Автоматично передавати інформацію з таблиць Excel як записи календаря для Outlook
У нашому оцифрованому світі мобільні пристрої, такі як смартфони, планшети чи розумні годинники, є одними з найважливіших повсякденних супутників. Вони багато в чому корисні і допомагають людям ефективно організувати та структурувати свій розпорядок дня. Це насамперед стосується цифрового календаря, призначення якого в режимі реального часу передається на всі мобільні пристрої під час використання Microsoft Outlook.
- Водночас, малоймовірно, що ви отримаєте зустрічі у списку Excel у своєму професійному чи приватному середовищі. Наприклад, вони можуть бути надіслані клієнтом або постачальником як файл Excel у рамках проекту. Замість того, щоб передавати або роздруковувати дані та інформацію вручну в Outlook, зустрічі можна підготувати в Excel всього за кілька кроків, щоб вони автоматично переносилися у ваш календар Outlook. Перед імпортом є можливість:
- в особистому календарі або
- для збереження в календарі групи, який використовується кількома членами команди.
Перенесення зустрічей Excel у календар Outlook - 3 простих кроки в Excel
У старих версіях Microsoft Excel та Microsoft Outlook можна було читати файл Excel безпосередньо в Outlook. Поточні версії, такі як Outlook 365 або Outlook 2022-2023, не можуть імпортувати файли Excel. З цієї причини необхідно заздалегідь конвертувати файл у формат CSV у Excel.
Щоб імпортувати зустрічі з Excel у календар Outlook, виконайте наведені нижче дії.
-
На першому кроці повідомте, якщо це можливо, список ваших зустрічей, назви стовпців, які передбачені для зустрічей у Excel. Крім усього іншого, підходять наступні:
Тема, Починається ввімкнено, Починається о, Закінчується о, Подія на цілий день, Нагадування ввімкнено / вимкнено, Нагадування в, Нагадування в, Місцезнаходження та інші назви полів.
Ви можете використовувати назви нової зустрічі в Microsoft Outlook як орієнтир для заголовків стовпців.
-
На наступному кроці збережіть книгу Excel як файл CSV (розділений роздільником) та закрийте її.
-
Після збереження файл CSV відокремлюється крапкою з комою. Однак для імпорту Outlook потрібен файл, розділений комами. Щоб обмінятися символами, відкрийте створений файл CSV у редакторі Windows 10 і замініть кожну крапку з комою комами в розділі EDIT - REPLACE.
-
Потім збережіть файл під тим самим іменем файлу та перейдіть до Microsoft Outlook.
Імпорт даних Excel у Microsoft Outlook - що потрібно знати
Після відкриття Microsoft Outlook виконайте наведені нижче дії, щоб імпортувати дані з Excel.
-
Активуйте обраний вами календар.
-
Викличте команду ІМПОРТ / ЕКСПОРТ у меню ФАЙЛ.
-
У майстрі імпорту / експорту виберіть запис ІМПОРТ З ІНШИХ ПРОГРАМ АБО ФАЙЛІВ та натисніть кнопку НАПРЕД.
-
У наступному вікні виберіть запис «Значення, розділені комами» і натисніть ДАЛІ.
-
У вікні «ФАЙЛ ДО ІМПОРТУ» натисніть ОГЛЯД та виберіть файл зустрічі.
-
У варіантах потрібно визначитися:
- Чи слід замінити наявні записи на імпортовані записи календаря,
- Чи вводяться конфліктуючі дати двічі або
- Чи не можна ні в якому разі імпортувати дублікати.
Натиснувши ДАЛІ, ви можете вибрати потрібний календар як цільову папку.
-
На наступному кроці вас запитають, чи потрібно імпортувати зустрічі, зазначені як діапазон. Після натискання кнопки «ЗАВЕРШИТИ» зустрічі автоматично додаються до календаря.
-
Ви знайдете зустрічі у своєму календарі Outlook після імпорту.
Важливо: Щоб імпорт даних календаря з Microsoft Excel працював безперебійно, важливо, щоб інформація про поле була введена правильно. Для даних це означає, що потрібно вибрати формат DD.MM.YYYY. Як мінімум, час має бути введено у форматі HH: MM, щоб їх можна було читати Microsoft Outlook. У вас також є можливість введення категорій. Зверніть увагу, що за кожну зустріч передається лише одна категорія.
Якщо ви використовуєте власні назви полів, Microsoft Outlook попросить вас призначити поля вручну перед імпортом.
Перенесення зустрічей Excel у календар Outlook - процедура до Office 2010
Щоб імпортувати записи календаря в Outlook з файлів Excel, виконайте такі дії до Office 2010 або старіших версій:
-
Укажіть у списку зустрічей такі заголовки стовпців (без лапок): "Дата початку, тема, дата початку, дата завершення, категорія, місцезнаходження та подія на весь день.
-
У будь -якому випадку переконайтеся, що імена написані без пробілів. Це важливо для того, щоб пізніше Outlook міг правильно читати дані.
-
Введіть конкретні дані про зустріч у рядках під цими заголовками або скопіюйте їх з іншої таблиці.
-
Виділіть список зустрічей від першої комірки до останньої.
-
Введіть будь -яке ім'я в поле Ім'я, наприклад "Зустрічі" (знову без лапок). Поле імені можна знайти зліва від рядка редагування, як показано на наступному малюнку:
-
Підтвердьте введення імені за допомогою клавіші Enter.
-
На останньому кроці збережіть книгу та закрийте Microsoft Excel. Потім відкрийте Microsoft Outlook.
Імпорт записів календаря в Microsoft Outlook
Імпорт записів календаря з Microsoft Excel подібний до поточної версії Microsoft Outlook. На відміну від Outlook 365, старіші версії Outlook мають можливість читання безпосередньо у файлі Excel. Проміжний крок через файл CSV необов’язковий. Дані можна читати наступним чином:
-
На першому етапі активуйте обраний календар.
-
Викличте команду ІМПОРТ / ЕКСПОРТ у меню ФАЙЛ. У майстрі імпорту / експорту виберіть запис ІМПОРТ ЗІ ЗМІНИ ПРОГРАМ АБО ФАЙЛІВ та натисніть кнопку ДАЛІ.
-
У наступному вікні оберіть MICROSOFT-EXCEL і натисніть НАСТУП.
-
У вікні «ФАЙЛ ДО ІМПОРТУ» натисніть ОГЛЯД та виберіть файл зустрічі.
-
У параметрах ви вирішуєте, чи слід замінювати наявні записи імпортованими елементами, чи слід вводити повторювані зустрічі чи не імпортувати дублікати.
-
Натиснувши ДАЛІ, ви можете вибрати свій календар як цільову папку. На наступному та останньому кроці вас запитають, чи потрібно імпортувати зустрічі, зазначені як діапазон. Після натискання кнопки ЗАВЕРШИТИ зустрічі будуть додані до календаря.
Висновок: Імпортувати дані з Excel у Outlook легко
Замість того, щоб вручну вводити зустрічі з Excel у Microsoft Outlook, записи календаря можна експортувати та імпортувати автоматично всього за кілька кроків.
У старих версіях Office можна імпортувати файли Excel безпосередньо в Outlook. У поточних версіях імпорт можливий лише через файл CSV, розділений комами. Майстер імпорту Microsoft Outlook проводить користувачів через процес імпорту. Таким чином, ви можете автоматично інтегрувати одне або кілька зустрічей у свій календар у Microsoft Outlook протягом кількох хвилин або, як альтернативу, скористатися груповим календарем.
FAQ
Чим відрізняється файл CSV від файлу Excel?
Файли Excel представляють певний формат Excel і можуть бути прочитані за допомогою Microsoft Excel та інших сумісних програм. CSV означає значення, розділені комами, а також позначає формат файлу, в якому дані розділяються комами або крапкою з комою. Розширення імені файлу .csv. Файли CSV характеризуються високим ступенем сумісності і тому можуть використовуватися між різними комп'ютерними програмами та операційними системами.
Які функції майстра імпорту виконують у Microsoft Outlook?
Microsoft Outlook призначений для обробки та імпорту різних форматів файлів. Outlook має помічника імпорту / експорту для цієї функції. Серед іншого, це спрощує імпорт файлів CSV або VCF з інших програм чи операційних систем. Майстер автоматично проводить користувачів через запит, а потім імпортує або експортує необхідну інформацію.
