Управління списками адрес на вашому комп’ютері є практичним. Однак іноді також вигідно мати друковану адресну книгу під рукою. Різні підходи не повинні бути взаємовиключними.
Просто використовуйте Word, щоб розмістити свої адреси на папері - незалежно від того, зберегли ви їх у Outlook, Excel або іншому джерелі даних.
Все, що вам потрібно зробити, це скористатися функцією злиття пошти та скласти "каталог" або "каталог". Оскільки команди злиття пошти кожної версії Word дуже різні, ось лише основні процедури:
- Створіть новий документ Word і запустіть функцію злиття пошти:
У Word 2010, 2007 шляхом ПОЧАТКУ РОЗДІЛКИ-СЕРІЇ ДРУКУВАННЯ-ПОЧАТКУ СЕРІЇ ДРУКУ,
у Word 2003, 2002 / XP за допомогою ДОДАТКОВИХ БУКВ І ПОШТОВ-СТВОРЕННЯ СЕРІЙНИХ БУКВ або ПОМІЧНИКА СЕРІЙНОГО ДРУКУ
або у Word 2000 з ДРУКОМ СЕРІЇ EXTRAS. - Тепер важливо оголосити поточний документ як "каталог" або "каталог":
У Word 2010, 2007 виберіть опцію ДИРЕКТОРІЯ в меню кнопки ПОЧАТИ ПЕРЕКЛАДНИЙ ДРУК,
у Word 2003, 2002 / XP активуйте опцію ДИРЕКТОРІЯ в області завдань СЕРІЯ ДРУК
а в Word 2000 виберіть СТВОРИТИ КАТАЛОГ у менеджері злиття пошти. - Потім продовжуйте, як зі звичайним документом злиття пошти, підключивши джерело даних (файл Excel, адресну книгу Outlook тощо), а потім вставляючи поля злиття пошти, які складатимуть записи для вашої друкованої адресної книги.
Особливістю каталогу / каталогу є те, що Word не запускає нову сторінку для кожного запису у джерелі даних. Натомість усі записи даних виводяться безпосередньо один під одним - саме для вашої друкованої адресної книги. Але майте це на увазі, коли впорядковуєте поля об’єднання пошти у документі Word.
Вам також слід додати порожній абзац під полем злиття останньої пошти, щоб між кожним записом було пробіл.
Корисно також сортувати записи за прізвищем:
У Word 2010, 2007 виберіть ПОШТИ-НЕПЕРЕРИВНИЙ ДРУК-РЕДАКТОР СПИСОК ОТРИМАЧІВ та натисніть СОРТУВАТИ у діалоговому вікні, що з’явиться. Потім можна вибрати поле імені як перший критерій сортування.
У Word 2003, 2002 / XP перейдіть до “Крок 5 з 6” на панелі завдань об’єднання пошти, де ви натиснете кнопку ЗМІНИТИ СПИСОК ОТРИМАЧІВ. Потім натисніть на заголовок стовпця поля імені, за яким потрібно відсортувати.
У Word 2000 відкрийте МЕНЕДЖЕР ДРУКУ СЕРІЇ для сортування, натиснувши кнопку ЗАПИТИ ВАРІАНТИ. У наступному діалоговому вікні перейдіть на вкладку СОРТУВАТИ ЗАПИСИ, щоб вказати відповідне поле імені як ключ сортування. (pbk)
