Польові функції спрощують вашу щоденну роботу в Microsoft Word

Професійне та ефективне використання ручних функцій у Word

Чим професійніше та інтенсивніше використовується Microsoft Word, тим вище вимоги до програми обробки текстів. Зі збільшенням часу використання більшість користувачів Word користуються все більшою кількістю функцій програмного забезпечення та знають, наприклад:

• Як побудувати списки з кількома елементами
• Відображення великих літер у Word на початку рядка пригнічує або
• Вставляє зміст та посилання в документ.

Хоча багато щоденних робочих кроків розроблено ефективно та підкріплено формулами чи функціями, є й інші завдання, які досі виконуються вручну для багатьох професійних користувачів Microsoft Word. Одним із прикладів є вставлення поточної дати в лист, що в багатьох випадках робиться вручну. Має сенс взяти на себе максимально можливе використання функцій Word для ефективної роботи та орієнтації на рішення.

Як можна ефективніше вставити дату?

Наприклад, використовуйте відому комбінацію клавіш "ALT + Shift + D", щоб автоматично вставити дату. Альтернативою є перехід на вкладку "ВСТАВИТИ"" в області меню «ТЕКСТ" (Word 365, 2010 та 2007) або в меню "ВСТАВКА" (Word 2003, 2002 / XP та 2000). У цьому випадку функція "Вставити дату та час" виконає свою роботу.

Використовуйте функції поля в Microsoft Word - ось як це працює

Численні команди, які зберігаються на вкладці INSERT або в меню INSERT у версіях Word 2003, 2002 / XP та 2000, використовуються для вставлення автоматично оновленої інформації та даних у текст. "Функції полів" згадуються у короткій формі та у Word як "поля". Поля мають завдання вставляти властивості системи або документа в текст, який можна постійно оновлювати.

Завдяки цій процедурі ви не тільки ефективніше працюєте з Microsoft Word і уникаєте типових помилок при введенні вручну. У вас також є можливість зробити поля більш гнучкими та динамічними. Таким чином можна, наприклад, реагувати на зміни заголовків, що складають зміст.

Як вставляти та редагувати функції поля

У Word 365, 2010 та 2007 ви можете вставляти функції поля на вкладці "ВСТАВКА" в області меню "ТЕКСТ", кнопці "ШВИДКІ БЛОКИ" та команді "ПОЛЕ".

У Word 2003, 2002 / XP та 2000 ви потрапляєте до пункту призначення за допомогою меню "ВСТАВИТИ" та команди "ПОЛЕ". У всіх версіях Word з'являється діалогове вікно, у якому можна вибрати потрібну функцію поля та застосувати її до тексту.

Крім того, вбудовані функції поля в Microsoft Word мають ще одну додаткову цінність: Word також автоматично вставляє функцію поля при виклику певних функцій. Це відбувається без особливого вибору.

приклад

Наприклад, якщо натиснути комбінацію клавіш "Alt + Shift + D", поточна дата з'явиться у поточній позиції курсору у вигляді функції поля.

Функції полів та зміст

Ви також маєте можливість додати зміст до свого документа на основі стилів "Заголовок 1" до "Заголовок 9". Це працює в Microsoft Word 365 через вкладку "СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ".

У Word 2010 та 2007 використовуйте вкладку "СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ" та групу меню "ЗМІСТ", а також кнопку "ЗМІСТ". У Word 2003, 2002 / XP та 2000 ви потрапляєте у відповідну область через меню "ВСТАВИТИ" та команду "(ДОВІДКА) -ІНДЕКС ТА ДИРЕКТОРИ".

Чи хотіли б ви, щоб у нижньому колонтитулі відображалися автоматичні номери сторінок? У цьому випадку Word також використовує функцію поля.

Використання функцій поля вручну - без проблем із комбінацією клавіш

На додаток до введення польових функцій за допомогою меню, ви також можете вводити їх вручну. Для цього використовуйте комбінацію клавіш "CTRL + F9". За допомогою цієї комбінації клавіш ви можете вставити нову функцію порожнього поля. Пара фігурних дужок, що з’являються таким чином (не плутати з фігурними дужками, доступними з AltGr + 7 або AltGr + 0, які виглядають майже еквівалентно), можна заповнити потрібною командою. Ви можете побачити, які команди можливі в дужках у діалоговому вікні.

Практичні приклади безперебійного використання польових функцій

Нижче наведено огляд важливих польових функцій, які значно полегшують роботу на практиці:

Дата, Дата створення

За допомогою »{Дата}« Word вставляє системну дату вашого ПК на поточну позицію курсору. Ви можете використовувати параметр »\ @« для визначення формату. Функція поля »{CreatDate}« вставляє дату, коли був створений документ, і, на відміну від »{Date}«, після цього не змінюється. Тому вам слід використовувати «{CreatDate}» у шаблонах документів, на основі яких ви створюєте нові документи. Тоді дата створення автоматично встановлюється назавжди у кожному новому документі.

Ви хочете динамічно посилатися на вміст "Заголовка 1" у заголовку. Посилання має генеруватися автоматично, без необхідності починати з розриву розділу та нового рядка заголовка в кожному розділі?

Функція поля »{StyleRef}« надає засіб: За допомогою «{StyleRef» Заголовок 1 «\ * MERGEFORMAT}« Ви посилаєтесь на зміст тексту, відформатованого за допомогою таблиці стилів »Заголовок 1«. Якщо це зміниться, зміст заголовка зміниться на поточній сторінці. Якщо шаблон формату «Заголовок 1» використовується кілька разів на сторінці, перший заголовок завжди відображається у заголовку. Додаток »\ * MERGEFORMAT« гарантує, що використовується лише текст, а не форматування з «Заголовок 1». Введений текст форматується відповідно до стилю заголовка.

Сторінка, NumPages

Використовуйте функцію поля »{Сторінка}«, щоб вставити номер поточної сторінки. Функція поля »{NumPages}« позначає кількість сторінок у документі. Наприклад, ви можете використати »Seite {Page} of {NumPages}« для посилання на поточну та загальну кількість сторінок. Якщо розмістити (вкладену) функцію поля »{IF {NumPages}» 1 «» Seite {Page} von {NumPages} «» «}« у нижньому колонтитулі першої сторінки документа, інформація про номер сторінки відображатиметься лише у тому випадку, якщо документ довший як одна сторона.

Посилання

Вам потрібна певна примітка або посилання на абзац кілька разів у документі і ви хочете ввести його лише один раз? У цьому випадку досить один раз звернутися до введеного тексту. У цьому випадку призначте закладку тексту. Це працює в різних версіях Word наступним чином:

• Word 365: вкладка ВСТАВИТИ - Область меню ВЛІВО - кнопка ТЕКСТОВИЙ БРЕНД

• Word 2010 та 2007: вкладка ВСТАВИТИ - Область меню Гіперпосилання - кнопка ТЕКСТОВИЙ БРЕНД;
• Word 2003, 2002 / XP та 2000: Меню ВСТАВИТИ - команда ТЕКСТОВИЙ БРЕНД.

За допомогою функції поля »{Ref NameDerTextmarke}« ви можете звертатися до тексту, позначеного закладкою, так часто, як вам подобається.

Послідовність

Вам потрібен послідовний номер у вашому документі для ідентифікації етапів роботи, який управляється максимально автоматично? Оскільки цифри розміщені посередині тексту, чи не можна використовувати автоматичну нумерацію? Функція поля »{Назва нумерації послідовностей}« надає засіб. Щоразу, коли виникає ця функція поля, внутрішній номер збільшується на одиницю. Текст «назва нумерації» може бути вільно вибраний і має залишатися єдиним у нумерації. І якщо ви не хочете починати з одиниці, а з п’яти, введіть початкове значення при першому вході функції поля за допомогою параметра »\ r«: »{Назва нумерації послідовностей \ r 5}«.

Резюме та висновок:

Microsoft Word може допомогти вам із різними польовими функціями, щоб зробити вашу щоденну роботу з програмою обробки текстів більш ефективною. Відомим прикладом є введення поточної дати за допомогою комбінації клавіш або кнопки на вкладці ВСТАВКА. Подальші функції поля допомагають вам вставляти та оновлювати нумерацію у тексти або професійно формувати зміст.

Усі польові функції мають спільне, що вони спрощують повторювані дії. Вони також допомагають усунути необережні помилки, які трапляються на зайвих робочих кроках. Розумно та доцільно ознайомитися з вбудованими польовими функціями Microsoft Word та користуватися ними. Ця процедура економить ваш час при розробці текстів та листування, підвищує надійність та дозволяє ефективно уникнути помилок.

FAQ

Що робить функція поля в Microsoft Word?

Поля в Word мають функцію -заповнювач. Їх можна використовувати автоматично, щоб вставити поточну дату або номер сторінки в текст. Існують також функції, які можна використовувати для складних обчислень.

Як я можу вставити код поля у свій текст?

Код поля можна вставити в текст у Microsoft Word всього за кілька кроків. Перший крок - відкрити документ Word і перейти до точки документа, куди має бути вбудована функція. На вкладці ВСТАВКА в області меню ТЕКСТ ви знайдете можливість вставити поле в пункт меню ШВИДКИЙ ПОШУК ПОШУКУ. Визначте функцію та вставте її.

Як ефективно вставити поточну дату в документ Word?

Найшвидший і найпростіший спосіб вставити поточну дату в Word - скористатися комбінацією клавіш "Alt + Shift + D". Після натискання кнопок у тексті з’являється поточна дата.