Як професійно надсилати презентації PowerPoint

Надсилайте презентації в найкоротші терміни

Логічне створення презентації та професіоналізація слайдів із текстами, графікою, анімацією та відео є найважливішою метою PowerPoint для доповідачів. Презентація має стосуватися, інформувати та передавати вміст компетентно. У той же час концепція презентації є цінною лише в тому випадку, якщо одержувач може переглядати слайди так, як вони були створені.

Це легко можливо під час презентації перед аудиторією або за допомогою відеоплатформи, такої як Skype або Zoom. Колеги, ділові партнери чи друзі сидять безпосередньо у презентаційній або у віртуальній конференц -залі. У цьому випадку можна взаємодіяти та інтерпретувати міміку аудиторії без будь -яких зусиль.

Інша ситуація, коли має бути надіслана розроблена презентація. Тут автор або ведучий не може гарантувати, що вся інформація на слайдах зрозуміла. З цієї причини зміст має вирішальне значення. Для того, щоб привернути увагу, важливо цілеспрямовано орієнтуватися на аудиторію та одержувачів і, наприклад, забезпечити взаємодію з подальшими гіперпосиланнями. Крім того, незважаючи на цінний вміст, можуть виникнути проблеми сумісності. Серед іншого, це пов’язано з тим, що відправник і одержувач використовують різні версії PowerPoint або використовують іншу програму для презентацій, наприклад, Keynote від Apple.

Тим більше важливо, що під час надсилання презентації PowerPoint або окремих слайдів стежте за тим, щоб слайди були розбірливими та привертали увагу. Під час надсилання або надсилання презентації PowerPoint пропонує широкий спектр перевірених функцій, за допомогою яких кожен одержувач, незалежно від свого технічного обладнання, може зрозуміти та зрозуміти істотну інформацію презентації PowerPoint. Варіант у PowerPoint перевірити презентацію на наявність можливих проблем із сумісністю перед її надсиланням також є практичним. Якщо ви отримаєте повідомлення про проблеми сумісності, їх можна усунути перед відправкою.

Відеоурок: Як успішно зберігати, експортувати та надсилати презентації PowerPoint

Як і в якому форматі презентації PowerPoint можна надсилати як вкладення

Найпростіший і найпоширеніший спосіб надіслати презентацію, створену компетентно, - це додати її до електронного листа. Багато мільярдів електронних листів, що надсилаються щодня, містять файли презентацій у різних форматах. PowerPoint пропонує такі формати файлів для перетворення:

Формати файлів	використання
pptx	Стандартний формат у PowerPoint для збереження презентацій.
pptm	Стандартний формат у PowerPoint для збереження презентацій за допомогою макросів.
ppt	Колишній стандартний формат у PowerPoint у версіях 97-2003. Це все ще поширений формат файлів, оскільки багато компаній та приватних осіб все ще використовують старіші версії PowerPoint.
xps	Файли XPS мають формат файлу XML Paper Specification. Це формат файлу, подібний до PDF (Portable Document Format), розроблений Microsoft. Його можна відкрити безпосередньо в Microsoft Edge або в Internet Explorer.
potx, potm, pot	Створює файли шаблонів PowerPoint у відповідному форматі.
wmf, jpeg.webp, gif.webp, png, tif, bmp.webp, wmf	Зберігає презентацію в окремих зображеннях залежно від обраного формату файлу. Ці графіки можна статично переглядати за допомогою програмного забезпечення для обробки зображень.
pdf	Зберігає файл у відомому у всьому світі форматі PDF. Презентація зберігається статично, переходи слайдів або анімовані GIF.webp -файли не відображаються анімованими. Його можна відкрити з будь -якого пристрою.
одп	Якщо ви зберігаєте презентацію PowerPoint як файл ODP, вона зберігається у стандарті з відкритим вихідним кодом. "Формат відкритого документа OASIS для офісних програм" можна прочитати за допомогою безкоштовного офісного програмного забезпечення, такого як Open Office або LibreOffice.

На додаток до зазначених форматів файлів, PowerPoint пропонує інші специфічні формати файлів, у яких можна зберегти слайд -шоу.

Порада експерта:

Якщо ви збережете презентацію у файлі з розширенням ppsx, файл буде збережено у форматі Open XML. Надсилання файлу з розширенням ppsx - найкращий варіант, якщо ви не знаєте технічних вимог одержувача. Після надсилання файлу він може відкрити файл за допомогою PowerPoint версії 2007 або пізнішої версії або засобу перегляду PowerPoint.

Порада:

Якщо файл вашої презентації дуже великий, наприклад у форматі PDF, ви можете знайти товсті частини вашої презентації всього за кілька кліків. В результаті ви можете зменшити розмір зображень, які займають багато пам’яті та зменшують розмір файлу.

Збережіть слайд -шоу в альтернативному форматі файлу в 5 кроків

Можна зберегти слайд -шоу, створене в Microsoft PowerPoint, в іншому форматі всього за кілька кліків. Для цього необхідні наступні 5 пунктів:

1. Перейдіть до "Файл> Зберегти як".

2. Виберіть, де зберігати файл. Наприклад, у PowerPoint у вас є можливість зберігати файл на робочому столі за допомогою хмарного постачальника, такого як OneDrive, або у вашій папці особистих документів.

3. Якщо потрібного місця зберігання немає у списку, перейдіть до пункту меню «Огляд».

4. Відкриється діалогове вікно, в якому можна вказати місце зберігання та формат файлу. Ви можете змінити формат файлу, вибравши поле вибору "Тип файлу". Наприклад, можна зберегти презентацію у форматі PDF замість стандартного формату pptx.

   

5. На останньому кроці збережіть файл, натиснувши кнопку "Зберегти". Якщо ви хочете надіслати файл як вкладення електронної пошти, у вас є різні варіанти:

   • Створіть електронний лист у Microsoft Outlook і вкладіть презентацію як файл.
   • Клацніть правою кнопкою миші на збереженому слайд-шоу та виберіть пункт меню «Надіслати».
   

• Перемістіть файл на хмарний диск, наприклад, у спільний Dropbox ділового партнера, або використовуйте Wetransfer для надсилання великих файлів у діапазоні гігабайт.

Експортуйте презентації безпосередньо з PowerPoint - без проблем!

На додаток до класичного варіанту збереження створеної вами презентації на робочому столі або в іншому місці зберігання, а потім її надсилання, PowerPoint також пропонує можливість експорту слайд -шоу у різних форматах безпосередньо з програми. Деякі файли тимчасово зберігаються або надсилаються безпосередньо, наприклад, з опцією: "Надіслати до Microsoft Stream". Щоб розпочати експорт, перейдіть до:

1. Перейдіть до пункту меню «Файл> Експорт».

2. У меню експорту у вас є різні варіанти формату файлу, в який потрібно експортувати презентацію:

Ви можете вибрати один із наступних варіантів:

Формат файлу PDF / XPS

Експортується у файл PDF або XPS, який неможливо змінити і який зберігає форматування, шрифт та макет PowerPoint, як зображення.

Створення відео

У розділі "Створити відео" ви можете витягти відеофайл зі слайд -шоу. У діалоговому вікні можна вибрати, чи використовувати записані часові послідовності та коментарі та якість файлу, який потрібно зберегти. Одночасно вам буде надана можливість стискати відеофайл. Перевагою відеофайлу є те, що його також можуть відтворювати люди, які не мають доступу до PowerPoint, засобу перегляду PPTX або іншого програмного забезпечення для презентацій, оскільки вони не мають прав адміністратора.

Створіть анімований GIF.webp	Анімований GIF.webp - це функція, в якій кілька окремих зображень графічного файлу зберігаються у визначеному порядку. Подібно до відео, створюються рухомі зображення. Таким чином, окремі слайди презентації можна представити цікаво та жваво.
Пакетне слайд -шоу для компакт -дисків	Створює пакет, у якому слайди та вбудовані елементи зберігаються як єдині, як на DVD, та відтворюються на будь -якому пристрої.
Створіть роздатковий матеріал	Цю функцію можна використовувати для надсилання окремих слайдів або всієї презентації до Microsoft Word. Там ви можете додатково обробляти тексти та примітки.
Змінити тип файлу	Простий спосіб змінити існуючий тип файлу, наприклад, вашу презентацію у форматі pptx на формат ppt.
Опублікувати в Microsoft Stream	Microsoft Stream - це платний потоковий портал, який дозволяє робити презентації або відео доступними для великої групи людей. Microsoft Stream ідеально підходить, наприклад, для презентацій компанії або корпоративних подій, і запрошений учасник може легко отримати до них доступ через Інтернет -браузер.

Поділитися презентаціями - ще один варіант збереження та надсилання

Поруч з:

• Класично зберігайте слайд -шоу у різних форматах файлів
• Експорт з Microsoft PowerPoint

Користувачі PowerPoint також можуть поділитися презентацією.

Для цього перейдіть до "Поділитися" у розділі "Файл". Відкриється нове вікно, у якому ви маєте можливість зберегти презентацію на диску OneDrive за вашим вибором або надіслати її у форматі PDF або слайд -шоу електронною поштою.

Крім того, презентацію можна надіслати або зберегти зовні за допомогою пункту меню «Випуск». Одержувачі отримують файл або як копію електронною поштою, або зручно за допомогою служби хмарного зберігання.

Висновок: Використовуйте різні параметри для надсилання презентації PowerPoint

Як професійна програма презентацій, Microsoft PowerPoint, як очікується, зможе зробити презентації на екрані цікавими та жвавими завдяки своїм можливостям та можливостям. Окрім змісту, важливо, щоб одержувач міг переглядати кожну презентацію так само, як вона була структурована. Це не завжди можливо без проблем, оскільки у кожного користувача різні технічні вимоги.

З цієї причини PowerPoint має можливість зберігати та надсилати слайд -шоу у різних форматах файлів. Крім того, презентації можна експортувати або ділитися різними способами. За допомогою цих опцій експорту та зберігання презентації можуть виглядати професійними та інформативними у будь -який час, окрім технічного оснащення одержувача.