Працювати з програмами Microsoft Office практично та ефективно. Але особливо в Microsoft Excel повторювані робочі кроки можуть бути втомливими. Ви можете записувати та створювати так звані «макроси» в Microsoft Excel та інших програмах Office, щоб швидше виконувати ці завдання та навіть виконувати їх автоматично. Але що таке макроси? А як вам вдається створювати макроси в різних програмах Office?
Що таке макроси в Microsoft?
Простіше кажучи, макроси - це невеликі програмні програми, які існують у космосі Microsoft Office.За допомогою цих макросів можна автоматизувати так звані «рутинні завдання». Серед іншого це означає, що трудомісткі повторювані завдання, які ви виконуєте в Microsoft Excel, можна спростити за допомогою макросів.
Термін «макро» походить з грецької мови і означає «великий». Макроси в Microsoft називаються так, тому що вони вважаються великими командами. Вони, у свою чергу, поєднують кілька невеликих команд із програмного забезпечення та виконують їх одночасно, щойно надходить відповідна вказівка. Перший крок - знайти певний процес для вашого макросу, який ви хочете автоматизувати в Excel, Word або іншій програмі Microsoft.
Робочі етапи об’єднання та відтворення: так працюють макроси
Фундаментальним для макросів є те, що існує певна послідовність робочих кроків, які виконуються однаково знову і знову. За допомогою макросу вам більше не потрібно виконувати ці робочі кроки окремо, а замість цього можна записати їх як фільм.Потім це фіксоване програмування можна відтворити за допомогою певної комбінації клавіш, щоб ваші робочі кроки виконувалися автоматично та з мінімальними витратами часу.
Макрос базується на такій функціональності:
- Ви визначаєте певний робочий процес, який часто виникає та має бути автоматизований. Макрос корисний, наприклад, якщо вам потрібно постійно вставляти дані про співробітника, учасника або друга в електронні таблиці.
- Тепер створіть макрос. Роблячи це, ви записуєте робочі кроки, які вам зазвичай доводиться виконувати вручну знову і знову. Таким чином програма Office зможе пізніше отримати доступ до цього посібника, а потім автоматично відтворити його.
- Тоді у вас є можливість запустити створений макрос одним клацанням миші або за допомогою спеціальної комбінації клавіш. Це заощадить вам численні маленькі робочі кроки.
| Порада. Навіть якщо ви недовго працювали з програмами Microsoft Office, макроси можуть полегшити вашу роботу. Оскільки навіть найпоширеніші функції можна спростити за допомогою великих команд. |
Для чого можна використовувати макроси в Excel?
На перший погляд, тема макросів здається досить абстрактною. Але при ближчому розгляді та наведенні кількох прикладів швидко стає зрозуміло, що невеликі програми можуть бути корисними в багатьох сферах. У програмі Microsoft Excel, наприклад, можна створювати макроси для таких функцій:
- Запит даних із баз даних
- Передайте робочі зошити або аркуші
- Форматування тексту, клітинок або діаграм
- Налаштування вмісту клітинки, посилань або формул
- Сортування та фільтрація даних
- Створення таблиць, файлів PDF або графіки
- Перетворення даних
Різноманітність великих команд показує: майже всі дії, які можливі в Microsoft Excel, також можна автоматично відтворювати як макрос. Але також у програмі Microsoft Word спеціально призначені макроклавіші пропонують широкий спектр опцій.
Практика в повсякденному житті: приклади макропараметрів у Microsoft Word
Microsoft Word, популярна програма обробки текстів, також пропонує можливість записувати дії та визначати їх як макрос за допомогою певної команди. Приклади додатків показують, що великі команди можуть бути корисними в повсякденному житті, наприклад для:
- автоматичне налаштування дати або імені файлу
- Приховати окремі елементи, наприклад, усі зображення в документі
- Вставте імена, адреси або номери телефонів у відповідні поля
- обчислити середню довжину речень
- Виправте часто перекручені літери
Незалежно від того, чи використовуєте ви програми Office у професійному чи приватному контексті: макроси можуть зняти з вас частину роботи. Ви можете створювати індивідуальні команди, які відповідатимуть вашим особистим потребам у будь-який час.
Як створити макрос в Excel?
Створення макросу працює різними способами. Люди, які знайомі з мовою програмування, можуть створювати макроси в Microsoft у так званих інструментах розробника з VBA («Visual Basic for Applications»).
VBA - це мова програмування, яка використовується спеціально для Microsoft. Але навіть користувачі, які не знайомі з програмуванням, можуть легко створювати макроси в Microsoft Excel або Word.Тому що запис виконується всього за кілька кроків і заощаджує вам багато роботи завдяки добре розробленим макро-клавішам на клавіатурі.
Створення макросу: як діяти
Навіть без VBA ви можете легко записати макрос у таких програмах Microsoft, як Excel. Для цього на вкладці «Вид» на стрічці ви знайдете пункт «Інструменти розробника». В інших версіях вкладка також може містити власний пункт «Макроси». Коли ви визначите, яку функцію має виконувати ваш макрос, виконайте наступне:
- На вкладці «Перегляд» в області «Макроси» натисніть «Записати макрос».
- Відкриється вікно, у якому можна вказати назву макросу. Це дасть вам кращий огляд пізніше та, наприклад, вкаже, що робить макрос. Якщо ви не назвете макрос, ім’я макросу буде автоматично пронумеровано.
- У вікні ви також вказуєте, яку комбінацію клавіш має мати макрос. У відповідному полі ви знайдете попередньо визначені клавіші з позначеннями «option key» і «command key» (наприклад, CTRL), а також поле введення для іншої клавіші на ваш вибір. Пізніше натисніть усі відображені макро-клавіші одночасно, даючи команду використовувати макрос.
- Ви також можете вибрати, у якій області Excel ваш макрос має бути доступним. Якщо він потрібен лише в робочій книзі, до якої ви записуєте його, натисніть «Ця книга». Якщо ви хочете мати доступ до нього щоразу, коли використовуєте Excel, виберіть «Особиста книга макросів».
- У білому полі ви також можете ввести короткий опис макросу. Це може бути корисним, якщо ви не дуже часто використовуєте Excel і хочете побачити, які макроси ви вже створили та для чого вони використовуються.
- Тепер натисніть «ОК». Ваш макрос почне запис.
- Тепер виконайте ті робочі кроки, які згодом макрос повинен виконати за вас.
- Після завершення всіх робочих кроків просто натисніть на функцію «Зупинити запис» на вкладці «Макроси».
Якщо ви виконаєте всі ці дії, запрограмований макрос стане доступним у Excel. Тепер ви можете використовувати команду в будь-який час, натискаючи макроклавіші та оптимізуючи свої робочі кроки. Для цього вам знадобляться лише макроклавіші, які ви визначили.
Для досвідчених: вкладка «Розробник».
Якщо ви часто записуєте макроси, радимо інтегрувати вкладку «Інструменти розробника» на стрічку. Вам більше не потрібно переходити через картку «Перегляд», але ви можете безпосередньо отримати доступ до створення макросу. В Office 365 виконайте такі дії:
- У Excel зверніть увагу на зелену смужку в самому верху над вашими вкладками. Окрім символів для збереження або надсилання файлу електронною поштою, ви також побачите три крапки. (В інших версіях Office піктограма також може виглядати як тире зі стрілкою вниз). Натисніть цю маленьку кнопку.
- Тепер відкривається сіре вікно, у якому ви вибираєте текстове поле «Додаткові команди» внизу.
- У вікні «Додаткові команди», яке зараз з’являється, у вас є можливість вибрати зліва між «Стрічка (налаштувати)» і «Панель швидкого доступу». Тут натисніть на стовпець «Стрічка (налаштувати)».
- Праворуч ви побачите позначення різних вкладок. Деякі з них позначені синьою галочкою - це ті, які відображаються вам в Excel. Тепер знайдіть «Інструменти розробника» внизу списку та поставте там ще одну синю галочку.
- Тепер натисніть кнопку «OK» внизу праворуч, щоб зберегти зміни.
Виконавши ці кроки, тепер ви зможете знайти Інструменти розробника для Excel на головних вкладках. Процес у Word або інших програмах Office працює так само. Клацнувши вкладку, ви побачите параметри, необхідні для створення макросів: «Записати макрос».
Як створити макрос у Word?
Якщо ви хочете запрограмувати макрос в інших програмах Office, таких як Microsoft Word, LibreOffice або OpenOffice, ви можете зробити це подібно до Microsoft Excel. Це стає зрозуміло на прикладі Word:
- Зорієнтуйтеся на своїй стрічці та виберіть вкладку «Перегляд».
- Там праворуч ви знайдете «Макроси». Одним клацанням миші тепер можна вибрати між «Показати макроси» або «Записати макроси».
- Натиснувши «Записати макроси», відкриється вікно. Введіть назву макросу, комбінацію клавіш і короткий опис.
- Почніть запис макросу, натиснувши «ОК».
- Вибравши «Зупинити запис», ви припините програмування макросу, і тепер можете використовувати його в Microsoft Word.
В інших програмах Microsoft Office окремі види можуть дещо відрізнятися, але процес здебільшого однаковий. Це дозволяє легко створювати макроси без використання VBA або будь-якої іншої мови програмування.
Як редагувати макроси за допомогою Visual Basics?
Якщо ви записали макрос і використовуєте його кілька разів, ви можете бути не повністю задоволені. Можливо, ви хочете додати крок або змінити деякі команди.У такому випадку згодом можна знову відредагувати макрос. Однак це дещо складніше, ніж створення макросу, оскільки для цього потрібна мова програмування Visual Basics (VB).
У Excel ви можете відчути смак VB, клацнувши «Макроси» на вкладці «Розробник» (показано вище), вибравши відповідну назву макросу та натиснувши «Редагувати». Тепер відкриється «Редактор Visual Basics». Тут ви бачите команди та робочі кроки, які ви записали як макрос на мові програмування, тобто як код. Якщо хтось трохи розуміє англійську, можна досить швидко зрозуміти тексти VB і, можливо, видалити або обміняти їх. Однак, якщо ви не маєте тут жодних знань, ви можете просто перезаписати свій макрос у звичний спосіб.
Висновок: створення макросів – без проблем із Microsoft Office
Якщо ви багато працюєте з програмами Microsoft Office, ви можете багато чого спростити за допомогою великих команд. Коли всі робочі кроки зібрано, їх можна виконати за короткий час, натиснувши певну комбінацію клавіш.
Особливо практично: кожен користувач Microsoft Office може самостійно записувати макроси. Це дає змогу індивідуально визначати, які робочі етапи для якого користувача мають виконуватися автоматично. Це не тільки економить багато часу, але й зайве навантаження.