Різні покрокові інструкції та поради
Багато видів діяльності у професійному чи приватному секторі є зайвими. Це стосується ручної роботи в ремісничому секторі, а також до завдань, які виконуються на ПК. Одне із дій, які постійно повторюються, - це створення пошти за допомогою Microsoft Office. Цитати, супровідні листи для рахунків -фактур або приватних документів часто містять однакові або подібні формулювання та ідентичні з точки зору тексту, структури та форматування.
З міркувань ефективності має сенс автоматизувати написання цих повідомлень шляхом створення шаблонів у Outlook. Користувачі Microsoft Office особливо добре знають роботу з шаблонами з Microsoft Word або програми презентацій PowerPoint. У програмі обробки текстів або в програмному забезпеченні для презентацій шаблони повинні використовуватися як стандартні. Конкретні шаблони або шаблони полегшують створення презентацій або побудову ділових листів. Ви можете діяти подібним чином у Microsoft Outlook, щоб уникнути надмірностей у створенні листів.
Покрокові інструкції: Створення шаблонів у Outlook
Щоб створити шаблон в Outlook, виконайте наведені нижче дії.
-
Відкрийте «Нову електронну пошту» на вкладці «Пуск» у Outlook та спроектуйте її окремо за допомогою тексту та інших стилістичних пристроїв, щоб її можна було використовувати як шаблон. У вас також є можливість відкрити нову пошту за допомогою комбінації клавіш CTRL + N.
-
Після створення електронного листа збережіть його, натиснувши на вкладку «Файл» у пункті меню «Зберегти як» замість того, щоб надсилати повідомлення як зазвичай через поле «Надіслати».
-
Відкриється вікно, в якому можна зберегти повідомлення. Щоб зберегти пошту як шаблон, важливо правильно вибрати тип файлу. Ви можете знайти це, натиснувши на діалогове вікно під "Тип файлу". Виберіть запис "Шаблон Outlook" як тип файлу. Шаблон Outlook завжди скорочується за допомогою розширення файлу * .oft. Якщо ви налаштували Microsoft Word як поштовий редактор, формат OFT (шаблон Outlook) недоступний для вибору. Як варіант, ви можете зберегти пошту у форматі повідомлення Outlook або файлі у форматі HTML. У цьому випадку його не можна використовувати як шаблон у Outlook.
-
Натиснувши кнопку «Зберегти», ви зберігаєте новий шаблон у власній папці шаблонів. Вам слід вибрати відповідний, зрозумілий опис як назву шаблонів. За замовчуванням особисту папку шаблону можна знайти в такому розташуванні у Windows: "C: \ users \ username \ appdata \ roaming \ microsoft \ templates."
Важливо: Якщо створені електронні листи використовуватимуться виключно для повторного надсилання та не зберігаються як шаблон, скористайтеся функцією відстеження в Microsoft Outlook.
Шаблон, створений вами в Outlook, одразу доступний для використання.
Створіть нову електронну пошту зі шаблону - так вона працює
Якщо ви хочете створити нову електронну пошту з раніше створеного шаблону, ви можете скористатися такою схемою:
-
Замість того, щоб відкривати нову електронну пошту за допомогою кнопки «Нова електронна пошта», перейдіть до кнопки «Нові елементи» в меню. У розділі Елементи виберіть поле: "Додаткові елементи> Вибрати форму".
-
У наступному вікні натисніть у полі «Вибрати форму» у списку пошуку опцію «Шаблони у файловій системі».
-
Після цього відкривається стандартна папка "Шаблони". У цій папці ви знайдете шаблони Outlook із типом файлу *.часто так само інші шаблони Office для Word, Excel або PowerPoint. Якщо ваш шаблон зберігається в іншій папці, натисніть «Огляд» і виберіть потрібний шаблон.
-
На останньому кроці виберіть потрібний шаблон і натисніть "Відкрити".
Ваш шаблон відкриється в редакторі електронної пошти Outlook. Ви можете індивідуалізувати це перед надсиланням та додати швидкі модулі. Окрім текстових змін, ви повинні ввести одержувача (-ів) у поля Кому, Копія або Прихована копія. Важливо також ввести змістовну тему та перевірити повідомлення на наявність орфографічних та символьних помилок перед надсиланням. Після того, як ваша електронна пошта, створена за шаблоном, буде завершена, її можна надіслати як зазвичай.
Шаблони Outlook, як правило, не потрібно використовувати для електронної пошти. Якщо ваші завдання включають щоденне надсилання запитів на зустрічі з однаковим або подібним вмістом еквівалентним одержувачам, шаблони також можуть бути корисними та заощадити час.
Має сенс підвищити ефективність повторюваних процесів і замовлень, створюючи шаблони в Outlook. Замість того, щоб писати однакові або подібні тексти кілька разів на день, шаблони допомагають заощадити час та забезпечити аналогію з електронними листами. Це особливо корисно в контексті бізнесу, наприклад, для пропозицій клієнтам та зацікавленим сторонам.
Короткий зміст та висновок: Ефективно та просто створювати та використовувати шаблони в Outlook
Щоб уникнути надмірностей у щоденному робочому процесі, доцільно створювати шаблони. Подібно до Microsoft Word або PowerPoint, це також можливо в Microsoft Outlook одним натисканням миші.
Ви можете зберегти шаблон у стандартній папці шаблонів всього за кілька кроків. Проектування нових повідомлень із шаблонів також здійснюється кількома клацаннями миші. Ця процедура гарантує економію часу, відповідність у відповіді на запити та зменшує помилки при створенні листів. Шаблони Outlook також можна використовувати для запитів на зустрічі або зустрічей. Користувачі, які спеціально використовують шаблони, є більш ефективними та професійно користуються функціями Outlook.
