Вам справді потрібні електронні листи від п’яти років тому у вашій поштовій скриньці або ваш розклад та список справ від 2008 року? Якщо ні, доцільно перемістити старий баласт із Outlook. Це зробить ваш Outlook знову швидшим - у
Автоматичний пошук Outlook призначений для цієї мети: він переміщує старі дані в архівний файл або після запиту, або автоматично. Як і особиста папка, архів зберігається у файлі у форматі PST, щоб ви могли відкрити архів у будь-який час за допомогою Outlook та отримати доступ до електронних листів, зустрічей та завдань, які він містить. Архів також можна розділити на кілька файлів, щоб у вас могли бути різні архівні файли, наприклад, за 2008, 2009 та 2010 роки.
До речі, також можна спеціально виключити окремі електронні листи чи зустрічі з архівування.
До речі, Outlook не архівує контакти, тому що це не має сенсу.
Стандартні та індивідуальні налаштування
Автоматичне архівування можна налаштувати окремо. Перш за все, визначте стандартні налаштування: Як часто архівується, наскільки "старими" повинні бути дані для архівування, у якому файлі зберігаються дані, чи слід видаляти старі дані замість архівування?
Крім того, ви можете вибрати параметри для окремих модулів Outlook, наприклад, для електронних листів або для окремих папок у папці "Вхідні", які відхиляються від стандартних налаштувань. Таким чином, наприклад, можна архівувати календар зустрічей раз на рік, тоді як старіші електронні листи передаються на аутсорсинг через шість місяців. Або електронні листи щодо певного проекту залишаються назавжди в Outlook, тоді як інші електронні листи архівуються через рік.
Якщо ви все одно хочете зробити різні налаштування для кожного модуля Outlook, можна пропустити стандартні параметри. Якщо так, то все одно прочитайте наступний розділ, тому що тут описано всі параметри налаштування.
Налаштуйте параметри за замовчуванням
Ви визначаєте стандартні параметри для функції архіву таким чином:
- У Outlook до версії 2007 викличте команду EXTRAS >> OPTIONS і відкрийте реєстр БІЛЬШЕ. У Outlook 2010 викличте команду FILE >> OPTIONS і відкрийте вкладку ADVANCED.
- У програмі Outlook до 2007 року натисніть кнопку АВТОМАТИЧНЕ АРХІВУВАННЯ, у програмі Outlook 2010-НАЛАШТУВАННЯ АВТОАРХІВУВАННЯ.
- Активуйте опцію АВТОАРХІВ КОЖНИХ Х ДНІВ та вкажіть інтервал, протягом якого слід здійснювати архівування.
- Якщо вам неприємно підтверджувати діалогове вікно для кожного процесу архівування, вимкніть опцію ПОЧАТИ АВТОМАТИЧНИЙ ПІСЛЯ ПІД ПІДТВЕРДЖЕННЯМ.
- Якщо у вашому Outlook ви позначаєте електронні листи, які вам більше не потрібні, і не хочете їх архівувати, активуйте опцію ВИДАЛИТИ ДОСТУПНІ ЕЛЕМЕНТИ (ТІЛЬКИ ПАПКА ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ).
- У будь -якому випадку активуйте опцію АРХІВУВАТИ АБО ВИДАЛИТИ СТАРІ ЕЛЕМЕНТИ.
- Якщо активувати параметр ПОКАЗАТИ АРХІВ ПАПКИ У СПИСКІ ПАПК, Outlook автоматично відкриє архівний файл після архівування та відобразить його у списку папок. Це означає, що ви можете негайно продовжувати отримувати доступ до заархівованих даних, але тоді вам доведеться відмовитися від швидкості аутсорсингу.
- У полі ВИДАЛИТИ ЕЛЕМЕНТИ, ЩО СТАРІШЕ, вкажіть, скільки років мають бути дані, щоб вони були переміщені в архів (або видалені повністю).
- Якщо дані потрібно перенести до архіву, активуйте опцію ПЕРЕМІСТИТИ СТАРІ ЕЛЕМЕНТИ ДО та виберіть потрібну папку за допомогою ПОШУКУ або введіть ім’я нового архівного файлу, який Outlook має створити у полі біля кнопки.
- Якщо ви хочете безповоротно видалити старі дані, активуйте опцію НАЗВІНЧЕ ВИДАЛИТИ СТАРІ ЕЛЕМЕНТИ. Щоб усі старі елементи були негайно видалені, натисніть кнопку ЗАСТОСУВАТИ НАЛАШТУВАННЯ ДЛЯ ВСІХ ПАПК - але пам’ятайте, що це неможливо скасувати.
- Закрийте діалогові вікна.
