Як архівувати календар Outlook в кінці календарного року.
Чи не було б практично заархівувати записи календаря за цей рік наприкінці року, а потім видалити їх із календаря Outlook? Це насправді завдання функції автоархівування Outlook - однак вона не може архівувати всі записи календаря з 1 січня по 31 грудня року. Ви повинні робити це інакше.
Автоархівація Outlook може лише архівувати та видаляти елементи з особистої папки, створені до певної дати. Ви не можете вказати дату початку. Якщо ви здійснили автоархівацію саме на початку минулого 2012 року, а дати 2011 року більше не є у календарі, то, звичайно, ви отримаєте щорічний архів з автоархівуванням.
Якщо ви цього не зробили, ви також можете скористатися функцією експорту для створення щорічного архіву у вигляді файлу PST.
Архів зустрічей
Щоб архівувати записи календаря, виконайте наведені нижче дії.
- Викличте команду "Файл, імпорт / експорт"увімкнено.
- Виберіть "Експортувати у файл"І натисніть"Далі“.
- Виберіть тип файлу "Файл особистої папки (.pst)"І натисніть"Далі“.
- Поставте галочку перед календарем; якщо ви налаштували інші календарі і хочете їх також заархівувати, активуйте опцію "Включити підпапки"а.
- Натисніть кнопку "фільтр“.
- На "Розширений" натисніть на "поле". Виберіть "Усі поля призначення"А потім поле"Початок серії" кінець.
- Виберіть під "хвороба"запис"на або після" кінець.
- Введіть під "значення"Введіть бажану дату, наприклад"01.01.2012“.
- Натисніть на "Додати до списку“.
- Повторіть кроки 6-9 для "Кінець серії"за умови"на або раніше". Введіть дату завершення в нашому прикладі "31.12.2012"о.
- Закрийте Фільтр-Зверніться до ""в порядку“.
- У діалозі "Експорт особистих папок"на"Далі“.
- Вкажіть, у якій папці та під яким ім’ям слід зберігати архівний файл. Найпростіший спосіб - прийняти запропоновану папку, в якій Outlook зазвичай зберігає архівні файли. Наприклад, введіть "Calendar_archive_2012.pst" як назву файлу.
- Натисніть на "Повна“.
- Якщо ви хочете зашифрувати архівний файл паролем для його захисту, введіть його двічі. Не зберігайте пароль у списку паролів (інакше ви можете зберегти собі шифрування).
- Нарешті натисніть "в порядку“.
Видалити старі зустрічі
Якщо ви хочете видалити зустрічі за попередній рік із календаря Outlook, виконайте дії, описані нижче. Якщо на початку нового року вам все одно доведеться шукати календар минулого року, не видаляйте старі зустрічі до лютого чи березня.
- Відкрийте календар і викличте команду "Перегляд, Поточний вигляд, Визначення подань"(Або в Outlook 2003"Перегляд, упорядкування, поточний вигляд, визначення переглядів") на.
- Натисніть на "Новий«І введіть ім’я.
- Під "Тип перегляду"вибрати"Tabel" кінець; потім натисніть на "в порядку“.
- Натисніть на "Фільтр“.
- Як описано вище у кроках 6-11, визначте 01.01.2012 як "Початок серії"І 31 грудня 2012 року як"Кінець серії“.
- Натисніть на "Застосувати подання“.
- Тепер у таблиці є всі збережені раніше записи про зустрічі. Виділіть їх за допомогою CTRL + A і натисніть DELETE, щоб видалити їх.
Оновити заархівовані зустрічі
Після видалення старих зустрічей ви більше не побачите їх у своєму календарі. Якщо ви хочете знайти архівний файл або скопіювати зустрічі до нового календаря, відкрийте заархівований файл наступним чином:
- У Outlook викличте команду "Файл, відкрити, файл даних Outlook"увімкнено.
- Виберіть потрібний файл і натисніть ""в порядку“.
