрібно захистити цифровим способом, ви можете їх відсканувати. Навіть у багатьох офісах є ще старі файли та документи, які потрібно перенести у цифровий світ. За допомогою сканера легко створювати цифрові зображення аналогових документів. Навіть фотографії або слайди можна відсканувати, а архівування виконується не лише у скриньках та фотоальбомах у підвалі. Сканування створює 2D -роздруківку аналогового документа, який потім можна буде редагувати на комп’ютері, якщо це необхідно.

Сканування документів: ось чому це має сенс

Під час сканування документа він створює його цифрову версію, яку можна зберегти на комп’ютері. Завдяки скануванню ви можете:

• зробити резервну копію
• сортувати за
• редагувати
• дублікат
• надіслати

Файл, створений за допомогою відсканованого документа, спочатку відтворює інформацію, що міститься у вихідному документі. Потім ви можете відредагувати файл за своїм бажанням за допомогою відповідного програмного забезпечення для сканування. Будь то коригування кольору або об’єднання різних сканів - ви вирішуєте, чи хочете ви змінити сканування.

Сканер: Ви можете вибрати один з цих 2 варіантів

Для сканування документів потрібен сканер. Можна вибрати два варіанти:

• За допомогою сканера на плоскій дошці у вас є компактний пристрій, за допомогою якого можна відсканувати формати DIN A4 та документи меншого розміру.
• За допомогою багатофункціонального пристрою можна не тільки сканувати, а й друкувати та копіювати. Раніше багато багатофункціональних пристроїв також мали вбудовану функцію факсу, сьогодні це більше схоже на WLAN або Bluetooth, які вбудовані в пристрої.

Багатофункціональні пристрої значно більші за плоскі сканери і тому частіше використовуються в офісах або на робочому місці. Якщо у вас є багатофункціональний пристрій і ви часто скануєте та друкуєте, найкраще придбати такий із пристроєм подачі документів, щоб не завантажувати кожен аркуш паперу окремо.

Сканування документів: ось як це працює

Для сканування документів потрібен комп’ютер та сканер.

Підключіть сканер до комп'ютера.

Потім покладіть документ стороною для сканування вниз на скляну пластину увімкненого сканера.

Потім натисніть кнопку «Сканувати», і ви побачите зображення документа, що відображається на екрані вашого комп’ютера через кілька секунд одним клацанням миші.

Збережіть документ, коли ви ним задоволені.

Якщо ви хочете щось змінити, ви можете повторити сканування після того, як ви налаштували параметри.

Після сканування відредагуйте документ, як вам подобається, за допомогою вибраного програмного забезпечення. Наприклад, якщо ви відсканували його під кутом, ви можете вирівняти його за допомогою такої програми, як Scantailor.

Збережіть його, як тільки ви закінчите його редагування.

За допомогою відповідного програмного забезпечення, такого як iCopy, ви також можете роздрукувати свої скани безпосередньо, якщо у вас підключений принтер до ПК. За допомогою таких програм електронної пошти, як Microsoft Outlook, Thunderbird або Windows Mail, можна надсилати скани безпосередньо як електронну пошту. Ви можете одразу оцифрувати та поділитися паперовими документами. До речі, в комплект поставки Microsoft Outlook також входить ScanPST - ви можете використовувати цю програму для відновлення вашої особистої папки в Outlook.

порада

Перед скануванням переконайтеся, що ваш сканер має правильну роздільну здатність. В іншому випадку текстові елементи можуть виглядати розмитими. Виберіть роздільну здатність 300 dpi для чорно -білих текстових документів. Якщо ви маєте справу з текстом на кольоровому папері, ви також можете налаштувати яскравість сканування вгору - на 10 відсотків.

Чим більше кольорів та графіки ви відскануєте, тим більшим буде файл у кінцевому підсумку. Якщо ви хочете заощадити місце для зберігання та прискорити сканування, ви можете встановити кольорові параметри для сканування як чорно -білі, якщо кольори не настільки важливі для вашого цифрового документа.

Для сканування вам не потрібно завантажувати додаткове програмне забезпечення з Інтернету. Це потрібно вам лише, якщо ви хочете відредагувати цифровий документ пізніше. Більшість сканерів поставляються з відповідним програмним забезпеченням, яке можна використовувати для сканування та виконання основних налаштувань. У Windows 10 для сканування не потрібно жодного програмного забезпечення.

Сканування в Windows 10

1. Перед початком роботи встановіть сканер.

2. Відкрийте меню "Пуск" унизу ліворуч і введіть "Факс і сканування Windows" у функції пошуку.

3. Натисніть на програму, а потім перейдіть до «Нове сканування».

4. У розділі «Попередній перегляд» ви можете налаштувати область, яку потрібно відсканувати, за вашим бажанням.

5. Тепер ви можете вибрати формат, у якому потрібно зберегти сканування. Також можна зберегти сканування як PDF -файл.

6. Після сканування ви знайдете відскановані документи в папці "Документи" -> "Відскановані документи"

7. Ви також маєте можливість пересилати файл іншим людям як пошту або факс під час сканування.

   

Збережіть скановані файли в цьому форматі

Як правило, сканування зберігаються у форматі JPEG.webp або JPG.webp (Joint Photographic Experts Group). Формат JPEG.webp є найпопулярнішим форматом для збереження файлів зображень, оскільки сканування - це не що інше, як файл зображення. JPEG.webp працює на основі пікселів, і сумісність і зручність використання високі. Майже всі програми можуть також відкривати формат JPEG.webp або конвертувати інші формати файлів у JPEG.webp. Однак під час сканування може бути незначна втрата якості, якщо документ буде збережено у форматі JPEG.webp. Однак у разі серйозних відхилень це зазвичай можна компенсувати та переробити за допомогою програмного забезпечення.

Інші формати - формати PNG та TIFF. PNG особливо підходить для стиснення файлів зображень. TIFF дозволяє конвертувати файли без погіршення якості. Файли у форматі Tiff також можна особливо добре обробляти за допомогою графічного програмного забезпечення.

Збережіть сканування у форматі PDF за допомогою Adobe Acrobat

Щоб зберегти сканування у форматі PDF, потрібно розпізнавання тексту, також відоме як OCR (оптичне розпізнавання символів). Це оптичне розпізнавання символів також дозволяє здійснювати пошук зображень або графічних зображень за текстовими елементами, щоб вони перетворювалися та перетворювалися у файли, які можна редагувати та шукати. Файли зображень у форматі JPEG.webp не є, наприклад, під Windows 10 ви можете зберегти сканування як PDF безпосередньо під час створення сканування. Якщо ви використовуєте програму Adobe Acrobat, ви можете зберегти відскановані файли безпосередньо як файл PDF. Після цього ви можете або відсканувати паперовий документ з автоматичним розпізнаванням кольорів і зберегти його у форматі PDF, або встановити власні особисті специфікації в розділі "Сканування, визначене користувачем".

Ви можете вибрати один із таких типових параметрів:

• Автоматичне визначення колірного режиму
• Кольоровий документ
• Чорно -білий документ
• Документ у відтінках сірого
• Кольорове фото

Ви також можете вибрати, чи хочете ви одночасно сканувати кілька файлів як файл PDF. Після цього можна оптимізувати відскановані PDF -файли. На жаль, Adobe Acrobat не безкоштовний, якщо ви хочете використовувати його довгостроково - пробна версія доступна безкоштовно.

Топ 5: Рекомендуються ці безкоштовні програми сканування та друку

ABBYY Fine Reader

FineReader дозволяє сканувати, редагувати скановані файли та перетворювати їх у PDF -документи. Ви можете коментувати документи та ділитися ними з іншими, одночасно відстежуючи зміни, внесені у ваш файл. Ваші сканування також можна конвертувати у файли Excel або Word.

Readiris Pro

Програмне забезпечення Readiris Pro сумісне з Windows 7,8 і 10. Ви можете конвертувати свої скани у PDF, формат електронних книг ePub, RTF, TXT, HTML, JPEG.webp, PNG, TIFF та багато іншого. Вам не потрібно обмежуватись лише текстовими документами. Програмне забезпечення також може читати текстові елементи із зображень та витягувати лише ці. Якщо ви зберігаєте свої скани у форматі PDF за допомогою Readiris Pro, ви також можете використовувати програмне забезпечення для подальшого об’єднання, стиснення та упорядкування файлів PDF.

PaperScan

За допомогою PaperScan ви можете сканувати документи, малюнки та фотографії. Ви можете повертати, переміщати, дзеркально відображати або видаляти скани, як вам заманеться. Ремонт файлів також можна здійснити одним натисканням кнопки, наприклад, відрегулювати тріщини або отвори, наявні в аналоговому шаблоні. Ви також можете налаштовувати кольори за своїм бажанням, і ваш документ також можна перетворити на відтінки сірого або чорно -білий. Ви також можете вибрати з багатьох фільтрів. Можна вибрати такі формати:

• PDF
• JPG.webp
• PNG
• TIF
• WEBP
• JP2
• JB2

NAPS 2

NAPS 2 означає "Не інший PDF -сканер" і є простим інструментом для сканування ваших документів та зображень. Сканер не потрібно встановлювати окремо за допомогою драйвера, він автоматично розпізнається програмою. Ви можете редагувати сканування перед скануванням, наприклад, вказавши розділ зображення. Завдяки автоматичному розпізнаванню тексту ви можете швидко скопіювати текст із документів. Ви можете зберегти свої скани у звичайних форматах JPG.webp, PNG, TIFF і, звичайно, PDF.

Безкоштовна версія VueScan

VueScan Free Edition підтримує понад 1850 сканерів. За допомогою безкоштовного програмного забезпечення можна не тільки сканувати документи, а й малюнки та фільми. Ви можете вибирати між різними рівнями якості, щоб максимально оцифрувати свої шаблони. Ви також можете обрізати сканування заздалегідь, налаштувати кольори та вибрати різні параметри фільтра.

Порада:

Документи також можна сканувати за допомогою смартфона. За допомогою таких програм, як Adobe Scan або CamScanner, ви можете легко фотографувати документи за допомогою камери свого смартфона. Adobe Scan навіть дозволяє розпізнавати текст за допомогою OCR. Після процесу сканування ви можете зберегти зображення на смартфоні, надіслати його або завантажити в хмару.

Висновок: відскануйте документи та відредагуйте їх за своїм бажанням

Якщо ви хочете оцифрувати паперові документи, вам не уникнути їх сканування. Це можна зробити за допомогою смартфона, але сканер краще і має більше можливостей. Залежно від того, скільки ви скануєте, друкуєте та копіюєте, ви або купуєте просто планшетний сканер або багатофункціональний пристрій. У Windows 10 вам більше не потрібне додаткове програмне забезпечення для сканування документів. Якщо ви хочете редагувати, конвертувати, вирізати або об’єднувати сканування, вам потрібна додаткова програма, така як VueScan або Readiris Pro. Залежно від операційної системи вам також може знадобитися додаткове програмне забезпечення для перетворення сканованих файлів у PDF. Переконайтеся, що це також включає оптичне розпізнавання тексту (OCR), щоб ваші сканування можна було редагувати та шукати.