Як можна автоматично отримувати звіти про стан передачі завдань через Outlook

Щоб ви завжди знали поточний статус -кво після делегування завдань через Outlook, ви можете вказати, що хочете отримувати звіт про стан переданих завдань. Це також може мати сенс, особливо для складних завдань

Як пізніше перетворити завдання на запит завдання

Якщо ви вже знаєте, коли вводите завдання, що хочете делегувати її, не створюйте завдання, а запит на завдання. Однак завжди станеться так, що ви ввели завдання у планувальник завдань, а потім захочете передати його комусь іншому. В Outlook це працює так:

1. Клацніть правою кнопкою миші завдання в планувальнику завдань і викличте команду Призначити завдання на Або ви можете відкрити завдання. У Outlook до версії 2003 ви викликаєте команду Дія - призначити завдання на; в Outlook 2007 або пізнішої версії натисніть кнопку Призначити завдання[1].
   
2. Потім введіть адресу електронної пошти особи, якій ви хочете делегувати завдання, напишіть коротке повідомлення та налаштуйте термін виконання (щоб у вас ще був час переглянути результат).
3. Переконайтеся, що у вас є два варіанти Зберегти оновлену копію цього завдання до мого списку завдань та Надіслати мені звіт про стан, як тільки завдання буде виконано увімкнено. Інакше завдання не відображатиметься у вашому планувальнику завдань; крім того, ви не отримаєте автоматичне сповіщення, коли завдання буде виконано.
4. Надішліть запит на виконання завдання.

У будь -якому випадку ці налаштування слід вносити

Щоб делеговані завдання завжди відображалися у вашому планувальнику завдань, і ви отримували сповіщення, коли завдання буде виконано, я рекомендую активувати два параметри у вашому Outlook. Тоді вам не завжди потрібно пам’ятати про активацію параметрів з кроку 3 з попереднього розділу під час делегування:

1. У Outlook до 2007 року ви телефонуєте Інструменти - Параметри - Параметри завдань на, в Outlook 2010 і пізніших версіях, команду Файл - Параметри - Завдання.
2. У Outlook до 2007 року вимкніть два варіанти Оновлюйте призначені завдання у списку завдань та Надсилати звіт про стан, коли доручені завдання будуть виконані а.
   У Outlook 2010 та пізніших версіях увімкніть такі параметри:
   Оновити свій список справ копіями завдань, які я доручаю іншим людям та Надіслати звіт про стан, коли я виконаю призначене завдання.
3. Закрийте діалогові вікна.

Таким чином можна відобразити стан завершення у вашому планувальнику завдань

У списку активності (див Простий список) стовпець відсутній % завершенощо на погляд Перелік деталей з'являється. Якщо ви часто делегуєте досить великі завдання, а ваші співробітники регулярно документують в Outlook, який відсоток завдань вони вже виконали, то я рекомендую вам скористатися % завершено також у поданні Простий список вставити. Це кращий спосіб тримати себе в курсі подій. Для цього дійте так:

1. Виберіть подання у планувальнику завдань Простий список.
2. Клацніть правою кнопкою миші на одному із заголовків стовпців, наприклад на Тема завданняі викликати команду Вибір поля на
3. Перетягніть кнопку % завершено з діалогового вікна, натиснувши ліву кнопку миші, до рядка із заголовками стовпців. Наприклад, перетягніть кнопку за заголовком Термін виконання. Червоні стрілки вказують, куди буде вставлена кнопка як новий заголовок стовпця. Як тільки у вас є кнопка в потрібному положенні, відпустіть кнопку миші.
4. Якщо ви не хочете вставляти більше стовпців, закрийте діалогове вікно Вибір поля.