Таблиця Excel: розумно сортувати дні народження

Ось як це працює

Якщо ви хочете відсортувати таблицю з днями народження різних людей у програмі Excel, ви відразу помітите: Excel невдало справляється з цим завданням і не дає корисного результату. Excel вперто сортує за послідовністю чисел, а не логічно за майбутніми днями народження. Однак цей недолік не означає, що ви не можете сортувати дні народження за допомогою Excel. Все, що вам потрібно зробити, це скористатися невеликою хитрістю, і Excel, наприклад, відсортує дні народження для вашого особистого календаря.

Ось як це робиться: сортуйте дні народження в таблиці Excel

Цю проблему можна усунути за допомогою допоміжного стовпця (тут називається "День народження"), у якому ви можете використовувати формулу для перетворення днів народження, щоб їх можна було сортувати у порядку зростання з 1 січня. Ви можете відсортувати список за допомогою стовпця довідки. Цей допоміжний стовпець розміщується поруч із наявною таблицею і служить допоміжним засобом для сортування днів народження вагомим чином.

Якщо перший день народження знаходиться у клітинці С2, а стовпець D має формувати допоміжний стовпець, введіть у комірку D2 таку формулу:

= ДАТА (; МІСЯЦЬ (С2), ДЕНЬ (С2))

Тепер скопіюйте формулу вниз у допоміжний стовпець. Наступний малюнок показує використання формули в таблиці прикладів:

Форматування днів народження без років для кращого вигляду

Формула працює для перенесення всіх днів народження до 1900 року. Тепер можна сортувати список. Візуально приємніше приховати цифри року в стовпці "День народження". Для цього призначте формат власного числа відповідним осередкам із такою інструкцією форматування:

DD.MM.

Форматування без 1900 року працює так:

1. Позначте числові значення у допоміжній колонці «День народження».

2. Натисніть комбінацію цифр "Ctrl + 1".

3. У діалоговому вікні "Форматувати клітинки" натисніть "Визначено користувачем" у області меню ліворуч.

4. Додайте потрібне форматування TT.MM. у область "Тип". а.

   

5. Натисніть "ОК" - готово.

Наступний малюнок показує дні народження з прихованими роками:

Логічно відсортуйте список днів народження в Excel

Щоб відсортувати список днів народження, виконайте такі дії:

1. Виберіть весь список, включаючи допоміжний стовпець.

2. Викличте команду «Сортувати» в меню «Дані» (з Office 2007, 2010, 2013, 2016 та 2022-2023 років: вкладка «Пуск», область «Редагувати», «Сортування та фільтрація», «Сортування, визначене користувачем») ).

   

3. На екрані з'явиться діалогове вікно "Сортування".

4. У цьому діалоговому вікні виберіть допоміжний стовпець як перший критерій сортування.

   

5. Після підтвердження цього налаштування за допомогою "OK" список з'являється у потрібній формі.

   

Чому Excel автоматично не сортує дні народження?

Excel інтерпретує дати як числові значення, які починаються з 1/1/1900 або числове значення 1. Ось чому функції сортування тут виходять з ладу, і сортування можливе лише з урахуванням року. Тож сортуйте список днів народження, Excel сортує за віком людей, а не за порядком, у якому у цих людей день народження. Якщо форматувати клітинки рівномірно відповідно до року (як у прикладі 1900), дні народження контактів можна розумно відсортувати за допомогою Excel.

Питання та відповіді: Часті запитання по темі

Коли я хочу сортувати список днів народження в Excel, Excel повертає лише марні результати. Чому?

Excel сортує строго за числовим значенням. Відповідно, таблиця днів народження сортується за віком людей, а не за порядком майбутніх днів народження. Для того, щоб сортувати дні народження змістовно за допомогою Excel, це допомагає визначити всі дні народження з 1900 роком у допоміжній таблиці, а потім відсортувати їх.

Допоможіть, я не знаю, як відсортувати список дат народження за майбутніми днями народження!

Для значущих результатів використовуйте допоміжний стовпець, який ви розміщуєте прямо біля фактичного списку днів народження. Цей допоміжний стовпець можна обрізати до єдиної річної дати за формулою "= ДАТА (; МІСЯЦЬ (С2); ДЕНЬ (С2))". Тоді можна провести змістовне та логічне сортування днів народження.

Чи є формула Excel, за допомогою якої я можу логічно розташувати дні народження у таблиці відповідно до порядку майбутніх днів народження?

Так, тут допомагає формула: "= ДАТА (; МІСЯЦЬ (С2); ДЕНЬ (С2))". Ця формула використовується в допоміжній таблиці та містить іменини з 1900 роком. Потім ці дні народження можна легко відсортувати, і ви можете безпосередньо побачити, в якому порядку контакти мають дні народження.

Я використовую старішу версію Excel. Чи потрібно звертати увагу на щось, якщо я хочу сортувати дні народження, як описано?

Ні, починаючи з версії Excel 2007, окремі кроки та підпункти меню, необхідні для сортування днів народження, є подібними.