Найновіше створюючи резервну копію файлу PST, багато користувачів Outlook задаються питанням про розмір файлу, навіть якщо вони регулярно очищають свою папку "Вхідні". Про що багато хто не знає: папка «Надіслані» також часто є величезною «частиною даних»
Якщо, як рекомендовано, ви зберігаєте копії всіх надісланих повідомлень у папці НАДІСЛАНІ ОБ'ЄКТИ (або в Outlook 2010 у папці НАДІСЛАНІ ПІДПРИЄМСТВА), Outlook зберігає не лише електронні листи, а й копії файлів, надісланих у цю папку. Таким чином, ви маєте ці файли двічі на своєму жорсткому диску: у відповідній папці, з якої ви завантажили їх до електронної пошти, та у файлі PST Outlook. Це не тільки втрата простору, а й уповільнення роботи Outlook, чим більший файл PST. Тому вам слід очистити не лише свою поштову скриньку, а й копії надісланих повідомлень.
Скільки місця займають електронні листи, які ви надсилаєте?
Щоб дізнатися, скільки пам’яті використовують електронні листи та вкладені файли, виконайте наведені нижче дії.
- Клацніть правою кнопкою миші на ОСОБЛИВІ ПАПКИ у списку папок або, в Outlook 2010, на одній із особистих папок.
- В Outlook 2007 або більш ранній версії використовуйте команду ВЛАСТИВОСТІ ДЛЯ "ОСОБИСТОЇ ПАПКИ", в Outlook 2010 команду ВЛАСТИВОСТІ ФАЙЛУ ДАНИХ.
- На вкладці ЗАГАЛЬНІ натисніть кнопку РОЗМІР ПАПКИ.
- Ви можете побачити, наскільки великий вміст папки SENT ELE-MENTS у відповідному рядку. Також зверніть увагу, які інші папки також містять багато даних.
- Закрийте діалогові вікна.
Тепер відкрийте папку НАДІСЛАНІ ОБ’ЄКТИ. Щоб усі великі електронні листи відображалися разом, найкраще сортувати за стовпцем РОЗМІР.
Видалити вкладені файли
Тепер перегляньте електронні листи та видаліть файли, які вам більше не потрібні. Або ви можете зберегти файли на жорсткому диску, що є в Outlook, але більше не в системі папок на жорсткому диску.
У Outlook до версії 2007 вам потрібно відкривати кожну електронну пошту, щоб видалити вкладені файли - ви не можете видалити вкладення в попередньому перегляді в області читання.
- Тому відкрийте перший файл, вкладення якого ви хочете видалити.
- Потім виберіть вкладення файлів, клацніть на них правою кнопкою миші та викликайте команду DELETE.
- Закрийте електронний лист.
- Дайте відповідь на таємне запитання, чи слід зберегти зміни за допомогою ТАК.
Повторіть кроки 1-4 для наступного листа. В Outlook 2010 нарешті можна видалити вкладення файлів у режимі читання, не відкриваючи спочатку електронного листа:
- Виберіть електронний лист у папці "Вхідні".
- Потім клацніть правою кнопкою миші вкладення, яке потрібно видалити, у попередньому перегляді нижче або біля списку електронних листів. Якщо електронний лист містить кілька вкладених файлів, позначте файли для видалення за допомогою клавіші CTRL і клацніть мишею або клацніть на першому файлі, утримуйте натиснутою клавішу SHIFT і натисніть на останній файл. Потім клацніть правою кнопкою миші на одному з вибраних файлів.
- Викличте команду ВИДАЛИТИ ЗАВОД.
- Підтвердьте запит безпеки за допомогою ВИДАЛЕННЯ РОСЛИН.
- Перейдіть до наступного листа.
Щоб Outlook дійсно звільнив простір, зайнятий видаленими даними у файлі PST після дії видалення, тепер вам потрібно стиснути особисту папку:
- Клацніть правою кнопкою миші особисту папку у списку папок і виберіть команду ВЛАСТИВОСТІ ДЛЯ "ОСОБИСТОЇ ПАПКИ" або, в Outlook 2010, ВЛАСТИВОСТІ ДАНИХ ДАНИХ.
- Натисніть на РОЗШИРЕНИЙ.
- Натисніть ЗГАЛИТИ ЗАРАЗ. Процес може зайняти деякий час після значного видалення. Після завершення процесу стиснення Outlook просто закриває вікно, не відображаючи повідомлення про успіх.
- Закрийте діалогові вікна.
