Ви можете використовувати функцію фільтрації для відображення лише тих завдань, які відповідають певним критеріям.
Outlook має функцію фільтрації для завдань. Це дозволяє відфільтрувати ті завдання, які відповідають певним критеріям, з безлічі визначених вами завдань. Наприклад, ви можете відобразити всі завдання, які ви поклали на певного працівника, які мають певний термін виконання або мають певну тему.
Для фільтрації виконайте такі дії:
1. Викличте команду «Перегляд, Поточний вигляд, Налаштувати поточний вигляд» або в Outlook 2003 «Перегляд, Впорядкувати за, Поточний вигляд, Налаштувати поточний вигляд».
2. Натисніть кнопку «Фільтр».
3. Усі важливі критерії фільтрації ви знайдете на вкладці "Завдання". Наприклад, якщо ви хочете відфільтрувати термін у темі, у примітках або часто використовуваних текстових полях у завданнях, введіть термін у поле "Пошук" і виберіть, де потрібно шукати у полі "В" .
4. Якщо ви хочете шукати стан завдань, виберіть це у полі "Стан".
5. Якщо ви хочете відфільтрувати за терміном виконання або іншим часом, виберіть, наприклад, “Термін виконання” (або відповідний час) у полі “Час” та період чи час у полі поруч із ним.
6. Якщо ви призначили завдання комусь електронною поштою, виберіть одержувача у полі "Надіслано".
7. І навпаки, ви можете фільтрувати завдання, які були призначені вам електронною поштою, за допомогою поля "Від".
8. Якщо ви хочете, ви, звичайно, можете поєднати кілька критеріїв.
9. Більш широкі функції фільтра можна знайти на вкладці "Додатково". Тут ви можете, наприклад, фільтрувати за категоріями, за пріоритетом або вказавши “% виконано”. Для цього за допомогою кнопки «Поле» виберіть поле, яке потрібно відфільтрувати, а потім введіть відповідний критерій.
10. Закрийте діалогові вікна за допомогою "OK".
Тепер у списку завдань відображаються лише ті завдання, які відповідають введеним критеріям.
Якщо ви хочете знову видалити фільтр, викличте команду "Перегляд, (Впорядкувати за,) Поточний вигляд, Налаштувати поточний вигляд" і натисніть "Фільтр", потім "Видалити все" (це означає: "Видалити налаштування фільтра") ), а не "видаляти всі дані".
Ще одна примітка: Якщо діалогове вікно у вашому Outlook не містить вкладки "Генератор запитів", ви можете оновити цю вкладку, як описано в цих інструкціях.