Цифрові адресні книги містять сукупність більш -менш послідовних контактних даних. Іноді привітання або назва компанії відсутні, часто є кілька варіантів написання, наприклад, для номерів телефонів.
Якщо ви експортуєте свою адресну книгу в Excel, ви можете швидко побачити, де в записах даних є прогалини або навіть помилки. Це можна зручніше виправити в Excel: тут полегшено копіювання полів, а також є функція пошуку та заміни.
Експорт контактних даних
Ви можете експортувати свою адресну книгу в Excel таким чином:
- Відкрийте модуль контакти.
- У Outlook до версії 2007 ви викликаєте команду Файл → Імпорт / Експорт на У Outlook 2010 ви телефонуєте Файл → Відкрити → Імпортувати на
- Виберіть Експортувати у файл і натисніть Далі.
- Виберіть тип файлу Microsoft Excel 97-2003 і натисніть на Далі.
- Виберіть контакти і натисніть Далі.
- Вкажіть, де і під яким ім’ям слід зберегти файл Excel, і натисніть Далі.
- натисніть на Поля карти. Перевірте, чи правильно зіставлені поля з Outlook з полями в таблиці Excel. Завдання зазвичай збігаються. Якщо ні, просто перетягніть одне з полів з лівого вікна у відповідне поле у правому вікні. Коли ви закінчите, закрийте діалогове вікно за допомогою в порядку.
- натисніть на Повнадля створення файлу Excel.
Редагуйте дані за допомогою Excel
Відкрийте файл контактної інформації в Excel. Типові невідповідності, помилки призначення та різні варіанти написання можна швидко виявити в таблиці. Часто привітання відсутні, іноді частини імені призначаються неправильно:
Тут ви можете просто скопіювати та вставити стовпець привітання заповніть правильні привітання та виправте неправильні призначення за допомогою перетягування.
За допомогою команди Шукайте та замінюйте виправити різні варіанти написання номерів телефону та факсу. Для цього перед викликом команди позначте відповідні стовпці, щоб обмежити їх пошук. Таким чином, ви також можете вставити код країни (+49 для Німеччини) перед номером телефону та видалити перший нуль із коду міста.
Щоб запобігти зміні телефонних номерів та поштових індексів шляхом випадкового форматування комірки (наприклад, призначаючи формат дати), цим полям передував апостроф під час експорту з Outlook. Excel інтерпретує ці числа як текст, а не як числові значення. Під час пошуку в Excel не слід вводити попередній апостроф, інакше Excel не знайде пошукових термінів.
Після завершення редагування збережіть файл Excel у форматі Робоча книга Excel 97-2003 і закрийте його.
Імпортуйте контакти ще раз
Ви можете експортувати змінений файл Excel назад до Excel наступним чином:
- Викличте команду в Outlook до версії 2007 Файл → Імпорт / Експорт або в Outlook 2010 Файл → Відкрити → Імпортувати на
- Виберіть Імпорт з інших програм або файлів і натисніть Далі.
- Виберіть тип файлу Microsoft Excel 97-2003 і натисніть на Далі.
- Виберіть файл Excel. Під Варіанти вибирати Дублікати через імпортовані елементи замінити. Потім натисніть на Далі.
- Виберіть цільову папку контакти а потім клацніть Далі.
- натисніть на Повнадля імпорту даних.
