Якщо ви працюєте зосереджено на завданні, доцільно усунути всі види порушень або максимально їх мінімізувати. Це також включає перебої з вхідними електронними листами та сповіщеннями на робочому столі під час отримання листів.
Встановіть, як часто Outlook буде отримувати електронні листи
У більшості випадків Outlook не потрібно перевіряти поштову скриньку на сервері кожні десять хвилин або більше і завантажувати нові електронні листи. Виняток: Ви повинні відповідати на замовлення або запити клієнтів, що має статися негайно. У переважній більшості випадків Outlook досить перевіряти електронні листи раз на годину або кожні півгодини.
І якщо ваша робота вимагає від вас тривалого зосередження на одному завданні, доцільно, як описано на попередній сторінці, перевіряти ваші електронні листи лише в певний час. Тоді вам слід повністю вимкнути автоматичний пошук електронної пошти.
Якщо ви терміново чекаєте конкретної електронної пошти, ви можете отримати її в будь-який час, натиснувши клавішу F9 або кнопку Надіслати отримання тригер.
Якщо ви хочете вказати, як часто Outlook отримує електронні листи, або якщо ви хочете вимкнути автоматичний пошук електронної пошти, виконайте наведені нижче дії.
- У Outlook до версії 2007 ви викликаєте команду Інструменти → Параметри і відкрити реєстр Налаштування електронної пошти. У Outlook 2010 ви телефонуєте Файл → Параметри і відкрити реєстр Розширений.
- натисніть на Надіслати отримання.
- Виберіть Усі рахунки та увімкніть опцію Включіть цю групу до подання (під Налаштування для групи "Усі облікові записи") а.
- У полі нижче або переключіть опцію Автоматична передача кожні X хвилин повністю, або ви вмикаєте його та вводите за ним потрібну частоту - наприклад 60 Хвилини.
- Якщо ви використовуєте автономний режим, повторіть для нього кроки 3 і 4.
- Якщо ви не хочете вносити інші налаштування для окремих облікових записів, закрийте діалогові вікна.
- Якщо електронні листи, отримані в певному обліковому записі, слід перевіряти частіше, залиште діалогове вікно Групи доставки (див. крок 6) і продовжуйте так:
- Виберіть Усі рахунки і натисніть Для редагування.
- Виберіть обліковий запис, для якого слід застосувати інші налаштування, і зніміть прапорець навпроти нього Включити обліковий запис у цю групу. Закрийте діалогове вікно за допомогою в порядку.
- Потім натисніть на Новий. Введіть назву облікового запису, до якого застосовуватиметься спеціальне регулювання, і натисніть в порядку.
- У діалоговому вікні, що відкриється, перемкніть параметр Включити обліковий запис у цю групу і натисніть в порядку.
- Виберіть обліковий запис. Активуйте для цього опцію Автоматична передача кожні X хвилин і введіть потрібний інтервал.
- Закрийте всі діалогові вікна.
Вимкніть сповіщення на робочому столі
Якщо ви автоматично перевіряєте електронні листи кожні кілька хвилин, але вам не потрібно постійно інформувати про нові вхідні електронні листи, доцільно вимкнути функцію сповіщення на робочому столі Outlook. Тоді Outlook не відображає вікно сповіщень або піктограму листа протягом декількох секунд для кожної нової електронної пошти, а також не відтворює звук.
У Outlook до версії 2007 виконайте наведені нижче дії.
- Викличте команду Інструменти → Параметри на
- натисніть на Параметри електронної пошти а потім далі Розширені параметри електронної пошти.
- Перевернути під Коли до поштової скриньки надходять нові товари всі чотири варіанти.
- Закрийте діалогові вікна.
У Outlook 2010 виконайте наведені нижче дії.
- Викличте команду Файл → Параметри на
- Відкрийте реєстр електронною поштою.
- Переключіть чотири варіанти нижче Коли надходять нові повідомлення і закрийте діалогове вікно.
