Тут ви дізнаєтесь, як відстежувати старі електронні листи в Outlook та видаляти їх вручну, а також як використовувати автоматичне архівування для автоматичного видалення старих листів.
Як автоматично видаляти електронні листи за допомогою автоархівування
Функція автоматичного архівування Outlook призначена для збереження старих листів, зустрічей тощо у архівному файлі та звільнення Outlook від старих даних. Ви також можете використовувати цю функцію, щоб назавжди видалити старі електронні листи, зустрічі тощо - тобто видалити їх замість переміщення до архівного файлу.
Видаліть старі дані наступним чином:
- Викличте команду «Інструменти, параметри» та відкрийте вкладку «Інше».
- Натисніть тут на "Автоархівація".
- Активуйте опцію "Автоархівація кожні __ дні" та вкажіть інтервал, протягом якого слід здійснювати архівування.
- У полі "Видалити елементи, якщо вони старші" введіть мінімальний вік, яким мають бути дані, щоб їх можна було назавжди видалити.
- Активуйте опцію «Видалити назавжди старі елементи».
- Якщо ви впевнені, що цього хочете, натисніть «Застосувати налаштування до всіх папок» - більше не буде жодного секретного питання.
- Закінчивши, закрийте діалогові вікна.
Як вручну знайти і видалити старі електронні листи
Якщо ви не використовуєте функцію автоархівування для очищення папки "Вхідні" та переміщення старих повідомлень електронної пошти до архівного файлу, можна скористатися командою "Очистити поштову скриньку" для відображення та видалення старих повідомлень електронної пошти у всіх папках.
- У Outlook до версії 2007 ви викликаєте команду "Інструменти, очищення поштової скриньки". У Outlook 2010 перейдіть до Файл, Інструменти очищення, Очищення поштової скриньки.
- Активуйте опцію "Знайти елементи старше … днів" і введіть значення, наприклад 90 або 180 днів.
- Натисніть «Пошук».
- Тепер з'являється діалогове вікно "Розширений пошук", у якому відображаються електронні листи, що відповідають критерію пошуку. Тут ви можете видалити старі електронні листи або відкрити їх, щоб зберегти вкладені файли, які вони містять, на жорсткому диску.
- Як тільки ви видалите непотрібні електронні листи, закрийте діалогове вікно.
- Потім спорожніть папку «Видалені елементи» і дайте особистій папці стиснутись.
