Використання Microsoft PowerPoint - поради та підказки для вашого успіху

Все, що вам потрібно знати про використання PowerPoint!

Microsoft PowerPoint цінується мільйонами користувачів по всьому світу як частина пакета Office. У професійному середовищі наразі стандартно поєднувати лекцію з презентацією PowerPoint. У приватному порядку PowerPoint також можна використовувати окремо для підготовки конкретної інформації корисним та цікавим способом.

Microsoft PowerPoint є зручним і зрозумілим з точки зору навігації по меню та функцій. Незважаючи на цей факт, користувачам важливо детально ознайомитися з різними функціональними областями програмного забезпечення. Крім того, поради та хитрощі корисні для того, щоб використати весь потенціал PowerPoint. Якщо увагу аудиторії збільшується за допомогою візуальних стилістичних засобів та зрозумілої структури, цілі презентації можна досягти більш ефективно.

Професіоналізуйте презентації PowerPoint за допомогою візуалізації

Немає сумніву, що візуалізація набуває все більшого значення в нашому суспільстві. Завдяки подальшому розвитку смартфонів та постійній доступності до Інтернету, відео, анімовані зображення або зображення з високою роздільною здатністю, а також звук та музика знаходяться лише в одному кліці.

Через те, що люди більш інтенсивно сприймають і зберігають візуальну інформацію, використання візуалізацій у Microsoft PowerPoint є надзвичайно важливим. По суті, мета презентації в PowerPoint - цілеспрямовано донести до аудиторії факти та інформацію, використовуючи слайди. Різні шрифти, виділення та кольори, а також різні розміри шрифтів показують аудиторії актуальність обговорюваних питань.

Водночас зрозуміло, що презентація, у якій подано лише тексти, не переконує аудиторію. Чим більше текстів у презентації, тим втомливішою стає презентація. З цієї причини PowerPoint має численні функції та стилістичні пристрої для:

• сприяти зацікавленню учасників,
• підвищити увагу і
• залучити аудиторію.

Візуалізації в PowerPoint - тут ви знайдете найважливіші функції

Ви завжди вставляєте тексти в PowerPoint через вкладку «Пуск». У областях меню «Шрифт» та «Абзац» ви знайдете найважливіші варіанти ефективної індивідуалізації текстів.

Області меню «Шрифт і абзац» надають вам професійні інструменти для налаштування звичайних текстів у PowerPoint.

Включіть графіку та SmartArt - це ваші варіанти

На додаток до звичайних текстових тіл у презентації, для створення слайдів має сенс використовувати зображення та популярну в Microsoft графіку графічного мистецтва. Пояснювальна графіка підкреслює тексти без слів і збільшує їх виразність. Якщо ви проводите презентацію про технічні деталі або конкретний контент, тим більш важливо доповнити інформацію відповідною графікою та SmartArts.

Графічні та SmartArts можна знайти у Microsoft PowerPoint на вкладці "Вставити" під пунктами меню "Зображення" та "Ілюстрації".

Крім усього іншого, у вас є можливість:

• Інтегруйте зображення з особистого фотоальбому в слайди або
• використовувати скріншот.

Окрім графіки Smart Art, у якій можна візуалізувати списки, цикли чи процеси, у меню вибору “Ілюстрації” ви також знайдете можливість інтеграції діаграм чи тривимірних моделей у вашу презентацію.

Вставлені зображення також можна професійно редагувати в PowerPoint. Ви можете зробити це, виділивши вбудоване зображення в програмне забезпечення. Ви автоматично потрапите в область меню «Формат зображення». У цьому меню вибору у вас є можливість:

• Щоб виключити частини графіки або
• Принципова адаптація кольорів та макету зображення.

Шаблони форматів зображень, інтегровані в програмне забезпечення, корисні для прийняття та реалізації пропозицій щодо адаптації.

Підводячи підсумок, у Microsoft PowerPoint доступно багато функцій, за допомогою яких можна використовувати зображення, графічні зображення або інші функції візуалізації. Окрім можливості зміни зображень, ви також можете скористатися можливістю адаптації колірного оформлення фольги, наприклад фонового фону. Доцільно та перспективно використовувати значну частину часу на підготовку до презентації щодо адаптації візуалізацій. У цьому випадку разом із презентацією та риторичними навичками оратора виходить цілісна загальна картина.

Порада:

У поточній версії Microsoft 365 ви знайдете цікаву та новаторську функцію для візуалізації слайдів. Це вбудований інструмент «Ідеї дизайну», який автоматично відображається праворуч у основних налаштуваннях PowerPoint. За допомогою функції “Ідеї дизайну” ви можете перетворити прості текстові слайди у чіткі графічно анімовані слайди за допомогою декількох клацань миші. Аналогічна ситуація з слайдами, які містять графіку або таблиці.

Створюйте графіку самостійно - ось як це працює

Графічні зображення або зображення доступні не для кожного продукту чи кожної теми презентації або можуть використовуватися без додаткового повідомлення через закон про авторські права.

У такому випадку PowerPoint пропонує можливість створювати графіку самостійно. Різні інструменти, за допомогою яких можна створювати та редагувати графіку, доступні у PowerPoint і їх можна вибрати на вкладці "Вставити".

Інструменти для створення власної графіки

Найважливіші інструменти для створення власної графіки доступні за допомогою "Фігури" та "Піктограми".

За допомогою функції "Фігури" ви можете, наприклад, створювати власні стрілки блоків або використовувати стандартні форми. Піктограми в PowerPoint також пропонують готові символи або реальних людей, яких ви можете вставити у презентацію. Таким чином у вас є можливість створити власну графіку. Вони тематично вписуються у вашу презентацію та пояснюють суттєві ключові моменти. Текстове поле або графіку функції "WordArt" можна так само інтегрувати у вашу презентацію.

Ефекти та анімація вдихають життя у вашу презентацію

Візуалізації професіоналізують кожну презентацію. Фотографії, символи, стіл або інтелектуальна графіка викликають інтерес і роблять лекцію відчутною для слухачів. Це особливо вірно, коли ви додаєте ефекти або анімацію до графіки або слайда. Ви можете знайти можливість інтеграції ефектів та анімацій у свою презентацію на вкладках «Анімації» та «Переходи». Анімації, як правило, можуть бути включені до окремих частин тексту або графіки. На відміну від цього, зазвичай доступні переходи між двома плівками.

Як анімувати зображення з ефектом

Виберіть графіку у своїй презентації одним клацанням миші.

Потім ви можете вибрати відповідний ефект у зоні меню «Анімації».

PowerPoint пропонує численні варіанти ефектів та анімації.

Ви створюєте перехід між двома слайдами по -різному на вкладці "Переходи".

Наприклад, у вас є вибір - згасати слайд або відштовхувати його вгору та геть. Окрім тривалості відображення, ви також можете включити певні звукові ефекти та визначити, чи слід перехід починати натисканням миші чи іншим способом.

Ефекти та анімація, а також переходи між двома слайдами є важливими елементами стилю презентації. Якщо ці види візуалізації не будуть використовуватися надмірно, вони привернуть увагу аудиторії та збільшать інтерес. Це особливо важливо для тривалих презентацій з великою кількістю тексту та складною інформацією.

Використовуйте шаблони та макети для ефективнішої роботи з PowerPoint

По суті, вам потрібен шаблон для створення презентації в PowerPoint. Ви вибираєте це на першому кроці під час запуску PowerPoint. Після запуску програми запустіть нову презентацію через вкладку «Файл» під пунктом меню «Новий».

Окрім порожньої презентації, для використання доступні вже готові презентації від Microsoft. Інший варіант - пошук онлайн -шаблонів та дизайнів, які тематично пов’язані з вашою презентацією.

Готові або зовнішні шаблони є важливим варіантом для створення презентації. Інший варіант - тимчасово зберегти презентацію, створену особисто, як шаблон. Потім це може бути використано як основа для подальших презентацій PowerPoint.

Збережіть презентацію як шаблон або шаблон

Якщо ви хочете зберегти наявну презентацію як шаблон, перейдіть до:

1. На вкладці «Файл» перейдіть до пункту меню «Зберегти як».

2. Виберіть місце зберігання, наприклад, жорсткий диск або хмарний диск, і збережіть презентацію як шаблон PowerPoint.

   

Новий шаблон зберігається у вибраному шляху зберігання та стає негайно доступним для вас.

Налаштуйте макет слайда - без проблем із майстром слайдів

Готові шаблони презентацій можна приймати лише 1: 1 у рідкісних випадках. На першому етапі адаптації плівки зазвичай доводиться коригувати кольори. Майстер слайдів у PowerPoint відіграє істотну роль у налаштуванні та створенні макетів слайдів. У ньому можна:

• Форми та кольори, шрифти та розміри шрифтів, фон та заголовки та
• Основний дизайн

універсально адаптований. Використання майстра з фольги заощаджує багато часу та сил. Це так, тому що одним кліком ми можемо прийняти всі візуальні або текстові зміни на слайдах для всієї презентації.

У бізнес -середовищі шаблони презентацій у більшості випадків підкоряються корпоративному дизайну. Він містить специфікації для дизайну плівки або взагалі для цифрової або звичайної друкованої продукції та визначає кольори, графіку та шрифти.

Вбудовуючи заповнювачі у вашу презентацію, ви можете переконатися, що графічний матеріал, наприклад логотип компанії, вбудований у кожен слайд у певному місці. Заповнювачі також корисні на слайдах із заголовками або в нижніх колонтитулах для представлення об’єктів або графіки в еквівалентному порядку. Натиснувши ліву кнопку миші, можна показати або приховати заповнювачі заголовків або заповнювачі колонтитулів.

Правильне використання PowerPoint - важливо для успішної презентації

Структура меню в програмі презентацій в основному зручна для користувачів. Перш за все, користувачі, які працюють з Microsoft Word, Excel або Outlook на додаток до PowerPoint, знайдуть багато спільного щодо вкладок, налаштувань у меню опцій та інтегрованої функції довідки. Щоб мати змогу ефективно використовувати різні функції та можливості програмного забезпечення для презентацій, важливо розуміти структуру меню PowerPoint. PowerPoint структуровано в практичній формі, так що нові користувачі, які усвідомили основні функції та параметри, також можуть належним чином використовувати PowerPoint.

Зокрема, вам слід знати наступні три області управління PowerPoint:

Головний екран	Найважливіша робоча область з таким підрозділом: Зліва: Огляд усіх створених вами слайдів. Середній: Концептуальна область для персоналізації презентації. Направо: Інтеграція ідей дизайну функції
Вкладка "Домашня сторінка"	На вкладці "Пуск" у Microsoft PowerPoint ви знайдете найважливіші інструменти, функції та параметри конфігурації для створення професійного слайд -шоу у PowerPoint. Крім усього іншого, на вкладці "Пуск" можна вибрати такі функції: Налаштування шрифтів та їх розмірів. Включіть абзаци та вбудуйте маркери для форматування списків. Функції «Знайти, замінити та виділити», за допомогою яких можна шукати та замінювати певні терміни у тексті.
Панелі функцій	Ви можете розмістити основні функції відповідно до необхідності на нижній та верхній панелі функцій. Нижче наведено, наприклад: Функція автоматичного зберігання. Клавіші зі стрілками "Вперед і назад", за допомогою яких можна скасувати зміни. Щоб розпочати презентацію на проекторі, використовуйте значок «Екранна презентація». Функція пошуку PowerPoint. Функція виправлення на нижній панелі інструментів, за допомогою якої систематично виправляються орфографічні та символьні помилки.

На додаток до трьох елементарних областей керування в PowerPoint, ви знайдете багато інших областей меню та вкладок, у яких можна зробити індивідуальні налаштування.

У цьому контексті слід особливо згадати вкладку «Довідка», де ви знайдете докладну допомогу з питань PowerPoint, а також навчальних курсів та новин. Область довідки структурована тематично і її можна шукати за ключовими моментами.

Інтегруйте тексти, звуки, відео та таблиці та справляйте враження на аудиторію

Успішна презентація PowerPoint зазвичай складається з поєднання текстів, графіки та відео, а також інформативних таблиць. Багато презентацій також містять музику або звуки. Правильне поєднання всіх стилістичних засобів вражає слухачів і лежить в основі ключових послань презентації.

На відміну від текстів, звукові або відеофайли вставляються в слайд -шоу за допомогою вкладки «Вставити». У пункті меню "Медіа" можна використовувати такі параметри:

• Завантажте аудіофайли з локального комп’ютера або підключеного хмарного диска.
• Записуйте аудіофайли та зберігайте їх у презентації.
• Завантажте та включіть відеофайли зі свого комп’ютера.
• Імпортуйте відео з Інтернету, наприклад з YouTube, з кодом вбудовування.

Після того, як аудіофайл або відео було вставлено у презентацію, користувачі мають широкий спектр можливостей для редагування медіафайлу. Різні кольорові фільтри для відео або адаптації для звукового символу та аудіоформату корисні для вбудовування медіафайлів окремо у презентацію.

Порада:

Окрім медіафайлів, можна обладнати слайди розумною функцією електронної пошти, що економить час. Таким чином, ви можете отримати відгуки від людей, які переглядають презентацію зовні на ПК.

Додайте символи та формули - це швидко робиться у PowerPoint

На додаток до певних графічних зображень та зображень, які підтримують або посилюють вербалізацію, піктограми та спеціальні символи також можуть допомогти зробити презентацію більш професійною. Крім того, символи чи смайли долають мовні та культурні бар’єри та є універсальними та зрозумілими.

Варіант включення символів та спеціальних символів до презентації також можна знайти на вкладці "Вставити". У кінці рядка меню під записом "Символи" у презентацію можна інтегрувати спеціальні символи та символи, а також формули .

Конкретні спеціальні символи

Наприклад, якщо ви шукаєте певний спеціальний символ для презентації міжнародним діловим партнерам, зазвичай ви знайдете його в цій області меню.

Те ж саме стосується і наукових формул.

Уточнення фактів у PowerPoint за допомогою таблиць - ось як це працює

Microsoft Office пропонує додаткову цінність, оскільки багато функцій ідентичні в окремих програмах. Окрім інших інструментів, це також стосується функції таблиці програмного забезпечення для презентацій. Це дуже схоже на функцію в текстовій програмі Word.

Крім усього іншого, за допомогою кнопки можна визначити, скільки рядків і стовпців потрібно вставити в таблицю. На додаток до проектування таблиць у PowerPoint, користувачі Excel також можуть вибрати опцію «Вставити електронну таблицю Excel» та вставити таблицю, створену в Excel у PowerPoint. Це працює зручним способом із гіперпосиланнями та мітками переходу.

Структуруйте, переглядайте, надсилайте презентації та захищайте вміст

Зрозуміла та професійна структура має вирішальне значення для успіху будь -якої презентації. З точки зору доповідача, важливо під час підготовки підкреслити ключові повідомлення та додаткову цінність для аудиторії. Крім того, візуалізації гарантують посилення аргументів.Окрім "загальної нитки" та логічної структури, заголовок доцільно подати змістовно на слайді. Загалом заголовок повинен містити основне повідомлення наступного слайда. Важливі також слова, які утримують увагу слухача.

Структура презентацій - це важливо

Презентація PowerPoint завжди повинна починатися із заголовка слайда. Титульний слайд дає аудиторії враження про тему та структуру лекції. Наступний слайд повинен відображатися як оглядовий слайд. Оглядовий слайд зазвичай складається зі структурованого списку тем лекції. Подібно до змісту книги, оглядовий слайд покликаний створити напругу в аудиторії.

Основна частина презентації має бути структурована ключовими повідомленнями та розділена на розділи. Багато спікерів мали хороший досвід із залученням до основної тематичної теми та викладанням її на двох слайдах з аргументами. На третьому слайді короткий зміст основного повідомлення може бути пов'язаний з доданою цінністю аудиторії. Відповідні слайди можна знайти на вкладці «Пуск» під пунктом «Новий слайд».

Порада:

Скористайтесь клавішами [Ctrl] та [M], щоб швидко та легко додати новий слайд до презентації.

В якості обов’язкового матеріалу та резюме доцільно надати один або кілька заключних слайдів для презентації. Окрім узагальнення змісту та фактів, основною метою є емоційне звернення до аудиторії для досягнення цілей презентації. Таким чином можна встановити імпульси покупки або переконати аудиторію.

Надіслати та захистити презентацію

Якщо ви хочете надіслати свою презентацію пізніше, у вас є різні варіанти. Найпростіший спосіб - передати файл презентації безпосередньо з PowerPoint. Це працює шляхом вибору кнопок «Спільний доступ» або «Експорт» на вкладці «Файл».

Крім усього іншого, у вас є можливість перетворення презентації у файл PDF або XPS. Його можна зробити доступним для інших за посиланням через хмарний диск, наприклад Microsoft OneDrive.

Якщо ви хочете переконатися, що зміст презентації не може бути внесено, вам слід надати файлу захист від запису або захист паролем.

У розділі "Файл> Інформація> Захист презентації" ви знайдете різні варіанти захисту від запису та шифрування паролем.

Якщо над презентацією працюють різні люди, має сенс включити коментарі та коментарі за допомогою вкладки "Огляд". Таким чином, презентація команди може бути скоординована та вдосконалена в Інтернеті, перш ніж вона буде представлена клієнтам на останньому етапі.

Після того, як усі коментарі були оброблені, презентацію можна позначити як "остаточну". Це означає, що це остаточна версія, яка більше не буде змінена.

Сумісність із PowerPoint - добре використовуйте старіші версії та формати файлів

Не завжди необхідно або можливо використовувати останню версію Microsoft PowerPoint. Багато версій PowerPoint, які були випущені роками, все ще можуть працювати на Windows 10. Навіть якщо старі видання не мають найновіших функцій та функцій, їх можна використовувати для створення професійних презентацій.

Крім того, презентації, розроблені у форматі PowerPoint * .ppt, також можна читати з поточною версією. І навпаки, презентації, створені за допомогою PowerPoint 365 та розширення файлу * .pptx, можна зберегти за допомогою розширення файлу * .ppt. Таким чином, сумісність вперед і назад у PowerPoint завжди гарантується.

Програма презентації має режим сумісності як додатковий інструмент. Його можна вибрати на вкладці «Файл» у пункті меню «Інформація». Одним клацанням миші можна перетворити презентацію, створену у старому форматі файлу * .ppt «у поточний формат файлу * .pptx.

Крім того, презентацію PowerPoint можна зберегти в інших форматах, наприклад як автоматично запущену презентацію у форматі wmv.

Презентація - на що слід звернути увагу доповідачам, щоб переконати

Microsoft PowerPoint пропонує своїм користувачам широкий спектр опцій та функцій для ефективного, швидкого та високого рівня компетентності у створенні презентацій. Для того, щоб створювати презентації, які справляють враження на аудиторію та привертають увагу аудиторії, вам потрібен план презентації на додаток до знань програми. Це має містити чітку мету.

Наприклад, у випадку багатьох презентацій PowerPoint у професійному середовищі мета презентації - поінформувати аудиторію про властивості продукту, а потім спонукати їх до покупки. Інші презентації служать виключно для передачі інформації. Без чіткої та зрозумілої мети презентації та професійної структури лекція губиться у дрібницях та перерахуванні фактів.

Навіть із встановленою метою презентації та структурованою структурою слайдів презентація може мати негативний вплив на аудиторію. Це той випадок, коли оратор та його риторичні здібності слабкі. У цьому випадку професійний макет не може зберегти презентацію, оскільки продуктивність ведучого так само важлива, як і зміст презентації.

Успішна лекція або презентація з підтримкою PowerPoint завжди включає:

• Також достатній час підготовки
• Дизайн окремих фольг, що спираються одна на одну.

Візуалізації, які лежать в основі сказаного або тексту на слайдах, ефективні. Таким чином презентація стає досвідом для аудиторії. Для доповідача логічна структура слайдів також призводить до додаткової вартості. Він може виступати вільніше і впевненіше. Замість того, щоб зосереджуватися на змісті слайдів, він взаємодіє з аудиторією. Таким чином він може адаптувати свою презентацію індивідуально до потреб аудиторії.

Що повинні запитати себе оратори під час оформлення презентації

Перед кожною презентацією доповідачі повинні співпереживати потребам своєї аудиторії. Такі питання, як:

• Які потреби мають мої слухачі?
• Що насправді цікавить глядачів?
• Як я можу досягти мети презентації та які факти є дійсно важливими?

є важливими опорними точками, які зосереджують презентацію на аудиторії. Якщо ведучий набирає бали з живим стилем презентації та хорошим зоровим контактом, і якщо він обережно використовує свої жести та міміку, а також голос, він завоює аудиторію та досягне цілей презентації.

Короткий зміст: Кожен, хто добре знає PowerPoint, може створювати професійні презентації

За допомогою Microsoft PowerPoint користувачі отримують найновіше програмне забезпечення для створення інформативних та цікавих презентацій. Використання графіки, відео, анімації та інших стилістичних засобів підвищує увагу аудиторії. Кожен, хто знає найважливіші поради та хитрощі, а також основні моменти для візуалізації, може ефективно використовувати всі інтегровані функції. Зрештою, правильне поєднання професійно створених слайдів та риторичних навичок оратора вирішує, чи будуть досягнуті цілі презентації.