Станьте професіоналом Outlook всього за кілька кроків
Кожному відомі ситуації, коли вони шукають номер телефону, адресу електронної пошти чи контактну інформацію і не можуть їх знайти. Особливо в критичні моменти часу пошук в адресній книзі з рукописними замітками або "безладом паперу" може викликати нерви. Стрес і напруження під час пошуку контактів, адрес чи номерів телефонів залишилося в минулому з Microsoft Outlook. Окрім професійного надсилання електронних листів, Outlook включає стандартну функцію контактів, за допомогою якої можна керувати різними цифровими адресними книгами, списками контактів та списками розсилки.
Ви можете відкрити адресну книгу Outlook, натиснувши кнопку адресної книги. Його можна впізнати за тим, що він представляє двох осіб. Крім того, ви можете ввести пошукове слово "адресна книга" у опції пошуку у верхній частині Outlook. Це також перенесе вас до зони зберігання ваших контактів.
Microsoft Outlook пропонує користувачам різні функції для імпорту, оновлення та резервного копіювання контактів. Окрім можливості введення контактних даних вручну в адресну книгу, є й інші варіанти, за допомогою яких контакти можна чітко відображати та архівувати.
Короткий погляд на функцію контакту в Outlook
Якщо ви подивитесь на функцію контактів у Microsoft Outlook, то одразу помітите, що програмне забезпечення пропонує більше можливостей, ніж просто збереження чи видалення контактів.
Наприклад, у вас є можливість створити власні групи контактів для пересилання електронних листів до кола друзів або до певної групи людей. Використання списків контактів усуває ручний та схильний до помилок пошук окремих контактів, коли повідомлення надсилається кільком людям. У підпункті «Нові елементи» ви можете надіслати електронний лист безпосередньо з контактної функції, викликати зустріч або створити особисте завдання. Це також працює під написом "Спілкуватися".
Цікавим і практичним є також підпункт "Змінити вигляд". У цій області ви знайдете кілька варіантів відображення своїх контактів. Наприклад, ви можете знайти свої контакти в:
- Форма списку,
- Як візитна картка або
- На замовлення
для забезпечення чіткості. Завдяки опції Перегляд завжди є можливість:
- Вивести певні списки контактів,
- Зберегти як PDF або
- Щоб роздрукувати.
Особливо в бізнесі, а також у приватному секторі бувають ситуації, коли доводиться пересилати контактну інформацію іншій особі одним натисканням кнопки. Це працює у пункті "Випуск" через пункт меню "Переслати контакт". У вікні, що відкриється, ви отримаєте можливість ввести контактну інформацію:
- Як візитні картки Outlook або
- Надіслати як контакт Outlook.
Після цього одержувач одним кліком може перенести отримані персональні дані до своєї особистої адресної книги в Microsoft Outlook.
Якщо ви хочете поділитися всією своєю адресною книгою, ви можете зробити це, натиснувши на пункт меню «Надати доступ до контактів». Ви також можете використовувати отримані зовнішні адресні книги через пункт «Відкрити спільні контакти».
Microsoft Outlook дозволяє користувачам спільно використовувати адреси, особисті дані та заповнювати адресні книги в команді, створювати контакти, вставляти їх та ділитися ними. Це особливо цікаво в компаніях або в клубах. Спільне використання також може бути вигідним у сімейній зоні.
У пункті меню «Категорії» ви можете класифікувати свої контакти за кольором за допомогою чітких кнопок або позначити їх як приватні. Ви також можете використовувати функцію пошуку в адресних книгах, щоб легко знаходити окремих контактів за іменем чи іншою контактною інформацією. Функція пошуку з різними полями особливо цікава, коли потрібно керувати великою кількістю контактів.
Підводячи підсумок, Microsoft Outlook пропонує безліч варіантів організації та архівування особистих контактів та обміну ними з іншими.
У Microsoft Outlook можна керувати різними адресними книгами, щоб архівувати контакти окремо один від одного. Це важливо, якщо, наприклад, ви хочете професійно розділити ділові та особисті контакти. Ти можеш:
- Стандартна адресна книга або
- Колекція адресних книг або списків адрес,
Використовуйте для збереження та архівування імен, адрес електронної пошти та іншої інформації. Якщо ви використовуєте Outlook з обліковим записом Exchange Server, за замовчуванням створюється глобальний список адрес (GAL). Це необхідно для того, щоб усі користувачі Exchange, наприклад у компанії, мали доступ до однакових контактів.
Створення адресних книг в Outlook
Якщо ви хочете створити іншу цифрову адресну книгу, крім існуючих адресних книг, це працює відповідно до таких вказівок:
-
У меню Файл перейдіть до підпункту Налаштування облікового запису.
-
У розділі "Додавання або видалення облікових записів або зміна існуючих параметрів з'єднання" ви потрапите в новий розділ, у якому можна створити іншу адресну книгу у діалоговому вікні.
-
Натисніть «Створити», а потім виберіть, чи потрібно інтегрувати іншу адресну книгу або службу каталогів LDAP. Інтернет -каталог LDAP - це служба, яка здійснює пошук у каталогах на інших серверах, щоб знайти імена, контакти чи іншу інформацію. Користувачі Microsoft Exchange не можуть додати нову адресну книгу Outlook.
Чому потрібно зберігати контакти та зберігати адресну книгу в Outlook
Адресну книгу в Microsoft Outlook можна порівняти з аналоговою зошитом або телефонною книгою, з якою багато людей досі працюють. При цьому постійно вводяться нові адреси, оновлюються дані або видаляються контакти вручну. Цифрова адресатна книга в Outlook виконує ті ж завдання. Він формує основу для контактів та контактних даних, які можуть відображатися у різних групах контактів та папках контактів. Microsoft Outlook розвиває весь свій потенціал, коли контакти програм, області календаря та повідомлення електронної пошти переглядаються та використовуються як нероздільна одиниця.
Ще одна причина, чому важливі контакти повинні зберігатися в Outlook, пов’язана з так званою небажаною поштою. Outlook має вбудовану функцію небажаної пошти і фільтрує небажані повідомлення або рекламну пошту. Через певні ключові слова в повідомленні, можливо, важливі повідомлення, які не є спамом, також будуть відфільтровані. Ви можете запобігти цьому, зберігаючи всі контакти в адресній книзі. Outlook розпізнає контакти та додає їх до списку надійних відправників. Таким чином у вас є гарантія того, що важливі повідомлення від друзів або ділових партнерів не будуть помилково сприйняті системою як спам. Якщо ви випадково додали важливий контакт до списку заблокованих відправників, ви можете видалити блокування, натиснувши на вкладку "Заблоковані відправники".
Іншою практичною функцією, в якій функція календаря та список завдань співпрацюють, є так звана повторна подача для контактів. Цей параметр дозволяє додавати важливі контакти до своїх завдань у Outlook. Наприклад, якщо вам потрібно зателефонувати контакту протягом трьох днів і не хочете встановлювати зустріч у календарі Outlook, ви також можете перенести контакт у список завдань.
Скільки корисних і можливих контактів у Outlook
В аналоговій адресній книзі ви можете швидко втратити стеження за своїми контактами. Якщо адресну книгу відсортовано за буквами, високочастотні символи, такі як B, S, M або N, швидко заповнюються. Як наслідок, нові імена та контакти не можна чітко додавати та відображати на полях. Це не може статися з цифровою адресною книгою, оскільки незліченною кількістю записів можна керувати в Microsoft Outlook. З цієї причини Microsoft не встановлює обмеження щодо кількості контактів, які можна зберегти в Outlook. Кілька сотень чи кількох тисяч різних контактів можна зберегти в адресній книзі з усіма їх деталями. Якщо ви хочете керувати великою кількістю контактів, вам слід бути уважним під час створення.
Якщо у вас велика кількість контактів, ви повинні додати якомога більше деталей до людини. Це збільшує шанси знайти людину чи компанію, яку ви шукаєте під час пошуку контактів. Погано заповнені контактні дані контрпродуктивні і призводять до додаткової роботи.
Порада: Зокрема, обов’язково введіть ім’я та прізвище свого контакту у правильній колонці. В іншому випадку знову знайти контакт у подальшому пошуку може бути великою проблемою.
Експорт або імпорт контактів або адресної книги
Імпорт або експорт окремих контактів або повних адресних книг, списків розсилки та груп контактів легко можливий у Outlook. Наприклад, якщо ви придбаєте новий ноутбук, ви можете перенести свої контакти та адресні книги на другий комп’ютер всього за кілька кліків. Також можна поділитися адресною книгою з іншими людьми або колегами. Тут важливо дотримуватись дозволів та рівнів авторизації.
Окрім експорту або імпорту адресних книг Outlook, які можна розпізнати за розширенням файлу .pst, ви також можете налаштувати адресні книги з інших програм у Outlook. Наприклад, ви можете легко відкрити та прочитати старий поштовий обліковий запис Windows, який підтримувався під Windows Vista. Для цього вам потрібен файл даних із пошти Windows. Це читається за допомогою помічника імпорту та експорту Microsoft Outlook. Майстра імпорту та експорту можна знайти у меню Файл> Відкрити та експортувати.
Тоді у вас є кілька варіантів. Відкрийте старі файли даних Windows Mail із третім полем вибору «Імпорт / Експорт».
Видалити дублікати контактів - ось як це працює
Після використання Outlook нормально, що той чи інший контакт дублюється в Outlook. Це може статися, особливо якщо кілька людей редагують список контактів у Microsoft Exchange. Видалити дублікати з адресної книги нескладно, оскільки Outlook має широку функцію сортування у списку контактів. Якщо ви хочете дізнатися, які дублікати контактів присутні у вашому Outlook, виконайте наведені нижче дії.
-
У області "Контакти Outlook" перейдіть на вкладку "Вигляд".
-
Натисніть на перший запис списку "Змінити вигляд".
-
Змініть подання з "Люди" на "Список" або "Телефон".
-
Відкриється вікно, в якому ви зможете сортувати контакти за різними критеріями, відфільтрувати та видалити всі повторювані контакти.
-
При необхідності ви можете за бажанням позначити важливі контакти, з якими регулярно спілкуєтесь, як обрані в адресній книзі.
-
Якщо ви хочете надрукувати власний список адрес, вам слід використовувати користувацьке подання з іншим порядком замість стандартного. Таким чином, ви можете сортувати всі відповідні поля контактів окремо та отримати роздруківку з важливою для вас інформацією. В принципі, є сенс роздрукувати кілька контактів і використовувати роздруковані списки контактів на додаток до списків цифрових адрес.
-
Ви можете видалити контакт, відкривши меню вибору правою кнопкою. У нижній частині діалогового вікна ви знайдете пункт меню "Видалити".
Відеоурок: Як створити та зберегти новий контакт у Outlook
Створюйте нові контакти професійно
Якщо ви хочете створити новий контакт, це можна зробити одним натисканням кнопки в області контактів Outlook. У Outlook це працює майже так само, як і в адресній книзі Windows Vista або Windows XP. Для цього спочатку перейдіть до пункту «Новий контакт» у меню «Пуск» у розділі «Новий».
Після того, як ви натиснете "Новий контакт", відкриється вікно з різними параметрами введення:
Має сенс заповнити маску введення та всі параметри найважливішими даними та інформацією про контакт. Наприклад, окрім імені та адреси, ви також можете ввести веб -сайт або адресу чату або створити додаткові примітки про контакт у полі приміток. Це дає повне уявлення про людину. Особливо, якщо контакт новий і невідомий, має сенс включити якомога більше деталей. Після введення вікно закривається у верхньому правому куті за допомогою кнопки «Зберегти та закрити». Потім запис контакту з’являється у стандартній адресній книзі. Перед введенням нового контакту можна встановити адресну книгу, в якій його потрібно зберегти. Також можна перемістити новий контакт зі стандартної адресної книги у підпапку або призначити його до групи контактів.
Автоматично приймати поштові адреси як контакти
У приватній або службовій електронній пошті звичайно постійно створюються нові контакти, які потрібно перенести до адресної книги. Замість того, щоб копітко передавати контактні дані, наприклад адресу електронної пошти та інші особисті дані, ви можете автоматично прийняти поштові адреси як новий контакт у Outlook. Це відбувається автоматично, як тільки ви надсилаєте повідомлення новому контакту або відповідаєте на електронний лист.
Також можна автоматично ввести всіх одержувачів електронної пошти в адресну книгу. Це може бути корисним та ефективним, коли ви є частиною повідомлення кільком адресатам, з якими ви хотіли б згодом поспілкуватися. Збереження їх позначає нових контактів як безпечних одержувачів. Крім того, ви можете класифікувати контакти в групі, щоб потім можна було написати до групи контактів одним клацанням миші.
Повторювані контакти натисканням кнопки
Дублювання контактів також цікаве і практичне. Ви можете заощадити собі багато роботи одним кроком. Копіювання записів даних ефективне, серед іншого, якщо вам потрібно створити багато співробітників компанії в Outlook, де відрізняються лише розширення та назва. За допомогою звичних для Windows комбінацій клавіш Ctrl + C і Ctrl + V можна легко дублювати контакти.
Окремі номери факсу та адреси електронної пошти
Деякі користувачі описують проблему під Outlook, коли під час натискання поля "Кому" в електронних листах, крім адрес електронної пошти, також використовуються номери факсу. Це неправильне сортування програмного забезпечення, яке можна очистити за кілька кліків. Для цього потрібно заборонити відображення номерів факсу в діалоговому вікні "Вибрати ім'я: Контакти".
Підключіть Skype і Outlook за допомогою надбудови
Різні сучасні методи роботи узагальнені під загальним терміном «Нова робота». Гнучкий робочий час, оцифрування та ефективне спілкування - це частина Нової роботи. Відеодзвінки-це відомий варіант, який часто відвідують, особливо після пандемії коронавірусу. Вони пропонують можливість зв'язатися з людьми в будь -якій точці світу за низькою ціною або безкоштовно, а також одразу через Skype, Whatsapp або Zoom.
Skype, як частину сімейства Microsoft, можна легко інтегрувати в Outlook. За допомогою Skype можна планувати дзвінки або конференції Skype в Outlook та призначати кожному контакту окреме ім’я Skype. Ви також можете використовувати надбудову для підключення адресної книги в Outlook та телефонної книги в Skype. Це гарантує відсутність надмірностей в адресах і наявність єдиної бази даних.
Резюме та висновки щодо контактів Outlook
Організувати контакти в Microsoft Outlook не складно. Outlook розкриває весь свій потенціал, коли контакти, електронні листи, завдання та календар використовуються як єдине ціле. Outlook пропонує, серед іншого, складний помічник з імпорту та експорту, який можна використовувати для імпорту контактів зі старих версій або інших програм. Також можна експортувати або ділитися контактами, адресною книгою чи списками контактів з іншими внутрішніми або зовнішніми користувачами. Контакти, які мають велике значення, можна позначити як вибрані.
Створення нового контакту в Outlook можливе без проблем завдяки зручній структурі меню. При створенні нових адрес важливо діяти обережно і не плутати поля для імені та прізвища, наприклад. Автоматизоване збереження контактів з вхідних електронних листів і проста фільтрація дублікатів контактів за допомогою розширеної функції пошуку також є важливими і актуальними для практики. Microsoft Outlook з його:
- Зріла зона контакту,
- Багато практичних варіантів і
- Його структурована поверхня
є гарантією для недосвідчених користувачів, а також для досвідчених користувачів, щоб керувати контактами змістовно, довгостроково та професійно.