Ви використовуєте підпис в кінці кожного електронного листа, щоб надати одержувачу свою адресу та обов’язкову інформацію, передбачену законодавством. Ви також можете використовувати підпис для передачі пропозицій, рекламної інформації чи інших повідомлень.
Налаштуйте підпис
Ви можете налаштувати підпис в Outlook таким чином:
- Викличте команду TOOLS >> OPTIONS.
- Відкрийте вкладку ФОРМАТ ЕЛЕКТРОННОЇ ПОЧТИ та натисніть ПІДПИСИ, а потім-НОВЕ.
- Введіть назву нового підпису. Збережіть опцію Створити підпис без шаблону (ця опція більше не доступна в Outlook 2007) і натисніть ДАЛІ.
- Введіть і відформатуйте текст підпису. За бажанням ви також можете додати логотип вашої компанії.
Зауважте, що одержувач побачить форматування лише в тому випадку, якщо він встановив HTML або RTF як формат електронної пошти. У випадку електронних листів у звичайному текстовому форматі, звичайно, жирний шрифт тощо не відображається.
Якщо у вас Outlook до 2003 року включно, виконайте наведені нижче дії.
- Натисніть ЗАВЕРШИТИ, потім натисніть OK.
- На вкладці ФОРМАТ ЕЛЕКТРОННОЇ ПОЧТИ в розділі Підписи виберіть обліковий запис електронної пошти, для якого слід використовувати новий підпис. Потім Outlook автоматично вставляє підпис в кінці кожного нового листа електронної пошти або кожної відповіді та пересилання, яке ви надсилаєте через цей обліковий запис.
- Закрийте діалогове вікно.
Якщо у вас Outlook 2007, виконайте наведені нижче дії.
- Натисніть «Зберегти.
- Угорі праворуч у діалоговому вікні у полі Обліковий запис електронної пошти виберіть обліковий запис, для якого новий підпис буде використовуватися автоматично.
- Нижче ви вибираєте назву підпису для НОВИХ ПОВІДОМЛЕНЬ та для ВІДПОВІДІ / ПЕРЕДАВАЧ.
- Закрийте діалогове вікно за допомогою OK.
Оскільки Outlook копіює підпис у поле повідомлення, ви все ще можете змінити його перед надсиланням електронного листа - наприклад, вставити свій прямий номер телефону для важливого клієнта, тоді як звичайний підпис містить номер комутатора.
Додайте свій підпис до візитної картки
Якщо ви створили цифрову візитну картку зі своїми даними в Outlook, її можна додати до підпису електронної пошти. Одержувач візитної картки може перенести контактні дані до своєї адресної книги подвійним клацанням миші.
Важливо: Outlook до версії 2003 надсилає візитну картку у вигляді файлу vCard, яку також можуть читати інші клієнти електронної пошти, окрім Outlook. Outlook 2007, з іншого боку, використовує формат VCF, який правильно інтерпретується лише з Outlook 2007 та майбутнім Outlook 2010.
Як додати візитну картку до підпису в Outlook:
- Якщо ви цього ще не зробили, створіть новий запис із контактними даними в адресній книзі.
- Викличте команду TOOLS >> OPTIONS >> E -MAIL FORMAT.
- Натисніть кнопку ПІДПИСИ.
- Якщо ви вже ввели підпис, виберіть його у верхньому лівому полі. В Outlook до 2003 року тепер потрібно натиснути «Змінити». Якщо ви ще не ввели підпис, зробіть це за допомогою кнопки NEW.
- В Outlook 2003 або більш ранній версії виберіть vCard у полі Додати цю візитну картку (vCard) до цього поля підпису. У програмі Outlook 2007 у розділі Редагування підписки за замовчуванням натисніть БІЗНЕС -КАРТКА. Виберіть запис контакту з адресної книги та натисніть OK. Потім файл VCF створюється автоматично, а попередній перегляд вставляється в підпис.
- Закрийте всі діалогові вікна.
ЮРИДИЧНІ ВИМОГИ
З 1 січня 2007 року в Німеччині законодавчо регулюється інформація про те, яка інформація повинна бути включена до комерційної кореспонденції, включаючи електронні листи:
- повна назва компанії, включаючи форму бізнесу
- місце гілки з правильним написанням, яке можна викликати
- до компетентного місцевого суду
- номер комерційного реєстру
- ідентифікаційний номер податку з продажу
- прізвище керуючого директора, власника або голови ради директорів та наглядової ради
Строго кажучи, також податковий номер (багато компаній видають це лише на запит, щоб уникнути зловживання)
Додаткові відомості, такі як номери телефонів та факсів, адреса електронної пошти, веб-адреса, відомості про відділ тощо, є добровільними. Відповідно до закону, обов'язкова інформація повинна бути "розбірливою" на екрані та на роздруківках. Ці вимоги регулюються:
- Господарський кодекс, HGB, розділ 37a
- Закон про ГмбХ (GmbHG), Розділ 35а
- Закон про акціонерну корпорацію (AktG), розділ 80
