Презентації рідко створюються та відтворюються на одному комп’ютері. Швидше, презентацію слід надсилати переважно колегам, керівникам чи клієнтам. Потім це часто демонструється за допомогою іншого комп’ютера чи ноутбука.
Перевірте документ перед його пересиланням
Перш ніж надсилати електронну копію презентації PowerPoint, перевірте її на наявність даних чи особистої інформації, які можуть зберігатися у самій презентації або у властивостях документа. Оскільки ця інформація може розкривати деталі, які не повинні бути загальновідомими, доцільно видалити цю приховану інформацію.
PowerPoint пропонує вам інструмент, який виконує деякі роботи за вас:
- Натисніть вкладку почати на інформації.
- Натисніть кнопку в середній області Перевірити наявність проблем - перевірити документ.
- Тепер ви побачите список пунктів, які можна перевірити.
Налаштуйте параметри перегляду документів
- За замовчуванням діалогове вікно Перегляд документів усі поля, крім одного, позначені.
- Також поставте галочку спереду Вміст зовнішнього слайда. Якщо поза слайдом є текстове поле, воно буде видалено.
- Серед іншого, PowerPoint перевіряє, чи презентація все ще містить коментарі, і, за бажанням, також видаляє особисту інформацію, збережену в документі, таку як ім’я користувача особи, яка створила презентацію.
- Будь -які забуті нотатки в області нотаток презентації також можна видалити.
- Після того, як ви вибрали всі необхідні для вас параметри, натисніть Перевірити.
- Тепер вам будуть показані всі знайдені елементи, і ви можете вирішити для кожного варіанту, чи хочете ви використовувати кнопку Видалити всі хочу видалити.
- Коли це буде зроблено, натисніть Зробіть висновок.
Пастка для застережень: посилання на Excel
Іспит у PowerPoint 2010 може багато чого зробити, але він не може гарантувати, що вся внутрішня інформація буде видалена.
Завжди перевіряйте вручну, чи є у презентації діаграма, яка після відкриття розкриває більше інформації, ніж хотілося б. Це має місце, наприклад, якщо діаграму було створено в Excel, а потім як зв’язану Об'єкт діаграми Microsoft Excel або з опцією вставки Використовуйте цільовий дизайн та вставляйте книгу відповідно. Зберігайте оригінальне форматування та вставляйте книгу вставлено в PowerPoint.
Якщо позначити таку діаграму і натиснути редагувати дані Натисніть, відкриється весь файл Excel і надасть уявлення про інші таблиці даних Excel, які ви, можливо, не хочете випускати.
У разі пов’язаних файлів цей ризик зазвичай існує лише тоді, коли глядач відкриває презентацію на комп’ютері, на якому він був створений. Тільки тоді посилання на Excel фактично активне. Щойно його відкривають на іноземному комп’ютері, з’являється повідомлення про те, що зв’язаний файл недоступний.
Але будьте обережні, коли ви пакуєте презентацію на компакт -диску, посилання зберігаються разом із нею. Детальніше на цю тему ви можете прочитати у наступному номері.
Так ви відкриваєте посилання на Excel і видаляєте зайві дані
Ви не завжди створюєте всі слайди у презентації. Однак, якщо ви несете відповідальність за доопрацювання презентації, є простий спосіб дізнатися, чи могли ваші колеги включити зв’язану схему.
Ось як це робиться:
- Натисніть вкладку почати на інформації.
- Ви знайдете опцію внизу праворуч Редагувати посилання на файли.
- Тепер ви побачите всі посилання у файлі, а також можете видалити окремі посилання, якщо хочете.
У разі вбудованих книг видаліть непотрібні аркуші даних.
