Замість того, щоб писати одні й ті ж електронні листи знову і знову, наприклад, у відповідь на запити клієнтів, ви можете зберегти вже сформовані електронні листи як шаблони і викликати їх знову в будь-який час.
Незалежно від того, працюєте ви у відділі підтримки, у відділі обслуговування клієнтів, у відділі людських ресурсів, у бухгалтерському обліку чи як фрілансер: Вам неодмінно доведеться надсилати електронні листи з однаковим або подібним вмістом і, можливо, з тими самими вкладеннями знову і знову . Це можуть бути відповіді на запити клієнтів, відхилення заявок, регулярні звіти (кожен з новими вкладеннями) або запрошення на зустрічі.
У таких випадках Outlook пропонує можливість збереження готових (або напівготовних) повідомлень електронної пошти як шаблонів та їх отримання в будь-який час. При необхідності ви можете потім написати доповнення до електронних листів, прикріпити файли тощо. Функція шаблону Outlook також підходить, якщо ви зберігаєте більш обширну інформацію у записах про зустрічі або завдання або в запитах на зустрічі, які часто йдуть за тією ж схемою. Шаблони нотаток також можна створювати та завантажувати.
Визначте шаблони для електронних листів
Ви визначаєте шаблон електронної пошти таким чином:
- Напишіть та відформатуйте електронний лист. Якщо це корисно, додайте необхідні файли. За допомогою багатьох шаблонів пошти також може бути практичним відразу ввести одержувачів пошти.
- Як тільки ви закінчите електронну пошту, викликайте команду ФАЙЛ >> ЗБЕРЕГТИ як.
- У полі ТИП ФАЙЛУ оберіть ШАБЛОН ОГЛЯДУ (* .oft).
- Введіть змістовну назву файлу та натисніть ЗБЕРЕГТИ.
- Тепер ви можете надіслати відкриту пошту або закрити її.
Процедура визначення шаблонів однакова у різних модулях Outlook. Тому ми лише описуємо їх у цій статті, використовуючи шаблони електронної пошти.
Якщо ви використовуєте Word як поштовий редактор, ви не зможете зберігати відформатовані електронні листи як шаблони в Outlook до версії 2003 включно. Якщо ви викликаєте команду ФАЙЛ >> ЗБЕРЕГТИ як у вікні повідомлень Outlook, як описано вище, ви можете вибирати з різноманітних форматів файлів, але не формату OFT (шаблон Outlook).
Звичайно, ви можете зберегти відформатований текст повідомлення у файлі Word і отримати його пізніше. Word не записує такі параметри, як тема, одержувач чи вкладені файли, тому вам доведеться вводити цю інформацію вручну.
Однак невелика хитрість допомагає зберегти електронні листи як шаблони, навіть якщо ви використовуєте Word як редактор пошти: тимчасово вимкніть Word як редактор пошти. Для цього викличте команду EXTRAS >> OPTIONS >> E-MAIL FORMAT в Outlook та вимкніть відповідну опцію у розділі FORMAT MESSAGE.
Якщо ви вже склали та відформатували електронну пошту, ви все одно не зможете зберегти її як шаблон Outlook-деактивація Word почне діяти лише для нових електронних листів.
Однак робота, яку ви вже зробили, не була марною:
- Спочатку збережіть пошту як чернетку, натиснувши CTRL + S або скориставшись командою ФАЙЛ >> ЗБЕРЕГТИ.
- Якщо ви цього ще не зробили, вимкніть Word як редактор пошти, як зазначено вище.
- Тепер відкрийте збережену електронну пошту в папці «Чернетки», а потім викликайте команду ФАЙЛ >> ЗБЕРЕГТИ як - «Шаблон Outlook (* .oft)» тепер доступний як формат збереження.
- Визначивши всі шаблони, повторно активуйте Word як редактор пошти.
Швидкий доступ до шаблонів
Якщо ви використовуєте шаблони Outlook, щоб зробити спілкування електронною поштою більш ефективним, ви, напевно, вже дратували себе щодо громіздкого способу виклику шаблонів у Outlook.
Ви можете отримати доступ до своїх шаблонів набагато зручніше, якщо встановите окрему папку у своїй папці "Вхідні". Потім просто відкрийте шаблони, двічі клацнувши потрібний запис у папці шаблонів.
Ви також можете створити папки для відповідних шаблонів в інших модулях Outlook. Ви можете отримати папку шаблону таким чином:
- Використовуйте Файл >> Створити >> Папка або CTRL + SHIFT + E, щоб створити нову папку в папці "Вхідні" або в особистій папці. Щоб папка була у верхній частині списку папок, введіть підкреслення як перший символ, наприклад "ШАБЛОНИ".
- Відкрийте нещодавно створену папку в Outlook.
- У Провіднику Windows відкрийте папку, в якій зберігаються шаблони Outlook. Зазвичай це папка "C: \ Documents and Settings \ \ Application Data \ Microsoft \ Templates".
- Тепер розташуйте вікна Провідника та Outlook так, щоб обидва їх можна було бачити поруч на екрані.
- Виберіть шаблони електронної пошти в Провіднику та перетягніть їх лівою кнопкою миші в нову групу МОЇ ШАБЛОНИ.
У Outlook 2007 вам потрібно відповісти на секретне питання із зображення за допомогою OPEN, коли ви відкриваєте шаблон. Щоб цей запит не з’являвся щоразу, коли шаблон викликається з папки, деактивуйте опцію ЗАВЖДИ ПІДТВЕРДИТИ ПЕРЕД відкриттям ТАКОГО ТИПУ ФАЙЛУ. Однак будьте обережні щодо отримання шаблонів електронною поштою і відкривайте шаблони лише з джерел, які вам добре відомі.
