Якщо ви використовуєте Excel 2007 або пізнішу версію, дуже легко зберегти таблицю як файл PDF. На додаток до багатьох інших форматів файлів, PDF пропонується там як формат зберігання. Для цього дійте так:
Викличте меню «Файл» (Excel 2010) або команду «Зберегти як» за допомогою кнопки Office (Excel 2007). У наступному діалоговому вікні відкрийте поле зі списком "Тип файлу". Виберіть формат "PDF (* .pdf)" зі списку доступних форматів файлів одним клацанням миші. Наступний малюнок показує, як виглядає діалогове вікно:
У цьому діалоговому вікні введіть назву файлу для PDF -документа. Дано назву таблиці Excel, але ви також можете вибрати іншу.
Excel пропонує два варіанти оптимізації для збереження у форматі PDF. Параметри дозволяють оптимізувати файл до "Стандартного (онлайн -публікації та друк)" або "Мінімальний розмір (онлайн -публікації)". Виберіть потрібний варіант.
Якщо ви хочете зберегти лише частину книги у форматі PDF під час збереження, натисніть "Параметри". Тоді ви можете за допомогою блоку «Публікувати що» вибрати «(вибраний діапазон комірок)», «Активні аркуші (аркуші)», «Вся робоча книга» або «Таблиця» (застосовується, лише якщо ви використовуєте курсор у зоні у форматі таблиці) можна зберегти у форматі PDF.
Якщо встановити прапорець «Ігнорувати області друку», усі створені в Excel області друку будуть ігноруватися під час створення файлу PDF.
Внутрішня інформація з файлу Excel, наприклад автор, дата збереження та коментарі, не повинні зберігатися у файлі PDF, якщо цей файл також використовується поза компанією. Тому деактивуйте прапорець "Властивості документа" в області "Включити недруковану інформацію" діалогового вікна "Параметри".
Коли ви зробили всі налаштування, натисніть "OK" у діалоговому вікні. Потім Excel створює файл PDF і зберігає його у вибраному місці зберігання.
