4 способи захисту документів Word

Як налаштувати документ лише для читання

Раз за разом багато різних авторів у команді проекту працюють разом над документом Word. Існують різні варіанти захисту документів Word, так що вносяться лише ті зміни та правки, які були спільно узгоджені. Ви також можете запобігти втраті файлів Word через помилки в роботі або проблеми з обладнанням, виконавши певні кроки резервного копіювання.

Збереження та захист документів Word: чому це так важливо

Робота з програмою обробки текстів Microsoft Word стала невід'ємною частиною як професійного, так і приватного повсякденного життя. Word є однією з наборів програм, які виникли у звичайних офісних завданнях і вперше були опубліковані під назвою Microsoft Office.

Microsoft регулярно оновлює версії програм Office корисними новими функціями. Маючи належні знання щодо роботи з Word, Word можна індивідуалізувати, з одного боку, і розширити за допомогою надбудов Word, з іншого. У вас також є можливість спеціально встановити сумісність версій Word і захистити ваші текстові файли.

Документи Word потрібно захищати, особливо у важливих справах. Не тільки непередбачена втрата через забуття збереження, але й обробка сторонніми сторонами, що не мають дозволу, завдає незручностей, яких можна уникнути. Крім того, за допомогою належної обережності та передбачення також можна уникнути пошкодження або втрати документів Word через апаратні проблеми.

Збереження спрощено: ніколи більше не втрачайте файли Word за допомогою 4 хитрощів

В області завдань Word є - залежно від версії - різні, але однаково ефективні варіанти резервного копіювання документів Word.

Окрім класичного процесу збереження за допомогою комбінації клавіш "CTRL + S" або на вкладках "Файл" та "Зберегти як", Word пропонує інші елегантні варіанти захисту документа.

1. Зручно зберігайте всі документи одним клацанням миші

Залежно від використовуваної версії Word, усі документи, відкриті в певний момент часу, можна зберегти одночасно. Ви більше не ризикуєте випадково забути текстовий файл і втратити зміни.

У той час як Word 2003 та старіші версії виконують таку команду за допомогою комбінації клавіш, для збереження всіх документів у новіших версіях потрібно додати налаштування кнопки.

2. Автоматично створюйте резервну копію за допомогою локальної резервної копії

Також є можливість роботи з резервними копіями. Знову ж таки, це залежить від версії Word, що використовується. Однак завжди є можливість встановити "автоматичне резервне копіювання". Це працює з резервною копією документа або з автоматичним відновленням.

У першому варіанті, як тільки обробляється оригінальний документ, на комп’ютері створюється копія файлу Word, збереженого один раз із розширенням WBK. Якщо під час обробки оригінальний документ пошкоджений або втрачений, його можна буде використати.

Встановлення цієї функції у фоновому режимі вимагає менших клацань мишею і дещо відрізняється між Word 2007 або новішими та старими версіями. Після декількох клацань миші Word створить постійні автоматичні резервні копії та захистить вас від втрати даних.

3. Word подбає про резервне копіювання файлів з автоматичним відновленням

Автоматичне відновлення - це також функція Word, яка допомагає захистити ваші текстові файли. Хоча відповідні файли резервних копій для 2007 року та пізніших налаштовуються вручну за допомогою функції автоматичного відновлення у розділі «Додатково» або «Параметри Word», новіші версії містять певну кнопку на кнопці.

Після активації функції один раз для кожного документа Word, створеного нижче, створюються файли резервних копій без подальших дій. Користувачі новіших версій Word знайдуть елемент керування «автоматичне збереження» безпосередньо під «Пуском» у верхній лівій частині панелі завдань. Автоматичний захист активується переміщенням контролера вправо. Однак за кілька кроків ви все ще можете налаштувати інтервал завантаження копії:

1. Виберіть «Файл» і натисніть «Параметри».

   

2. Натисніть «Зберегти» в лівій частині вікна.

   

3. І встановіть бажаний час у розділі "Автовідновлення інформації кожні XY хвилини".

   

4. Перевірте, чи ви поставили дві галочки зліва перед текстовим рядком і підтвердьте свій запис, натиснувши «OK».

Який би спосіб ви не вибрали - Word надійно підтримує вас у захисті всіх документів.

4. Уникайте втрати даних: Легко знову знайдіть незбережені тексти Word

Також може статися, що ви випадково закрили документ Word після тривалого редагування, не зберігаючи його тим часом. Ви спеціально не зберегли жодних змін, внесених за допомогою функції "Зберегти як". Це в значній мірі без проблем, оскільки Word 2010 та пізніші версії зберігають такі документи, які, як вважалося, були втрачені у фоновому режимі протягом кількох днів.

Ви знайдете документ Word у розділі "Файл", "Керування версіями" та "Відновлення незбережених документів". Тут ви знайдете інформацію про те, як відновити незбережені документи. Згенеровані тексти зазвичай не знаходяться в остаточному стані, але зазвичай ви позбавлені багатьох етапів роботи над новим виробництвом. Такі звичайні речі, як форматування, зазвичай зберігаються.

Захист від запису для документів та розділів: Налаштування паролів у Word

Особливо під час роботи в проектних групах виникають складні, а іноді й багатоскладові документи. Паролі можна встановлювати для захисту цих документів Word від несанкціонованого доступу та несанкціонованих змін. Лише ті, хто володіє правильним та поточним паролем, мають право редагувати текстовий документ. Нижче пояснюється, як зберегти документ у режимі лише для читання для всіх версій від Word 2010 і далі.

1. Перейдіть до "Інформація" у розділі "Файл".

   

2. Натисніть «Захистити документ» і виберіть «Зашифрувати паролем» у спадному меню.

   

3. Введіть бажаний пароль у відповідне поле та підтвердьте введення.

   

Важлива порада - записати пароль у безпечному місці. Тому що якщо у вас немає пароля, вам також заборонено редагувати оригінальний документ. Тоді відкриється лише версія із захистом від запису.

Окремі області документів також можуть бути захищені паролем. Якщо ви змінюєте лише певні уривки у робочій групі, але інші вже є у своїй остаточній версії, це може бути дуже корисним.

Порада: До речі, ви можете зняти захист документів, повторивши наведені вище дії, і лише залишивши поле пароля порожнім. Замість того, щоб шифрувати документ, ви його дешифруєте - але процес залишається незмінним. Потім його можна знову відкрити без спеціального дозволу на доступ.

Захистіть документи Word: Обмежте редагування та доступ у Microsoft Word

У розділах «Файл» та «Інформація» ви також знайдете інші способи захисту документа. Наприклад, у вас є можливість обмежити редагування або доступ.

Якщо ви обмежуєте редагування, можна визначити вибір допустимих і недопустимих змін:

• Чи можна писати коментарі, відповідати на них чи доглядати за ними?
• Чи можна використовувати певні стилі, а інші ні?
• Яке форматування слід надати заголовкам, яке має супроводжуватись безперервним текстом?

Ви вирішуєте, які елементи та аспекти у вашому текстовому документі можна змінювати.

Однак, якщо права доступу відкликаються у працівників команди проекту, за винятком кількох, права доступу також можуть бути індивідуалізовані. Все, що вам потрібно зробити, це ввести приналежність організації або імена відповідних уповноважених осіб у зоні "Захистити документ". Решта колег відтепер не можуть редагувати документ Word. Це особливо корисно для аспектів, що стосуються захисту даних.

Висновок: Захист документів Word - дуже легко завдяки відповідним хитрощам

Документи Word можуть бути захищені на різних рівнях - до, під час і далеко після завершення. Є варіанти відновлення документів, які вважаються втраченими, та автоматичного створення резервних копій.

Крім того, можна створювати документи лише для читання та визначати такі аспекти, як тип дозволеної обробки або дозвіл на доступ. За допомогою відповідних хитрощів ви більше не втратите документи Word - будь то в приватному чи професійному контексті.

FAQ

Які існують варіанти захисту документів Word?

З одного боку, у вас є можливість зберегти всі документи одним натисканням миші, створити автоматичні резервні копії та автоматично відновити попередні версії та файли Word, які вважалися втраченими. З іншого боку, документи, призначені лише для читання, можна створювати з самого початку, а редагування та доступ також можуть бути обмежені.

Як захистити документи паролем?

Щоб призначити паролю документ, виконайте такі дії:

1. На кнопці «Пуск» натисніть «Файл», а потім «Інформація».
2. Перейдіть до "Захист документа" та виберіть "Зашифрувати паролем" у спадному меню.
3. Введіть пароль і підтвердьте його.