Реалізація відеоконференцій, інструменти та правова база

Залишайтеся на зв'язку зі світом вдома

Востаннє з пандемією коронавірусу та пов’язаним з нею домашнім офісом відеоконференції стали невід’ємною частиною повсякденної роботи багатьох співробітників. Тому ми детальніше розглянемо, які технічні вимоги потрібні, які інструменти підходять і які правові умови застосовуються до відеоконференції.

Що таке відеоконференція?

Відеоконференція - це зустріч двох або більше людей, яка відбувається практично через Інтернет. Учасники відеоконференції спілкуються через веб -камеру та мікрофон.

Для організації відеоконференції необхідний відеосервер, доступ до якого мають усі учасники. Під час відеозустрічі всі учасники зазвичай бачать один одного.

Модератор часто бере на себе запрошення учасників відеоконференції та модерування конференції. Ця особа може, наприклад, дозволити іншим учасникам відпустити монітор або мікрофон для виступу.

Залежно від програмного забезпечення відеоконференцій, люди можуть брати участь у заході за допомогою свого ПК або смартфона.

На ринку є як безкоштовні, так і платні засоби відеоконференцій.

12 провайдерів для онлайн -зустрічей

1. Мікого

Mikogo - німецький постачальник онлайн -конференцій та віртуальних презентацій. Особливістю Mikogo є те, що під час відеоконференції доступний лише екран, але учасники не спілкуються між собою безпосередньо через відео, а лише через аудіо.

Господар зустрічі Мікого має створити обліковий запис. Тоді інших користувачів можна запросити електронною поштою поділитися екраном або керувати ним. Участь можлива за допомогою засобу перегляду HTML через браузер зі смартфоном або робочим столом.

З'єднання через Mikogo зашифровані 256 бітами.

Додаткова інформація: www.mikogo.de

2. GoToMeeting

GoToMeeting призначений для відеоконференцій високої чіткості. Залежно від обраного пакету, у відеозустрічі можуть взяти участь до 250 осіб, а максимум 25 можна підключити через відео.

Організація зустрічі проста і може бути здійснена спонтанно. Модератори можуть активувати окремі функції для користувачів, такі як мікрофон або спільний доступ до екрана.

Окрім участі у веб -переглядачі або додатку, можна також зателефонувати за телефоном.

Додаткова інформація: www.gotomeeting.com

3. TeamViewer

TeamViewer - це інструмент, який спочатку був розроблений для дистанційного управління комп'ютерами. Тепер TeamViewer пропонує власний інструмент для відеоконференцій із "Зустрічами". Завдяки наскрізному шифруванню програмне забезпечення пропонує високі стандарти безпеки та забезпечує можливість спонтанних зустрічей, а також голосових дзвінків. Спілкування можливе безпосередньо через аудіо або чат. У відеозустрічі з TeamViewer можуть взяти участь до 300 осіб.

Додаткова інформація: www.teamviewer.com

4. Google Hangouts / Google Meet

За допомогою Google Hangouts Google пропонує компаніям платний інструмент як частину G-Suite. Це дозволяє безпосередньо проводити відеоконференції. Крім того, є також можливість проведення відеозустрічей із Google Meet. Тоді користувачі навіть мають можливість субтитрувати бесіди або перекладати їх у прямому ефірі. Однак функція перекладу ще не повністю розроблена.

Щоб користуватися Google Meet, користувачам потрібен обліковий запис Google. Участь також можлива без програми через браузер або Gmail. Однією з переваг інструменту відеоконференцій Google є те, що всі інші продукти Google, такі як електронні таблиці Google або документи та календарі, можна легко поєднати з інструментом для відео.

Додаткова інформація: meet.google.com

5. Cisco Webex

Webex від Cisco створено для професійного використання. Теоретично до 40 000 людей можуть взяти участь у зборах, наприклад, на великих конференціях або ярмарках. Участь також можлива без відповідного облікового запису через запрошення за посиланням. Однак, як зареєстрованого користувача, існують додаткові функції.

Додаткова інформація: www.webex.com

6. Масштабування

Zoom - один з найпопулярніших інструментів відеоконференцій як у приватних, так і в бізнес -сферах. Зустрічі можна синхронізувати та створити одразу за власним календарем. За згодою всіх учасників відеоконференції можна записувати дуже легко. Ще одна перевага полягає в тому, що екрани можуть бути спільними для кількох учасників. Ви також можете створити, наприклад, власні кімнати для зустрічей.

Участь у конференціях можлива за допомогою настільного ПК та програми для смартфонів, а також за допомогою браузера.

Додаткова інформація: www.zoom.us

7. Команди Microsoft

Microsoft Teams є частиною пакета Office365 від Microsoft. Інструмент спеціалізується насамперед на роботі в команді. Тож це не просто інструмент відеоконференцій, а й одночасно пропонує елементи управління проектами.

За одну зустріч можуть брати участь до 10 000 осіб.

Більше інформації: www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

8. Зустрічі Adobe Connect

Інструмент відеоконференцій від Adobe розроблений насамперед для професійних користувачів. Наприклад, конференц -зали можуть бути оформлені в корпоративному дизайні. Інструмент також пропонує багато спеціальних функцій, таких як анонімна участь у конференції.

Більше інформації: www.adobe.com/de/products/adobeconnect.html

9. Skype

Microsoft Skype був спочатку запущений як служба чату та відеодзвінків. Інструмент існує з 2003 року. Але зараз багато людей також використовують Skype для відеоконференцій. Це означає, що тут також можна легко ділитися файлами. Спілкування також можливе за допомогою вбудованого месенджера.

Додаткова інформація: www.skype.com

10. Jitsi Meet

Jitsi пропонує цілу колекцію безкоштовного програмного забезпечення для спілкування. Це також включає інструмент відеоконференції Jitsi Meet. Відеозустрічі можна розпочинати спонтанно без програми або реєстрації. Приєднатися до наради можна за допомогою індивідуально створеного додатка.

Зустрічі через Jitsi можна планувати та організовувати за допомогою загальних календарів. Інструмент також можна підключити до програмного забезпечення для управління проектами, такого як Slack.

Єдиний недолік: За словами виробника, лише до 35 учасників можуть спілкуватися в хорошій якості.

Додаткова інформація: meet.jit.si

11. Тим самим

Завдяки цьому відеоконференції можна розпочинати безпосередньо у веб -переглядачі без облікового запису чи програми. Участь легко можлива за допомогою смартфона або робочого столу.

Додаткова інформація: whereby.com

12. SocialHub Meet

Інструмент SocialHub Meet, розроблений у Німеччині, вражає, перш за все, своїм впровадженням, що відповідає вимогам GDPR. Тому він підходить для компаній, які високо цінують захист даних. Наприклад, усі послуги розміщені на серверах у Німеччині, а окремі кімнати можна захистити паролями.

Додаткова інформація: socialhub.io

Важливі критерії вибору інструменту відеоконференцій

По -перше, вам слід подумати, які ваші вимоги до програмного забезпечення для віртуальних зустрічей. Чи хотіли б Ви використовувати цей інструмент для підтримки зв’язку з відсутніми працівниками? Або ви хочете створити комунікаційну платформу для детального обговорення з клієнтами? Щоб зробити правильний вибір для своїх потреб, ви повинні точно знати, які ваші потреби. Важливі моменти, на які слід звернути увагу, коли Діапазон функцій слід звернути увагу на:

• Якість відео високої чіткості або низької роздільної здатності,
• Максимальна кількість потенційних учасників,
• Функція розділення екрану,
• Можливість спільної роботи над документами,
• Шифрування даних та
• Ціна та обов'язковий договір.

Які переваги платних засобів відеоконференцій?

Багато компаній пропонують свої інструменти відеоконференцій безкоштовно і навіть без реєстрації. Однак ці інструменти часто обмежені у своїй функціональності. Крім того, може статися так, що безкоштовні версії «оплачуються» даними, які збирають програми.

У разі платної версії «голод за даними» інструментів зазвичай більш обмежений.

Якщо компаніям регулярно потрібні інструменти відеоконференцій, найкраще перейти на платні версії. Ви отримуєте переваги від більш високої безпеки даних та всіх необхідних функцій.

Яке обладнання мені потрібно для відеоконференції?

Щоб відеоконференція пройшла успішно, необхідно виконати такі технічні вимоги:

• достатньо швидке підключення до Інтернету
• камеру з досить великою роздільною здатністю
• робочий мікрофон

Для проведення або участі у відеоконференції потрібна мінімальна пропускна здатність 3 мегабіти. Це гарантує, що зображення можна побачити без ривків. У будь -якому випадку під час відеоконференції доцільно вимкнути всі програми, які потребують великої пропускної здатності. Навіть потокове передавання відео чи музики не слід використовувати під час відеозустрічі, якщо пропускна здатність низька.

Нетикет на відеозустрічах

Щоб відеоконференції проходили безперебійно, учасники повинні дотримуватися певних правил. Модераторам найкраще заздалегідь повідомити правила зустрічі. Можливі правила:

• Він не розмовляється без попереднього повідомлення. Інакше може статися, що всі говорять одночасно.
• Коли одна людина презентує, інші вимикають мікрофон. Таким чином лектора не турбують такі шуми, як шелест.
• Якщо всі, хто має камеру, беруть участь, усі також мають увімкнути свої камери. Все інше було б грубим.
• Кожен повинен одягатися на відеозустріч так само, як і на місцеву зустріч. Зрештою, ніхто не зайде в офіс у біговому костюмі.

Переваги та недоліки відеоконференцій

Існує багато компаній, що пропонують відеоконференції переваги:

• Міжлокаційне спілкування без тривалої подорожі
• Економія витрат на проїзд
• менші терміни реагування
• оптимізована комунікація та швидше прийняття рішень
• кращий кризовий та проектний менеджмент

Однак є й такі недолік як:

• більші технічні зусилля
• Спілкування можливе лише за допомогою допоміжних засобів
• зменшення діапазону уваги на екрані
• необов’язковий характер, ніж під час зустрічі на місці

Юридичні умови для проведення відеоконференцій

З точки зору законодавства про захист даних, відеоконференції охоплюються Загальним положенням про захист даних. Відповідно, роботодавці можуть збирати та використовувати дані про працівників, якщо вони служать "цілям трудових відносин" (розділ 26, параграф 1 БДСГ) або якщо у роботодавця є "законний інтерес" у цьому (ст. 6, пункт 1 f GDPR).

Інтереси роботодавця протиставляються інтересам працівників, які гідні захисту. Це може бути під загрозою, наприклад, якщо інструмент відеоконференції буде використовуватися не тільки для зустрічей, але і для моніторингу роботи в домашньому офісі.

Уникайте втоми від відеоконференцій

Теоретично відеоконференції можна розпочинати в будь -який час і в будь -якому місці, але на практиці накопичення відеозустрічей може призвести до втоми.

Однією з причин цього є висока щільність подразників, наприклад, на зустрічах з великою кількістю учасників. Водночас під час відеозустрічі з увімкненою камерою ніколи не знаєш, хто на тебе дивиться. Це відчуття постійного спостереження може погіршити симптоми втоми. Зрештою, постійний погляд на екран збільшує втому без зайвого відволікання.

Це можна виправити, роблячи перерви в триваліших відеоконференціях. Також може мати сенс те, що учасникам не потрібно весь час відвідувати конференцію зі своїм відео.

Запис відеоконференцій - що дозволено?

Хоча запис відеоконференцій здається звичайною практикою для багатьох і багато інструментів пропонують цей варіант, існують серйозні юридичні проблеми.

Згідно з інформацією STGB, це може бути кримінальним злочином, якщо негласні розмови чи відеоконференції записуються без дозволу. Чинне законодавство про захист даних також забороняє запис відеозустрічей без згоди учасників.

В принципі, закон розглядає відеоконференції як заміну зустрічі в прямому ефірі. Усі, хто не має відеозапису, також зможуть взяти участь у ньому.

Аргумент щодо реалізації документації відеозустрічі із записом також не застосовується, оскільки реєстрація за допомогою тексту також можлива у відеоконференції.

Для запису відеоконференції необхідно надати наступне:

• Добровільна згода всіх залучених сторін, яка отримується до початку запису.
• Письмова форма згоди або документація про згоду.
• Пояснення учасників щодо значення та мети запису.
• Посилання на право відкликання для отримання згоди.

В принципі, ні модератори, ні учасники не повинні записувати відеоконференції без згоди інших відеоконференцій. Це також не стосується, якщо запис буде зроблено для простої документації.

Який інструмент підходить для моєї відеоконференції?

Сьогодні частиною повсякденного життя є проведення відеоконференцій у компаніях. Ринок відповідних інструментів великий, тому ви можете швидко втратити відстеження речей. Наступні питання можуть допомогти вам вибрати правильне програмне забезпечення:

• Скільки людей в середньому беруть участь у моїх відеоконференціях?
• Мені "лише" потрібен інструмент для відеодзвінків чи він повинен містити інші функції, такі як месенджер, функції управління проектами тощо?
• Чи повинна бути можливість інтегрувати зустрічі для відеозустрічей безпосередньо в календар?
• Ви хочете, щоб сервери інструменту були в Німеччині?
• Чи є якийсь спосіб записати зустріч?
• Чи можна створити кілька кімнат для нарад?
• Чи можна брати участь у зустрічах через браузер?
• Скільки грошей я маю на місяць для інструменту відеозустрічей?
• Чи я вже використовую такі інструменти, як G-Suite, Adobe або Microsoft?

На практиці варто спочатку випробувати різні інструменти, наприклад, оформивши платну підписку. Більшість провайдерів працюють з безкоштовним пробним періодом від 14 днів або більше. За цей час ви можете детально протестувати інструменти за допомогою різних відеоконференцій і переконатися у відповідних перевагах.

Як і з іншим програмним забезпеченням, ви та ваші команди в кінцевому підсумку працюватимете з ним. Тому компанії повинні залучати своїх працівників до процесу прийняття рішень, щоб спільно знайти консенсус щодо інструменту, який в кінцевому підсумку буде використаний.