Ось як стає зрозумілим ваш Microsoft Outlook!

З корисними порадами та допомогою

Ви знаєте почуття? Ви підготувалися професійно, ваші призначення та завдання були чітко організовані, і, незважаючи на найкращі підготовчі роботи, ви забули важливе призначення. Незважаючи на водонепроникну та структуровану систему планування, може статися, що важливі речі не помічаються. Прикро, коли забуваються про призначення, терміни або завершення завдання. Outlook має ряд функцій, які допоможуть вам:

• Визначте пріоритетні важливі речі і
• Вчасно призначати зустрічі або
• Подумайте про їх приготування.

Використовуйте нагадування в Outlook

Outlook полегшує користувачам запам'ятовування важливих завдань або зустрічей. З функцією нагадування, інтегрованою в Outlook, вам більше не потрібно записувати зустріч або завершення завдання на публікації або писати від руки в календарі. Outlook автоматично нагадуватиме вам усе важливе. Для цього програма відображає вікно з інформацією про зустріч або завдання, а також видає звуковий сигнал. Це працює як на комп’ютері, так і на синхронізованих смартфонах або планшетах.

Встановіть нагадування в нових зустрічах

Щоб встановити нагадування про нові зустрічі, виконайте такі дії:

1. Створення нової зустрічі в Outlook.

2. У полі вибору "Нагадування" виберіть потрібний час виконання. Ви можете вибрати між кількома хвилинами, годинами, днями або тижнями.

3. Для виконання завдань і подальших дій поставте прапорець "Нагадування" та виберіть дату та час відображення сповіщення.

За допомогою нагадувань у Outlook ви надійно нагадуєте про зустрічі та завдання або зустрічі з іншими. Outlook також пропонує можливість автоматичного включення нагадування для кожної зустрічі або завдання. Для цього скористайтеся командою: «Файл»> «Параметри»> «Календар або завдання». Нагадування про завдання у визначений термін з’являється у визначений час.

Оскільки не кожне призначення чи кожне завдання мають однакову важливість, користувачам слід подумати, чи має значення в цьому випадку стандартний параметр.

Порада:

При першому встановленні Outlook за умовчанням відображає вікно нагадування за 30 хвилин до кожної зустрічі. Якщо ви хочете змінити це та встановити нагадування окремо, вам потрібно вимкнути стандартне нагадування. Це працює шляхом переходу до налаштувань календаря, як описано вище, і відключення прапорця для стандартних нагадувань.

Для повторного надсилання використовуйте функцію подальших дій

Функція завдання в Outlook проста у використанні та ефективна. Якщо ви не хочете створювати завдання з нагадуванням для кожного очікуваного телефонного дзвінка або для простих відповідей електронною поштою, ви також можете скористатися практичними функціями нагадування в Outlook як альтернативою.

Щоб використовувати подальші дії в Microsoft Outlook, виконайте наведені нижче дії.

Введіть завдання в планувальник завдань та зв’яжіть його з контактними даними або електронною поштою, на яку потрібно відповісти. Для цього виберіть контакт або електронну пошту та викличте команду: “Пуск”> “Відстежити”. Натисніть на «Спеціальний» і виберіть термін виконання на наступному кроці. За бажанням ви також можете встановити нагадування як опцію.

У меню "Для подальших дій" ви також знайдете заздалегідь визначені терміни на вибір. Наприклад, якщо ви оберете запис «Наступний тиждень», ви отримаєте інформацію нагадування про наступний тиждень. Крім того, вам потрібно натиснути символ дзвоника та додати нагадування, щоб активувалося автоматичне нагадування.

Нехай вам і іншим нагадують важливі дати

Існують дати та терміни, які є надзвичайно важливими та вирішальними для подальшого потоку роботи. Якщо ви хочете автоматично нагадувати одержувачу повідомлення про те, що ви чекаєте відповіді, ви можете додати наступну примітку до повідомлення в Outlook. Починаючи з версії Outlook 2007, ви також можете активувати другий подальший контроль особисто для себе. За допомогою цієї процедури ви генеруєте приватне цифрове повторне подання.

Щоб відзначити важливу зустріч таким чином, зробіть наступне:

1. На вкладці ПОВІДОМЛЕННЯ зустрічі, яку потрібно надіслати, натисніть СЛІДКУВАТИСЯ.

2. Потім виберіть ВИЗНАЧЕНО КОРИСТУВАЧОМ.

3. Встановіть мітку для одержувача в нижній частині вікна. Наприклад, ви повинні відповісти на повідомлення до 16:00 у четвер.

4. На один рівень вище відстеження одержувачів ви активуєте відстеження особисто для себе. Наприклад, дозвольте собі нагадати про необхідну відповідь наступного ранку. За допомогою цієї процедури та проактивного подальшого спостереження у вас є гарантія того, що буде достатньо часу, щоб зв’язатися з одержувачем, якщо він ще не відповів.

З Outlook 2010: так ви можете нагадувати про майбутні завдання

Якщо ви хочете, щоб Outlook автоматично нагадував вам про завдання, у яких є термін виконання, ви можете автоматизувати функцію нагадування за допомогою таких параметрів:

1. Перейдіть до Файл> Параметри.

2. Відкрийте вкладку «Завдання».

3. Активуйте опцію "Активувати нагадування для завдань із строком виконання".

4. Виберіть потрібний час у розділі "Стандартний час нагадування".

Використовуйте папки або шукайте папки

Різні папки в Outlook також можна використовувати, щоб не випускати з уваги важливі завдання. Наприклад, ви можете створити особисту папку «Справи», в яку можна перемістити всі електронні листи, які все ще потребують дій. На відміну від подальших дій, для електронних листів, що містяться у папці, не встановлено строку виконання. Ви повинні особисто пам’ятати, що потрібно заглянути у папку та відповісти на будь-які очікувані електронні листи. Якщо ви щодня завантажуєте нові електронні листи і відповідаєте на них, особисті папки стануть у нагоді для структурування вашої роботи. Після відповіді повідомлення можна перемістити до папки, в якій воно буде збережено або заархівовано на тривалий період.

Папка пошуку "Для відстеження", яка була заздалегідь визначена у старих версіях Outlook і її можна знайти в кінці списку папок, є практичною та зручною для користувачів. У поточній версії Outlook 365 ви знайдете папку під назвою «Папка пошуку» в кінці дерева папок.

Відкрийте цю папку та введіть параметри пошуку, Outlook за кілька секунд знайде всі електронні листи, які ви позначили для подальших дій, і відобразить їх. Таким чином, у вас є миттєвий огляд, схожий на той, що у папці To-Do. Основна відмінність полягає в тому, що папка пошуку збирає електронні листи, позначені для подальших дій, з усієї папки "Вхідні" та папок, які вона містить. Таким чином, також відображаються електронні листи, які ви зберегли у відповідній папці клієнта.