Outlook: Збережіть електронну пошту у форматі PDF: PDFCreator

Ось як це робиться!

Хочете зберегти важливі електронні листи у своїх папках архіву у певному місці на жорсткому диску? Наприклад, електронні листи з рахунками-фактурами, конфіденційними даними клієнтів або вмістом, які з юридичної точки зору повинні зберігатися протягом тривалого часу. Відомий і популярний формат PDF підходить для цієї мети як надійний та довговічний формат архіву. Він займає мало місця на жорсткому диску, може відкриватися на різних кінцевих пристроях і пропонує високий рівень безпеки.

Збереження PDF -файлів у Outlook: це відповідні програми

На відміну від Microsoft Word або Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook не пропонує вбудованої опції для збереження або перетворення файлів PDF. Одним з варіантів є платна програма "Adobe Acrobat", яка може створювати PDF -файли з Outlook. Якщо вас цікавить безкоштовне рішення з подібною функціональністю, вам слід використовувати PDFCreator як альтернативу.

Інструмент доступний у німецькій версії та постійно вдосконалюється. Він встановлює драйвер віртуального принтера та створює PDF -файли за допомогою команди «Друк». За допомогою PDFCreator ви можете створювати документи у форматі PDF з будь -якої програми Windows. Якщо ви регулярно працюєте з посиланнями в документах, PDF Creator - це не перший вибір. Це пояснюється тим, що програмне забезпечення не приймає гіперпосилань, і їх неможливо натиснути у створеному PDF -файлі. У цьому випадку користувачі Windows 10 можуть скористатися безкоштовним інструментом «Друк у форматі Microsoft», що постачається. У всіх інших випадках PDFCreator як безкоштовний інструмент PDF є правильним вибором через його швидкість та простоту використання.

Встановіть PDF Creator

1. Перший крок - встановити PDFCreator за кілька секунд, відкривши адресу https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/editions у своєму веб -браузері. Потім завантажте останню версію PDFCreator. У вас є вибір між безкоштовною однокористувацькою версією або платною багатокористувацькою та серверною версіями.

   

2. Після завантаження інсталяційного файлу запустіть його подвійним клацанням миші.

   

3. Майстер налаштування проведе вас через налаштування та надасть важливу інформацію про правильне встановлення. Крім усього іншого, ви можете встановити мову програми та відображати інформацію про ліцензійну угоду або налаштування захисту даних.

   

4. Програма буде встановлена на ваш комп’ютер протягом декількох секунд. Після інсталяції ви можете отримати доступ до он -лайн посібника або пошукати у базі знань теми довідки. Якщо у вас виникли запитання під час використання PDF Creator, також доступна підтримка спільноти на кількох мовах. PDFCreator готовий до використання і може перетворювати повідомлення електронної пошти у PDF -файли всього за кілька кліків у Microsoft Outlook.

   

Збережіть електронні листи у форматі PDF - ось як це працює

Є можливість зберегти електронний лист у форматі PDF всього за кілька кліків та налаштувань. Виконуючи наступні 6 кроків, ви можете створювати професійні PDF -файли з певними назвами документів та інформацією про автора та ключові слова, що полегшує подальший пошук:

1. Відкрийте будь -яке повідомлення електронної пошти, яке потрібно зберегти у форматі PDF.

2. На вкладці Файл перейдіть до меню → Друк.

3. Виберіть як принтер PDFCreator.

   

4. У разі багатосторінкової електронної пошти можна вказати, які сторінки потрібно зберегти. Для цього натисніть «Параметри друку» та введіть номери сторінок. Зберегти лише позначену область або частини позначеного тексту неможливо у PDFCreator.

   

5. На наступному кроці натисніть кнопку «Друк». Відкриється нове вікно, в якому ви можете ввести специфікації документа, який потрібно зберегти.

   

6. У верхній частині вікна вибору можна вказати формат збереження документа. Окрім стандартного PDF -файлу, ви можете вибирати між:

   • різні рівні стиснення,
   • зберігання у вигляді графічного файлу або
   • архівування як захищений PDF -файл.
   

7. У середній частині вікна вибору необхідно вказати шлях та ім’я файлу, під яким буде збережено файл PDF.

8. У нижній частині важливо ввести змістовну назву документа. Ця процедура полегшить вам пошук документа пізніше. Водночас це допомагає одержувачам призначити файл. Крім усього іншого, ви можете використовувати оригінальну тему електронного листа або окремий заголовок. Ви також можете ввести тему та / або ключові слова. Цю інформацію можна переглянути у Провіднику Windows або використати як пошукові слова.

   Існує також можливість об’єднання створеного PDF -файлу безпосередньо з іншим файлом. Якщо ви цього хочете, активуйте кнопку «Об’єднати». Ви також можете додати файл PDF безпосередньо до електронного листа або переслати його або завантажити через Dropbox або FTP.

   

9. Якщо ви хочете зберегти файл за замовчуванням, поставте зелений прапорець "Зберегти". Назва документа використовується як назва файлу. Ви можете змінити ім’я в останній раз перед початком процесу збереження.

   Потім «Архітектор PDF» створює ваш PDF -файл у фоновому режимі. Якщо у вас є обліковий запис користувача у виробника PDFForge, ви можете увійти і зберегти файл у цьому обліковому записі. Крім того, ви можете створити новий обліковий запис користувача. Розроблений PDF -файл відображається у "PDF Architect".

Порада: За замовчуванням програмне забезпечення PDFForge "PDF Architect" використовується як програма відображення PDF -файлів, створених за допомогою PDFCreater. Якщо ви хочете продовжувати читати PDF -файли за допомогою безкоштовного “Adobe Acrobat Reader” або іншого інструменту, ви можете зберегти це в налаштуваннях PDFCreator. Ви також можете змінити вибір стандартних програм у налаштуваннях Windows.

Файли PDF в основному пропонують ці переваги

Електронну пошту з Outlook легко зберегти у форматі PDF. На додаток до можливості збереження, PDF -файли мають багато переваг перед іншими форматами, такими як формат зберігання MSG Outlook. Хоча файли MSG можна читати лише Outlook та кількома програмами електронної пошти та конвертації, формат PDF використовується у всьому світі.

Безкоштовні програми для читання PDF, такі як Adobe Acrobat Reader, гарантують, що одержувачі PDF -файлу можуть читати його практично на будь -якому пристрої. PDF -файли також стискаються, оскільки вони зберігаються, і в більшості випадків вони менші за вихідний документ. Крім того, зберігається форматування, зображення, вбудовані шрифти та загальний вигляд.

Безпека документів є надзвичайно важливою, особливо при надсиланні їх через Інтернет. Встановивши параметри, файли з конфіденційним вмістом можна захистити від несанкціонованого крадіжки даних. Те ж саме відбувається, призначаючи пароль. У цьому випадку сторонні особи не зможуть відкрити файл і прочитати його вміст.

Завдяки доданій вартості файлів PDF та можливості використовувати ключові слова та змістовну назву, щоб полегшити пошук файлів PDF, файли PDF ідеально підходять для архівування електронних листів у Outlook.

Короткий зміст: швидко та легко створюйте резервні копії електронних листів у Outlook за допомогою програми Creator PDF

Якщо ви хочете надійно архівувати повідомлення електронної пошти протягом тривалого часу, для цього особливо підходить формат PDF. Оскільки Microsoft Outlook не пропонує вбудованого перетворення у формат PDF, необхідно використовувати зовнішнє програмне забезпечення. Цільово-орієнтована та зручна програма, яка використовувалася мільйон разів-це PDFCreator. Після встановлення як віртуального драйвера принтера його можна використовувати для перетворення документів у PDF -файли з будь -якої програми Windows.

В Outlook ви вибираєте функцію друку, вводите назву документа, ключові слова та шлях зберігання, і можете архівувати свою електронну пошту всього за кілька кліків. PDFCreator працює так само надійно, як і платні програми, і тому рекомендується як драйвер віртуального принтера PDF для Windows та Microsoft Outlook.