За допомогою цих інструкцій легко створюйте формуляри
Перш ніж текстовий документ відповідатиме заданим вимогам або вашим індивідуальним побажанням, необхідно зробити кілька кроків. Це може зайняти час. Але робота варта того, якщо готовий файл в кінцевому підсумку виглядає привабливим, а також змістовним. Особливо, якщо ви хочете надіслати документ різним одержувачам або потребуєте його в різних випадках, вам буде корисна функція "Формові листи" Microsoft Word. Але як можна створити ці злиття пошти?
Створення форм -листів у Word: Практичний помічник у програмі Office
Припустимо, ви розробили текст повністю відповідно до ваших ідей - налаштування формату та мови, а також графіки, заголовки, колонтитули та гіперпосилання відповідають відповідним специфікаціям. Ви також включили важливі цитати та вже підготували зміст та перелік джерел та додали їх до тексту. Файл готовий, і його слід надіслати довгому списку людей.
Якщо ви повинні налаштувати текст для кожного одержувача, важливі налаштування, такі як номери сторінок або дата, можуть змінитися або змінитися автоматично. На щастя, Microsoft Word також має практичні можливості для створення форм -листів на цьому етапі.
Таку функцію слід розуміти як функцію, яка інтегрована в програму Office і доступна користувачеві для редагування тексту. Окрім функції формуляра, можна також використовувати макроси, наприклад. За допомогою певної комбінації клавіш ви можете швидше виконувати регулярно використовувані команди. Функція "Знайти та замінити" також є популярною функцією: ви можете використовувати цю функцію для виправлення поширених помилок за один крок.
Покрокове об’єднання пошти: інструкції та поради
Microsoft Word спрощує роботу з текстовими документами різними способами. Це також включає функцію серійного листа. Щоб мати можливість користуватися цією програмою, спочатку клацніть на вкладці "Програми" на стрічці меню програми Office. Ви можете вибирати між різними варіантами: Окрім листів, інші види документів, наприклад повідомлення електронної пошти або етикетки, також можна виготовляти послідовно. Навіть адресну книгу можна використовувати як документ об’єднання пошти. Як діяти, якщо потрібно створити форму -лист:
Відкрийте вкладку "Поштові розсилки" в документі злиття листів.
Перейдіть до "Почати злиття пошти" і виберіть, наприклад, "Лист".
Після того, як Word зробить автоматичні попередні налаштування, натисніть на поле «Вибрати одержувача».
Створіть новий список або скористайтеся наявним списком або контактами Outlook - Word автоматично створює індивідуальні бланки тощо для кожного адресата.
Перевірте все у попередньому перегляді та друкуйте листи разом.
Це дуже економічний час для створення та друку форм-листів. Зберігаючи контакти, ви можете очікувати індивідуальний інтерфейс користувача з наступною буквою. Поширюйте повідомлення колегам, клієнтам, друзям та родині в найкоротші терміни.
порада: Доступ до майстра злиття пошти. Це проведе вас у процесі створення документа злиття за шість кроків. Це автоматично обходить потенційні проблеми під час надсилання серійних листів. Ви також можете уникнути системних повідомлень про помилки, визначивши певні параметри.
Короткий погляд на деталі: так ви відстежуєте речі
Щоб виправити помилки, важливо детально вивчити документ. Оскільки ви готуєте файл, який буде надіслано у вигляді листа багатьом різним одержувачам, не лише зміст, вітання та рядок привітання мають бути правильними. При автоматичному створенні текстових елементів майстер використовує ваше джерело даних, яке містить дані одержувача. Тому імена та адреси мають бути введені правильно, щоб жоден блок адрес не був неправильним у кінці.
Щоб уникнути кінця документа, що містить помилки, також корисно розглянути формат джерела даних. Наприклад, якщо це файл Excel, вам слід відформатувати номери в полях злиття пошти. Тут потрібна ваша увага. Це означає, що проблем з інформацією про валюту у формі листів немає. Покрокова підтримка майстра підтримує вас під час налаштування відповідної сторінки.
Простий процес: збережіть окремі ідеї та викликайте їх у будь -який час
У кожній компанії та відповідно до особистих побажань привітання, дані одержувача, рядок привітання, а також адресний блок можна розмістити в різних місцях документа. Якщо ви завжди використовуєте одну й ту саму структуру, ви можете, наприклад, міцно закріпити положення рядка привітання у формі листа.
Крім того, ви можете нумерувати послідовні листи, створені послідовно, і таким чином забезпечити більшу ясність. Вимоги та індивідуальні побажання можна зберегти у шаблоні. Опція є однією з багатьох функцій Word, які можна використовувати для спрощення та прискорення процесів написання.
Окрім можливості вибору полів об’єднання пошти з ваших джерел персональних даних та їх інтеграції у ваш текст всього за кілька кроків, ви також можете використовувати Microsoft Word для вставлення перекладів або збереження файлу у форматі PDF.
Коригування та виправлення - це так просто
Перш ніж зберегти документ Word як PDF, двічі перевірте, чи хочете ви внести будь-які зміни. Це допоможе вам конкретніше знайти поля для об’єднання листів, виділивши їх. Різні функції полів програми Office можна використовувати для вставлення елементів з різних джерел даних: таблиці з Excel, текстові поля з інших даних та графіки можна легко інтегрувати у злиття пошти.
У попередньому перегляді ви можете побачити, як нові модулі впишуться у стартовий документ. При необхідності відповідні адреси або імена можуть бути переглянуті.
Добре знати: Хоча ви можете створити документ -лист із звичайного документа, цей процес також може бути реалізований у зворотному порядку. І навпаки, документ злиття пошти також можна перетворити на звичайний документ.
Серійні листи: найшвидший спосіб для багатьох поштових повідомлень
Формовані листи пропонують можливість швидкого та ефективного створення поштових повідомлень для різних одержувачів. Завдяки спеціальним налаштуванням програми ви отримуєте вигоду від єдиного макета - незалежно від того, чи пишете ви листи, робите етикетки чи виконуєте інше об’єднання пошти.
FAQ
Навіщо вам формуляр?
Якщо документи мають бути надіслані різним одержувачам і використовуються подібні текстові елементи, використання функції серійного листа є доцільним. Тут ви можете вставити окремі блоки безпосередньо в текст і отримати доступ до джерела даних, що містить адреси та імена одержувачів. Це економить ваш час при створенні індивідуальних повідомлень.
Як я можу перевірити, чи відповідає заповнений лист -лист?
За допомогою функції попереднього перегляду вміст і формат серійного листа можна чітко відображати та перевіряти в їх остаточній версії.
