Як правильно структурувати документи Word
Word пропонує користувачам безліч різних варіантів оформлення текстових документів відповідно до різних вимог або індивідуальних уявлень. Можна змінювати не тільки налаштування шрифту, а й макет та форматування документів. Особливо, якщо ви часто використовуєте Word і регулярно використовуєте певну структуру тексту, ви можете отримати велику користь від функції "шаблону форматування". Але як створити шаблон у Word? І як ви їх редагуєте?
Шаблон у Word: що це таке насправді?
Чи не обмежується ваша робота одним конкретним форматом? Чи потрібно перемикатися між різними типами тексту? Ви можете зберегти різні шаблони користувачів у Word і отримати до них доступ у будь -який час. Це дозволяє створювати документи без особливих зусиль і швидко наповнювати їх відповідним вмістом.
За певних обставин у вашій системі подання накопичується кілька шаблонів. Для огляду можна відсортувати ці зразки документів у відповідній області завдань. Таким чином, ви знайдете його ще швидше, коли будете шукати певний стиль. Але як шаблони форматування можна інтегрувати у ваш документ?
З першого погляду: чітко структуруйте та редагуйте тексти
Виберіть шаблони форматів на стрічці меню на вкладці «Пуск». За замовчуванням Word визначає різні рівні заголовків у різних шрифтах та розмірах, тим самим допомагаючи стандартизувати текстові документи. Крім того, заголовки так добре виділяються з тексту або зображення.
Використання шаблонів також дозволяє прискорити навігацію в документі. Як правило, у лівій частині сторінки в Word ви знайдете так звану "область навігації". Якщо ви не бачите цього, виконайте наведені нижче дії.
-
Виберіть вкладки "Перегляд".
-
У області "Відображення" можна перевірити поля "Лінійка", "Лінії сітки" та "Область навігації".
-
Як тільки ви перевірите «Область навігації», ліворуч з’явиться панель навігації.
-
Натисніть тут на "Заголовки", щоб структура заголовка з'явилася на панелі навігації.
Word показує тут усі визначені заголовки та підзаголовки. Натиснувши на цільове текстове поле в області навігації, ви можете легко перемикатися між створеними вами шарами.
Чи потрібно дотримуватися конкретних вказівок щодо форматування основного тексту та заголовків? Ви отримали конкретні вказівки щодо того, як має виглядати кінець документа? Пропозиції Word не завжди відповідають вимогам компаній, шкіл чи особистому смаку. Якщо ви потім використаєте свій індивідуальний шаблон, ви можете бути впевнені, що він буде виглядати однорідним і відповідатиме вашим специфікаціям.
Практичний та індивідуальний: Інспектор формату Word
З цієї причини шаблони можна налаштовувати. Хоча Microsoft Word часто вказує певний розмір шрифту, шрифт, конкретний міжрядковий інтервал і вибір між вирівнюванням, праворуч або ліворуч, тут все ще є область: Ви можете вносити зміни до налаштувань за своїм бажанням.
Щоб відредагувати шаблон формату або створити новий шаблон, відкрийте вкладку "Пуск" на стрічці меню. Тут ви знайдете поле "Форматувати шаблони". Натисніть на маленьку стрілку в нижньому правому куті. Залежно від версії Word, на даний момент у вас є різні варіанти. Вам доступні такі функції:
- Новий шаблон стилю
- Інспектор формату
- Перевірити стилі
- Варіанти
Тут ви можете бачити лише символи замість перерахованих термінів. Наприклад, "A +" означає "Шаблон нового формату". Натисніть на символ, щоб відкрити відповідне вікно.
У розділі "Шаблон нового формату" ви можете визначити нові шаблони для форматування тексту відповідно до власних уявлень або за погодженням з роботодавцем. «Інспектор форматів», з іншого боку, є помічником, який перевіряє, чи дотримуються раніше визначені шаблони форматів - подібно до «Перевірка шаблону формату». У розділі "Параметри", наприклад, ви можете використовувати поточний документ як основу для створення нового шаблону.
Добре організовано: так ви відстежуєте речі в Word
Якщо ви вирішили створити індивідуальні шаблони користувачів у Microsoft Word, зразок документа можна зберегти у відповідному місці зберігання. Щоб мати можливість швидко відкрити файли в потрібний момент, відповідну папку має бути легко знайти.
Оскільки велика кількість даних може швидко накопичуватися на комп’ютері, ваша організація тут особливо важлива. Word пропонує різні місця зберігання в залежності від типу файлу. У той же час програма Office пропонує вам можливість відображення всіх доступних шаблонів форматів.
Однак ви можете не тільки отримати доступ до шаблонів користувачів, але й використовувати окремі готові текстові модулі за допомогою вибору списку. Окрім графіки, документи можна зібрати в папку та розмістити в окремому місці з відповідним позначенням під вашим іменем користувача.
Використовуйте потенціал: Правильно використовуйте функції Word
Завдяки змінним текстовим модулям, ваш текст можна створити не лише за кілька кроків, а й за допомогою кількох інших функцій для додаткової індивідуалізації. Залежно від того, яким вимогам документ повинен відповідати врешті -решт, ви можете вставити кілька елементів, які роблять текст більш привабливим.
Графіка, окремі текстові поля, цитати та гіперпосилання, які виділяються з решти тексту, часто викликають особливу увагу читачів і викликають у них інтерес. Зміст, список джерел, імена авторів, дата та номери сторінок зазвичай є частиною офіційних основ, що містяться у більшості документів.
Якщо з файлом працює більше однієї особи, це може допомогти включити шлях, з якого здійснюється доступ до розташування файлу документа, у верхній або нижній частині тексту. Ваше ім’я користувача може бути видно в меню, щоб усі, хто працює над текстом, могли бачити, хто створив або відредагував документ.
Шаблони та інші функції: роблять документи привабливими
Різні функції Word також дозволяють переглядати існуючі шаблони. Якщо ви хочете внести виправлення, ви можете, наприклад, скористатися функцією "Знайти та замінити". Якщо ви помітили помилку у своєму шаблоні після того, як ви вже зберегли його у папці, ви все одно можете інтегрувати зміни та оновити документ. Потім запис можна відкрити в поточній версії.
Під час налаштування сторінки ви можете використовувати цю кнопку для використання різних функцій поля. Окрім макросів, ви можете, наприклад, вставити тексти автомобілів у свій текст за допомогою декількох клацань миші, які ви сформулювали заздалегідь і хотіли б часто використовувати. Хоча ви можете швидко викликати та активувати команди, які регулярно використовуються з макросами, ви можете використовувати цю функцію для включення текстових полів або графічних зображень у документ.
Корисно знати: Як ефективно працювати з Microsoft Word
У повсякденному професійному житті корисними елементами Word є не лише шаблони та функції, такі як макроси або текстові модулі. Ви можете зберегти будь -який файл у форматі PDF. Тоді документи можна надсилати швидко, і їх більше не можна легко змінювати іншими людьми.
Програма Office також дозволяє виконувати переклади та створювати формуляри. Таким чином можна не тільки швидко, але й ефективно охопити багатьох одержувачів. Загалом, Microsoft Word пропонує вам практичний спосіб вирішення найрізноманітніших вимог до створення тексту. Ви можете отримати структурований огляд функцій на стрічці меню програми Office.
Питання та відповіді
Як створити шаблон формату або шаблон користувача у Word?
Виберіть вкладку "Пуск" на стрічці меню. Потім знайдіть поле "Форматувати шаблони" на верхній панелі. Тут ви знайдете маленьку чорну стрілку: Якщо ви натиснете на неї, відкриється інше поле. У нижній частині ви знайдете доступні варіанти редагування шаблонів. "Шаблон нового формату" або символ плюс вказують на можливість створення нового шаблону.
Які параметри я можу зробити для своїх шаблонів?
Спочатку дайте своєму шаблону формату ім’я користувача. Таким чином, ви можете знову знайти шаблон пізніше в меню або у бажаному місці зберігання файлів. Потім ви можете вказати, який це тип документа. Ви створюєте шаблон таблиці? Або зразок списку? В інших налаштуваннях також можна вказати шрифт та розмір, а також інтервали та позначки.
