Щоб ви завжди знали поточний статус -кво після делегування завдань через Outlook, ви можете вказати, що хочете отримувати звіт про стан переданих завдань. Це також може бути корисним, особливо для складних завдань
Делегувати завдання
Щоб делегувати завдання, викличте команду в Outlook 2013 або пізнішої версії Пуск - Нові елементи - Запит на виконання завдання у програмі Outlook 2010 Початок - нові елементи - інші елементи - запит завдання, в Outlook 2003/2007 Новий - новий запит завдання. Потім введіть дані та адресу електронної пошти працівника, якому ви хочете передати завдання, і подайте завдання. Але що, якщо ви ввели завдання один раз у своєму планувальнику завдань і лише згодом зрозуміли, що вам не вистачає на це часу і що вам краще делегувати його? Потім дійте так:
- Клацніть правою кнопкою миші завдання в планувальнику завдань і зателефонуйте Призначити завдання на
- Потім введіть адресу електронної пошти особи, якій ви хочете передати завдання, напишіть коротке повідомлення та налаштуйте термін виконання так, щоб у вас ще був час переглянути результат.
- Переконайтеся, що у вас є два варіанти Зберегти оновлену копію цього завдання до мого списку завдань та Надіслати мені звіт про стан, як тільки завдання буде виконано увімкнено. Інакше завдання не відображатиметься у вашому планувальнику завдань; крім того, ви не отримаєте автоматичне сповіщення, коли завдання буде виконано.
- Надішліть запит на виконання завдання.
Таким чином ви гарантуєте автоматичне інформування про прогрес
Щоб делеговані завдання завжди відображалися у вашому планувальнику завдань, і ви отримували сповіщення, коли завдання буде виконано, у Вашому Outlook потрібно активувати два варіанти, зазначені у кроці 3. Тоді вам не завжди потрібно пам’ятати, щоб увімкнути параметри з кроку 3 із попереднього розділу під час делегування. Параметри ввімкнено за замовчуванням, але краще перевірити їх на безпечність:
- У Outlook 2010 або пізнішої версії викличте команду Файл - Параметри - Завдання у Outlook 2003/2007 Інструменти - Параметри - Параметри завдань.
- У Outlook 2010 та пізніших версіях увімкніть такі параметри: Оновити свій список справ копіями завдань, які я доручаю іншим людям та Надіслати звіт про стан, коли я виконаю призначене завдання А..
- У програмі Outlook 2003/2007 увімкніть два варіанти Оновлюйте призначені завдання у списку завдань та Надсилати звіт про стан, коли доручені завдання будуть виконані а.
- Закрийте діалогові вікна.
Таким чином можна відобразити стан завершення та відповідальність
У списку активності (див Простий список) стовпець відсутній % завершенощо на погляд Перелік деталей з'являється. Якщо ви часто делегуєте великі завдання, а ваші співробітники регулярно документують в Outlook, який відсоток завдань вони вже виконали, то я рекомендую вам скористатися % завершено також у поданні Простий список вставити. Це дозволить вам бути в курсі прогресу. Для цього дійте так:
- Виберіть подання у планувальнику завдань Простий список: Перегляд команд - Змінити вигляд - Простий список.
- Клацніть правою кнопкою миші на одному із заголовків стовпців, наприклад на довідковий або в старих версіях Тема завданняі викликати команду Вибір поля на
- Перетягніть кнопку % завершено Б. з діалогового вікна, натиснувши ліву кнопку миші, до рядка із заголовками стовпців. Моя пропозиція: перетягніть його до позиції праворуч від заголовка стовпця Термін виконання. Червона стрілка показує, де % завершено вставляється як новий заголовок стовпця C.. Як тільки кнопка знаходиться в потрібному положенні, відпустіть кнопку миші.
- Якщо у поданні немає стовпця Відповідальний відображається, вставте його так, як описано. Відповідальний можна знайти в самому кінці списку в діалозі Вибір поля.
- Потім закрийте діалогове вікно Вибір поля.
