Як експортувати журнал з Outlook до Excel, щоб оцінити його там.
Журнал Outlook можна добре використовувати для запису того, скільки часу ви витратили на певне завдання або клієнта. Однак журнал не має арифметичних функцій, тому вам потрібно скористатися калькулятором, щоб підсумувати, скільки часу займають усі завдання для конкретного клієнта.
Натомість, звичайно, ви також можете використовувати Excel для оцінки, що особливо корисно для проектів з багатьма підзавданнями. Для цього експортуйте дані журналу в Excel, як описано нижче.
1. Перш за все, виведіть журнал у вигляді списку. Для цього відкрийте журнал і викличте команду «Перегляд, упорядкування відповідно до поточного подання» (з Outlook 2003) або «Перегляд, поточний вигляд» (у попередніх версіях Outlook) і виберіть «Список записів».
2. Тепер переконайтеся, що всю інформацію, необхідну для оцінювання в Excel, можна побачити в журналі. Якщо вам потрібна дата та час, щоб розпочати та завершити кожне завдання, клацніть правою кнопкою миші на Тема або В папці та скористайтеся командою Налаштувати поточний вигляд. Потім натисніть «Поля».
3. У розділі "Вибрати доступні поля" виберіть "Усі поля журналу". Потім натисніть «Доступні поля» на «Початок» або «Кінець», а потім на «Додати». Вставте всі необхідні поля та за допомогою кнопок "Перемістити вгору" та "Перемістити вниз" визначте їхній порядок. Потім закрийте два діалогових вікна.
4. Тепер відформатуйте поля дати, щоб програма Excel також могла їх оцінити: Для цього клацніть правою кнопкою миші на заголовку стовпця "Пуск" та викликайте команду "Форматувати стовпці".
5. Виберіть "Почати" ліворуч, а потім-формат із двозначним днем та місяцем із чотиризначним роком та простим часом у 24-годинному форматі (див. Малюнок). Ви вибираєте той самий формат для "Кінець". Зверніть увагу: Excel не може нічого робити з форматами, які містять назви днів тижня.
6. Тепер за допомогою миші позначте записи в журналі, які потрібно редагувати в Excel, і скопіюйте їх за допомогою CTRL + C.
7. Відкрийте Excel і вставте дані у потрібну таблицю Excel за допомогою CTRL + V.
8. Вам ще потрібно перетворити інформацію в полі "Тривалість" у числові значення, які може обробляти Excel (Excel не може обчислити за допомогою такої інформації, як "30 хвилин").
