Як створити списки розсилки
Щодня у професійному чи приватному середовищі виникає необхідність надсилати електронні листи різним типам людей або групам людей. У багатьох випадках зміст одного повідомлення має потрапляти до різних одержувачів. Недосвідчені користувачі Outlook можуть працювати з функцією "копіювати та вставляти" для такого завдання та надсилати вміст повідомлення різним контактам у такий спосіб.
Надсилання повідомлень кільком одержувачам із функцією "скопіювати та вставити" - це щонайбільше друге найкраще рішення. Окрім того, що копіювання та вставлення текстів схильне до помилок, слід також враховувати фактор часу. Краща альтернатива - створити групу контактів або списки розсилки в Outlook. Список розповсюдження термінів та група контактів мають еквівалентне значення. До версії Outlook 2007 використовувався термін "список розсилки". Станом на Microsoft Outlook 2010 список розсилки був замінений терміном «група контактів», який також використовується в поточній версії Office Outlook 365. Використовуючи список розсилки в Microsoft Outlook, ви можете додати групу одержувачів до повідомлення одним клацанням миші. Створення групи контактів та списків розсилки в Outlook не є складним і економить багато часу на професійне спілкування електронною поштою.
Створення групи контактів Outlook - практичні поради щодо переробки
Щоб створити нову групу контактів у Microsoft Outlook, спочатку перейдіть на вкладку "Пуск". Потім можна створити новий список розсилки за допомогою кнопки "Нові елементи". У поточній версії Outlook пункт меню "Контактна група" включено глибше в рядок меню, ніж у старих версіях Outlook. Ви можете знайти кнопку під: "Додаткові елементи> Група контактів".
Після натискання кнопки «Група контактів» відкриється вікно вибору, в якому можна внести свої індивідуальні налаштування для нового списку розсилки. За допомогою клавіатури виберіть комбінацію клавіш Ctrl + Shift + L.
У вас є такі варіанти та опції:
|
кнопку |
Вираз |
|
Зберегти близько |
Пункт меню «Зберегти та закрити» є важливим у кінці створення нової групи контактів. Ви можете скористатися кнопкою, щоб зберегти всю інформацію про нових учасників та одержувачів. Як наслідок, група контактів доступна вам завжди під час надсилання звичайних електронних листів. Важливо: Перш ніж ви зможете надіслати повідомлення до списку розсилки в Outlook, групу контактів потрібно зберегти. Це робиться шляхом призначення унікального імені та підтвердження цього натисканням кнопки «Зберегти та закрити». |
|
Видалити групу |
Видаляє список розсилки. |
|
Нападаюча група |
Список розповсюдження, створений у Microsoft Outlook, можна пересилати іншим людям. Можна надіслати список розсилки у форматі Інтернет у вигляді візитної картки у файлах або альтернативно як контакт Outlook. |
|
Учасники та примітки |
Ви можете вибрати вид вікна на вкладці "Дисплей". За допомогою кнопки "Учасники" ви можете побачити інформацію про всіх учасників групи. Ви можете ввести коментарі до списку розсилки в розділі Примітки. |
|
Додати учасників |
Кнопку «Додати учасників» можна розуміти як серце групи контактів у Microsoft Outlook. Учасників групи можна:
додати до списку розсилки. |
|
Вилучити учасника |
Щоб видалити учасника групи зі списку розсилки, виберіть запис і натисніть кнопку "Видалити учасника". Запис видалено. |
|
Оновити зараз |
Натисніть кнопку «Оновити зараз», щоб оновити вигляд у вікні. Усі записи оновлюються. |
|
Вкладка "Спілкуйся" |
На вкладці «Спілкування» у вас є можливість вибрати контакт зі списку розсилки та написати окрему електронну пошту цій особі. Також можна створити запит на зустріч для певного контакту. |
|
Вкладка "Категорії" |
Як і в календарі Outlook, у вас також є можливість присвоїти елемент категорії для списків розсилки. Крім того, ви можете налаштувати подальше нагадування про групу контактів пізніше. Ви також можете позначити список розсилки як "приватний". |
Таким чином, у вас є різні варіанти та параметри налаштування, щоб створити групу контактів окремо та адаптувати її до власних потреб. Якщо ви хочете пізніше адаптувати створену групу контактів і, наприклад, додати нових учасників з адресної книги, це можна зробити в будь -який час за допомогою кнопки «Пуск> Адресна книга».
Після вибору правильної адресної книги ви можете розпізнати список розсилки за піктограмою, на якій зображено дві стилізовані голови. Ви можете змінити специфікації списку розсилки, натиснувши кнопку «Властивості». Усі адаптації повинні бути підтверджені "OK". Крім того, ви можете знайти всі особисті списки розсилки в рядку меню на вкладці "Контакти" в Microsoft Outlook.
Надішліть електронний лист групі контактів у чотири кроки
Після створення нової групи контактів можна використовувати створену групу розповсюдження для одночасного запису з кількома одержувачами за допомогою Outlook. За допомогою 4 простих кроків ви можете надіслати нову пошту до групи розповсюдження:
-
Відкрийте нову електронну пошту, натиснувши «Пуск> Нова електронна пошта».
-
Відкриється звичне вікно введення електронної пошти, за допомогою якого можна створити та надіслати нову електронну пошту.
-
Замість того, щоб вручну вводити адресу електронної пошти одержувача, натисніть кнопку "Кому" та знайдіть потрібну групу контактів в адресній книзі. Якщо ви надіслали нове повідомлення групі розповсюдження один раз, достатньо ввести перші літери назви списку розсилки у поле введення кнопки "Кому". Після кількох натискань клавіш група контактів відображається як пропозиція і її можна вибрати.
Як і у випадку звичайних повідомлень електронної пошти, надсилаючи повідомлення до групи контактів, ви також можете вирішити, чи вони:
- У полі "Кому" воно надсилається простим текстом усім одержувачам групи контактів. У цьому випадку адреси електронної пошти всіх учасників групи розповсюдження бачать усі.
- Копію слід надіслати всім одержувачам із групи контактів у полі "Копія".
- Потрібно передавати невидимо в полі "Прихована копія". Якщо повідомлення надсилається до списку розсилки за допомогою "Bcc", адреса електронної пошти не буде переслана.
-
Надішліть повідомлення, натиснувши кнопку "OK". Він буде надісланий усім учасникам групи відповідно до ваших специфікацій.
Надсилання повідомлення через список розсилки в Outlook подібне до перевіреної відправки електронних листів різним одержувачам. Об’єднавши одержувачів у групу розповсюдження, повідомлення може досягти багатьох адресатів за один крок. Ця процедура особливо ефективна, коли повідомлення потрібно надсилати одній групі людей через постійні проміжки часу. Наприклад, усіх працівників департаменту або всіх працівників на місцях у бізнес -підрозділі можна об’єднати у контактну групу. Повідомлення з однаковим вмістом можна надсилати до списку розсилки.
Підсумок та висновок: Робота зі списками розсилки в Outlook ефективна та проста
Створення груп контактів у Microsoft Outlook має сенс, якщо фіксована група людей постійно отримує електронні листи з однаковим вмістом. У професійному середовищі доцільно створити список розповсюдження для кожного відділу або групу розподілу для всіх співробітників компанії. Те саме стосується клубів або приватного сектору. Список розповсюдження створюється в Outlook на вкладці «Пуск» за допомогою кнопки «Нові елементи».
У старих версіях Outlook назви кнопок та структура меню відрізняються. До групи розповсюдження можна додати як відомі, так і збережені в адресній книзі, а також нові адреси електронної пошти.
Існуючу групу контактів можна адаптувати, передати іншим одержувачам або видалити лише за кілька кліків. Користувачі Microsoft Outlook, які спеціалізуються на спілкуванні з групами контактів або, у старих версіях, зі списками розсилки, заощаджують дорогоцінний час і мінімізують можливість помилок при копіюванні та вставці електронних листів.
