Зміст
Автоматичне архівування можна налаштувати окремо. Перш за все, визначте стандартні параметри: Як часто архівуються, наскільки "старими" повинні бути дані, щоб їх можна було архівувати, у якому файлі дані слід зберігати
Ви визначаєте стандартні параметри для функції архіву таким чином:
- У Outlook до версії 2007 викличте команду EXTRAS >> OPTIONS і відкрийте реєстр БІЛЬШЕ. У Outlook 2010 викличте команду FILE >> OPTIONS і відкрийте вкладку ADVANCED.
- У програмі Outlook до 2007 року натисніть кнопку АВТОМАТИЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ, у програмі Outlook 2010 - НАЛАШТУВАННЯ АВТОМАТИЧНОГО НАЛАШТУВАННЯ. Налаштування архівування діють для всіх модулів Outlook - якщо ви не зміните їх для окремих модулів або папок.
- Активуйте опцію AUTOARCHIVE EVERY X X DAYS і вкажіть інтервал, протягом якого слід здійснювати архівування.
- Якщо вам неприємно підтверджувати діалогове вікно для кожного процесу архівування, вимкніть опцію ПОЧАТИ АВТОМАТИЧНИЙ ПІСЛЯ ПІД ПІДТВЕРДЖЕННЯМ.
- Якщо ви позначили в Outlook свої повідомлення, які вам більше не потрібні, і не бажаєте їх архівувати, активуйте опцію ВИДАЛИТИ ДОСТУПНІ ЕЛЕМЕНТИ (лише для папки електронної пошти).
- У будь -якому випадку активуйте опцію АРХІВУВАТИ АБО ВИДАЛИТИ СТАРІ ЕЛЕМЕНТИ.
- Якщо активувати параметр ПОКАЗАТИ АРХІВ ПАПКИ У СПИСКІ ПАПК, Outlook автоматично відкриє архівний файл після архівування та відобразить його у списку папок. Це означає, що ви можете негайно продовжувати отримувати доступ до заархівованих даних, але тоді вам доведеться відмовитися від швидкості аутсорсингу.
- У полі ВИДАЛИТИ ЕЛЕМЕНТИ, ЩО СТАРІШЕ, вкажіть, скільки років мають бути дані, щоб вони були переміщені в архів (або видалені повністю).
- Якщо дані потрібно перенести до архіву, активуйте опцію ПЕРЕМІСТИТИ СТАРІ ЕЛЕМЕНТИ ДО та виберіть потрібну папку за допомогою ПОШУКУ або введіть ім’я нового архівного файлу, який Outlook має створити у полі біля кнопки.
- Якщо ви хочете безповоротно видалити старі дані, активуйте опцію НАЗВІНЧЕ ВИДАЛИТИ СТАРІ ЕЛЕМЕНТИ. Щоб усі старі елементи були негайно видалені, натисніть кнопку ЗАСТОСУВАТИ НАЛАШТУВАННЯ ДЛЯ ВСІХ ПАПК - але пам’ятайте, що це неможливо скасувати.
- Закрийте діалогові вікна.
Індивідуальні налаштування для окремих модулів
Якщо припустити, що ви вказали як стандартний параметр, що елементи слід перемістити в архів через рік, але ви все одно хочете, щоб у календарі зустрічей були зустрічі за попередні роки. Потім відрегулюйте параметри календаря:
- Відкрийте календар.
- У розділі МОЙ КАЛЕНДАРЬ клацніть правою кнопкою миші на КАЛЕНДАРІ та викличте команду PROPERTIES. У прикладі календар не архівується.
- Відкрийте вкладку АВТОАРХІВ.
- Якщо ви не хочете архівувати календар, активуйте опцію НЕ АРХІВУВАТИ ЕЛЕМЕНТИ У ЦІЙ ПАПКІ та перейдіть до кроку 6. Якщо ви хочете використовувати інші налаштування, ніж стандартні, активуйте опцію ВИКОРИСТОВУВАТИ НАСТАВНІ НАЛАШТУВАННЯ ДЛЯ цієї ПАПКИ.
- Налаштуйте параметри, наприклад вік елементів, які потрібно заархівувати, або вкажіть інший файл архіву.
- Закрийте діалогове вікно.
Індивідуальні налаштування для окремих папок, записів про зустрічі або електронних листів
Outlook дає можливість виключити ці елементи з автоматичного архівування. Для цього дійте так:
- Відкрийте потрібний елемент, наприклад важливу електронну пошту або запис про зустріч.
- У вікні для пошти, зустрічі чи завдання викличте команду "Файл, Властивості".
- Активуйте опцію «Без автоматичного архівування цього елемента» та закрийте діалогове вікно.
