Використання Microsoft Outlook: поради та налаштування

За допомогою цих посібників ви станете професіоналом Outlook

Придбання Outlook як частини пакета Office або як окремої версії-це перший крок для професійного спілкування електронною поштою, створення завдань або керування зустрічами. Знати, як правильно та інтуїтивно користуватися Outlook, важливіше початкової установки.

Можливості Outlook різноманітні і дозволяють користувачам спілкуватися професійно. Інтеграція Microsoft PowerPoint, Excel або Word призводить до значної доданої вартості для користувачів Microsoft Office. Крім того, існують важливі функції, які дозволяють користувачам швидко, ефективно та з високим рівнем компетентності спілкуватися з Microsoft Outlook. Щоб мати змогу професійно користуватися Outlook, має сенс ознайомитися з письмовими інструкціями та оцифрованими посібниками, які пояснюють основи Outlook та інсайдерські функції.

Відеопосібник у Outlook: Як отримати максимальну віддачу від Outlook

Знайдіть і сортуйте повідомлення, зустрічі та предмети

Microsoft Outlook в основному полегшує користувачам використання програмного забезпечення. На додаток до зрозумілої структури меню, користувачі знайдуть вбудовані в програму інструкції та чітку довідкову функцію, яку можна вибрати за допомогою окремого пункту меню. Його можна будь -коли викликати за допомогою пункту меню "Довідка" на стрічці меню.

Незважаючи на зручну для користувача структуру, деякі функції приховані, невідомі новим користувачам або не розпізнані як важливі на перший погляд.

Важливою підказкою, окрім сторінки довідки, навчальних курсів та підручників, є функція пошуку, інтегрована в Outlook, яку завжди можна знайти у вигляді фіксованого поля над рядком меню:

Пошук в Outlook зручний і дозволяє користувачам встановлювати окремі параметри пошуку. Можливо, наприклад, пошук певних термінів, пошук у кількох папках, пошук у папках архіву або одночасне сканування підпису електронної пошти на пошукові терміни або відображення параметрів розширеного пошуку.

Хоча розширений пошук можна помітити у верхній частині меню поточної версії Outlook, він, наприклад, був прихований у попередніх версіях. Якщо ви не знали комбінації клавіш CTRL + SHIFT + F, важко було керувати розширеним пошуком. Ви можете легко адаптувати миттєвий пошук у Outlook 2010 та всіх наступних версіях до своїх особистих вимог.

Важлива порада для користувачів Outlook 2007 та 2010

Ви не можете знайти важливі електронні листи, незважаючи на ввімкнену функцію пошуку? У цьому випадку необхідно перезапустити індексацію Outlook. Особливо це стосується версій Outlook 2007 та 2010, оскільки обидві програми використовують для пошуку пошуковий індекс Windows. Якщо цей індекс пошуку пошкоджено, пошук більше не працюватиме належним чином. Після повторного індексування ваша система знайде всі повідомлення електронної пошти, як зазвичай.

Користувачі також повинні бути надзвичайно обережними щодо видалення елементів безпосередньо з папки пошуку в Outlook. Оскільки папки пошуку - це виключно віртуальні папки, пов’язані з фізичними папками, кожне видалення у папці пошуку викликає “справжнє” видалення. Таким чином, ви навмисно видаляєте елементи з Outlook.

Використання функції сортування Outlook - поради та підказки

Кожен користувач Outlook це знає: якщо ви забудете продовжувати читати та сортувати вхідні повідомлення в Outlook, ви швидко втратите відстеження речей. Щоб вирішити цю проблему, перш за все, слід знати та використовувати параметри сортування в Outlook. Наприклад, ви можете визначити макроси та правила у вхідних, щоб належним чином сортувати та організовувати вхідні інформаційні бюлетені.

Функція зберігання надісланих повідомлень у спеціальній папці клієнта, а не загалом у папці «Надіслані», є захоплюючою та особливо корисною у професійному середовищі. Функція автоматичного сортування економить час і чітко відображає всі повідомлення, надіслані клієнту, у папці. В адресній книзі ви також маєте можливість сортування за прізвищем або іншими важливими для вас критеріями.

Кожен, хто керує кількома обліковими записами електронної пошти в Microsoft Outlook, цінує можливість сортувати електронні листи, отримані в Outlook, відповідно до облікового запису, на який було надіслано електронне повідомлення. Ця корисна функція була представлена в Outlook 2003 і допомагає більш чітко подавати вхідні повідомлення. Також можна відображати всі повідомлення від відправника.

Функція відображення пов'язаних електронних листів, відсортованих у дереві обговорень, надзвичайно практична. Цей тип домовленості дає вам огляд усіх повідомлень та їх змісту, особливо для тривалих проектів з великою кількістю електронних листів.

Таким чином, функція сортування в Outlook доповнює багато переваг програмного забезпечення. Сортуючи та розширюючи і логічно структуровані функції пошуку, ви як користувач ведете огляд. Ваші листи, завдання, предмети та зустрічі, а також поштова скринька завжди сортуються.

Як користуватися Outlook - надсилайте електронні листи професійно

Надсилання та отримання електронних листів є частиною щоденної рутини більшості користувачів Outlook. Цікаво також, що ви можете гнучко налаштувати подання в Outlook. Наприклад, можна лише відображати непрочитані повідомлення, щоб у будь -який момент часу не пропустити нові електронні листи. Це працює з одним або кількома обліковими записами електронної пошти. Не має значення, чи використовуєте ви у своєму Outlook кілька різних типів облікових записів та різні поштові скриньки, такі як IMAP та Exchange.

На цьому ж кроці у вас також є можливість позначити ваші повідомлення різними кольорами для подальших дій. На маркування прапорами різного кольору можна в будь -який момент поставити галочку "зроблено". Таким чином, ви можете на перший погляд візуально побачити, які повідомлення ще потрібно обробити для подальших дій.

Грамотно керуйте прочитаними та непрочитаними електронними листами

Практично також вносити конкретні налаштування і, наприклад, відображати лише повідомлення за останні 7 днів або насамперед листи з вкладеннями. Якщо ви також хочете дізнатися, скільки повідомлень у папці, ви можете відобразити це за допомогою кількох налаштувань у налаштуваннях Outlook.

Копії важливих надісланих повідомлень електронної пошти також можна розмістити в будь-якій папці. Після того, як ви прочитаєте нові електронні листи, ви можете позначити кілька повідомлень або цілі папки та відображати їх як прочитані або непрочитані повністю. Ви можете так само легко відновити окремі прочитані електронні листи до їх початкового стану та виділити їх як непрочитані. Якщо ви хочете видалити непрочитані повідомлення, наприклад у папці зі спамом, це працює із зручними комбінаціями клавіш.

Проблеми синхронізації та недостатнє підключення до Інтернету

Якщо у старих версіях Outlook виникають проблеми з синхронізацією, окремі повідомлення можуть кешуватися у папці Конфлікти. Є сенс регулярно переглядати цю папку. У вас неадекватний прийом Wi-Fi або проблеми з мобільним з’єднанням, і ви можете недостатньо завантажувати електронні листи в Outlook. У цьому випадку ви також можете читати та писати свої повідомлення в автономному режимі. Після того, як ви обробили всі свої електронні листи, вийдіть в Інтернет і надішліть свої повідомлення. Цей параметр також може бути цікавим для ділових поїздок за межі Європи, якщо доступ до Інтернету є витратним.

Практична порада:

Якщо ви хочете збільшити масштаб електронної пошти для читання, це можна зробити за допомогою комбінації клавіш. Крім того, у нижньому правому куті головного вікна Outlook ви знайдете повзунок, який можна використовувати для регулювання коефіцієнта масштабування за допомогою миші.

Загальні функції Outlook та основні параметри оптимізації

Істотною функцією в Outlook для легкого пошуку електронних листів, зустрічей або завдань є вбудована функція пошуку, зазначена у вищевказаній частині. У поточній версії Outlook ви можете легко використовувати поле пошуку над рядком меню для повнотекстового пошуку. Комбінації клавіш та обмеження пошуку роблять пошук ще зручнішим. Створення улюблених папок також практично актуальне та ефективне. Улюблені папки гарантують, що папки, які використовуються регулярно, можна знайти в будь -який час. Перетягніть улюблені папки за один крок мишею в область над загальною структурою папок. В результаті ви зазвичай побачите свої улюблені папки у верхній частині вікна.

Окрім улюблених папок та професійного розташування електронних листів, є сенс постійно архівувати отримані повідомлення. Вбудована в програмне забезпечення функція автоматичного архівування автоматично створює резервні копії ваших даних через регулярні проміжки часу. Він переміщує повідомлення з Outlook до зовнішнього архівного файлу.

Таким чином, ви, користувач, можете бути впевнені, що важливі повідомлення не можна втратити через віруси або помилки користувача в будь -який час. Автоматичне архівування можна без проблем зупинити та вимкнути для окремих папок або модулів. Якщо ви хочете шукати конкретно в архівних файлах, вам потрібно відкрити ці архівні файли в Outlook. Ви можете зробити це, спочатку натиснувши на Файл. Потім виберіть «Відкрити» та запис «Файли даних Outlook». На наступному кроці ви можете скористатися розширеним пошуком.

Закрийте всі вікна за один крок

Чи знаете ви, що? Ви відкривали різні вікна в Windows та Outlook, і їх потрібно закривати одне за одним. Це простіше в Outlook за допомогою команди «Закрити всі вікна». В останньому Outlook 365 ви знайдете спрощення в меню: "Перегляд> Вікно> Закрити всі елементи".

Налаштуйте завдання, нотатки та календар

Особливо в ті часи, коли багато зустрічей та завдань потрібно виконувати одночасно, важливо постійно тримати огляд. Outlook гарантує це за допомогою різних налаштувань у календарі та списках завдань. Наприклад, ви можете відобразити всі важливі завдання чітко організовані відповідно до терміну виконання.

У професійному середовищі важливо негайно отримати відповідь на запити на зустріч. Outlook чітко представляє запити на зустріч і пропонує користувачам додаткову додаткову цінність: З Outlook 2010 ви можете чітко бачити, хто із запрошених людей прийняв, а хто ще не підтвердив зустріч. Ця функція полегшує подальший контроль за колегами або діловими партнерами, які не виконують обов’язки, та виконання спільних призначень.

Функція замітки в Outlook також корисна і практична. Замість паперової публікації-це:

• Зробіть офіс і стіл захаращеним,
• Нехтувати правилами захисту даних та
• Чий вміст можна не помітити,

у вас є можливість використовувати функцію примітки під час використання Outlook. Нотатки відображаються на екрані так само, як і папір, і можуть бути відображені різними кольорами при необхідності та для кращого розрізнення.

Функція приміток може допомогти користувачам зберегти важливі ключові слова або завдання подалі від календаря чи списку завдань у Outlook.

Очистіть папку "Видалені елементи"

Якщо ви отримуєте багато повідомлень і спам-електронних листів, папка «Видалені елементи», інтегрована в Outlook, швидко заповнюється. Можна видалити папку без будь -яких зусиль. Натискання правою кнопкою миші достатньо, щоб розпочати процес видалення командою «Очистити папку». Важливо, щоб папка містила лише об’єкти, які слід видалити. З цієї причини є сенс переглянути папку перед остаточним процесом видалення та перевірити наявність неправильно видалених листів.

Ви також можете налаштувати Outlook автоматично видаляти всі видалені електронні листи при виході з програмного забезпечення.

Створюйте макроси та відображайте їх у Outlook

У Microsoft Outlook, а також в інших програмних додатках завжди є еквівалентні робочі послідовності. У цьому випадку Outlook пропонує можливість налаштування макросів для ефективнішої роботи. Макроси - це набір команд, які виконуються автоматично. Окрім макросів, ви також можете використовувати Outlook, щоб вставити їх у стрічку. Таким чином, у вас є під рукою ваші особисті макроси одним натисканням кнопки. Ви також можете підписувати свої макроси цифровим способом.

Форматуйте повідомлення так само, як у Microsoft Word

Користувачі Outlook 365 люблять використовувати параметри форматування, які відображаються в пункті меню «Форматувати текст», як тільки буде написано нове повідомлення електронної пошти. Користувачі можуть вирішити, чи хочуть вони надіслати повідомлення у форматі HTML або текстового повідомлення, і в якому шрифті або розмірі шрифту має бути складена пошта.

У старих версіях Outlook, таких як Outlook 2007 та 2010, програмне забезпечення мало власний редактор пошти. Ця структура була схожа на Microsoft Word. За допомогою редактора користувачі можуть отримати доступ до різних функцій дизайну без використання Word. Також можна додати функцію коментаря з наступними налаштуваннями.

Шукайте шаблони легко

У ході подальшого розвитку Outlook змінилося місце зберігання шаблонів для електронних листів або шаблонів із Word та Excel. У більшості випадків ви можете знайти свої особисті шаблони за таким способом пошуку:

C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.

Іншим джерелом, у якому зберігаються параметри Outlook, є реєстр. Додаткову інформацію про те, як знайти реєстр і які дані зберігаються, можна знайти за наступним посиланням.

Показати вихідний текст

Цікава функція для досвідчених програмістів - відображення вихідного тексту повідомлень. У попередніх версіях Outlook достатньо натиснути правою кнопкою миші повідомлення, щоб відобразити вихідний текст. Функція прихована у поточній версії Outlook 365, але її можна знайти лише за кілька кліків:

1. Двічі клацніть повідомлення, джерело якого ви хочете переглянути.

2. Угорі поля пошуку введіть "вихідний текст".

3. Параметр "Подальші дії переміщення".

4. Натисніть на посилання і у наступному вікні виберіть: «Інші дії»> «Вихідний код».

5. Ви можете переглянути вихідний текст повідомлення та скопіювати або змінити його, якщо це необхідно.

Резюме та висновок

Користуватися Microsoft Outlook не складно. Програмне забезпечення було налаштовано та вдосконалено таким чином, що його можна легко використовувати для всіх щоденних комунікаційних програм. Більшість функцій можна управляти інтуїтивно та розташовані у зручних для користувача меню. Outlook також вражає:

• Витончена функція пошуку
• Можливість об’єднання функцій з іншими програмами сімейства Office, такими як Excel або PowerPoint.

Контакти, нотатки, індивідуальні налаштування, зустрічі та багато інших функцій доповнюють функціональні можливості Outlook. Користувачі діють доцільно, коли випробовують нові функції, звертаються до інструкцій та посібників та користуються порадами, щоб мати можливість безперервно користуватися Outlook краще та ефективніше.