Поради експертів щодо роботи з Outlook
Microsoft Outlook - одна з найпопулярніших комунікаційних програм, якою щодня користуються мільйони людей у всьому світі. Outlook має допомогти, серед іншого, зробити письмове спілкування електронною поштою більш ефективним та професійним. Щоб забезпечити це, Outlook має безліч функцій. Функція сортування є важливим варіантом для повсякденної роботи.
Сортування та цільове подання електронних листів, вкладень та інформації є важливими як в Outlook, так і взагалі в аналоговому офісному спілкуванні. Реєстри та папки необхідні в офісах, наприклад, для зберігання офлайн -документів на основі зрозумілих критеріїв. Добре продумана структура папок та функція сортування в Outlook також гарантують, що важлива інформація та повідомлення електронної пошти будуть доступні лише за кілька кліків.
Як використовувати функцію сортування в Outlook
Деякі користувачі Outlook отримують сотні електронних листів на день. Маючи таку кількість інформації, важко відстежувати речі та правильно вибирати. Важливо мати можливість автоматично відображати повідомлення відповідно до визначених критеріїв. Вбудована функція сортування Microsoft Outlook може допомогти вам сортувати повідомлення ефективно та орієнтовано на користувача. Ви можете використовувати функцію сортування таким чином:
-
Перейдіть до будь -якої папки. Над електронними листами, що містяться в каталозі, ви знайдете функцію сортування та фільтрації Microsoft Outlook.
-
Крім усього іншого, можна фільтрувати повідомлення за такими критеріями:
- Прочитані або непрочитані повідомлення.
- За пріоритетом.
- За датою початку або терміну виконання.
- За розміром.
- За темою.
- Відправник.
- За типом.
- За даними рослин.
- По рахунку.
Крім того, у діалоговому вікні "Сортування" можна визначити, чи найновіший чи найстаріший елемент завжди повинен відображатися у верхній частині.
Безліч варіантів вибору, які ви можете розпізнати, коли вони активовані галочками, дозволяють вам спеціально упорядкувати вміст папки. Таким чином, ви можете з першого погляду побачити, які завдання, інформація та повідомлення є важливими та їх потрібно опрацювати. Налаштування функції фільтра є зрозумілими і можуть бути адаптовані протягом декількох секунд.
Як сортувати та структурувати Outlook - 2 важливі поради експертів
Крім важливої функції сортування в Microsoft Outlook, ви можете професійно структурувати комунікаційну програму за допомогою лише кількох змін. Тут вам можуть допомогти дві основні поради експертів:
Порада експерта 1: створіть папки для зберігання електронних листів відповідно до теми
Завдяки папці "Вхідні" з багатьма сотнями повідомлень легко втратити відстеження речей. Використання функцій "Сортування" та "Пошук" в Outlook може допомогти швидше відобразити потрібні електронні листи. Водночас обидві функції не є панацеєю, коли йдеться про структуровану роботу з Outlook. Щоб створити структуру в Outlook, важливо працювати з системою особистих папок. Особисті папки корисні, оскільки їх можна використовувати для сортування та зберігання повідомлень електронної пошти за темами.
Ви можете легко створити особисту папку в структурі папок своєї поштової скриньки. Це працює, клацнувши правою кнопкою миші в області, де повинна бути створена особиста папка. У діалоговому вікні, що з'явиться, виберіть "Нова папка" і призначте ім'я. В результаті папка належить до вашої особистої системи папок і з’явиться у вашому поданні.
Добре продумана структура папок та система папок професіоналізують роботу з Outlook і є частиною офісної організації, яка має перспективу.
Порада експерта 2: класифікуйте електронні листи в Outlook
Ви не сортуєте повідомлення електронної пошти в Microsoft Outlook виключно за допомогою вбудованої функції сортування. Крім того, категорії можуть допомогти вам класифікувати ваші електронні листи та упорядкувати поштову скриньку. Наприклад, ви можете називати категорії відповідно до назв відділів або клієнтів або уточнювати статус обробки за допомогою категорії. Ключові слова, такі як "зроблено" або "сплачена заборгованість" - це параметри сортування, які допомагають вам краще організувати себе.
Щоб створити нову категорію, перейдіть до області меню "Категорії" на вкладці "Домашня сторінка" та виберіть "Усі категорії" у спадному меню. У діалоговому вікні натисніть кнопку "Створити". Після того, як ви ввели ім’я для нової категорії, підтвердьте процес за допомогою OK. В результаті ви можете поділити свої електронні листи на певні категорії та більш візуалізувати їх за допомогою кольорового кодування.
Функція сортування в Outlook може допомогти професійно організувати електронні листи
Функція сортування в Microsoft Outlook є важливим інструментом у вашому розпорядженні. Це допомагає індивідуально сортувати та відображати електронні листи у вхідних або в інших папках. Вибір категорій гарантує, що сортування може проводитися за планом.
Крім того, має сенс налаштувати зрозумілі структури папок для організації вхідного спілкування в Outlook. Функція категорій в Outlook є важливою, якщо ви хочете сегментувати електронні листи відповідно до тематичної області. Усі разом узяті параметри ефективні для того, щоб у будь-який час мати можливість сортувати, зберігати та знаходити електронні листи в Outlook.
