Запити на зустрічі в Outlook: Ось як!

Запити на зустрічі Outlook

У професійному середовищі звичайно надсилати запити на зустрічі через Outlook. Під час пандемії коронавірусу та пов'язаного з цим збільшення відеоконференцій запити на зустрічі значно зросли. Кожен запит на зустріч від клієнтів, колег або в особистому оточенні повинен відповідати. Крім щоденної роботи, це може зайняти багато часу і спровокувати помилки. Якщо ви часто отримуєте запити на зустріч, ефективно автоматизувати відповідь.

Цю процедуру можна використовувати для автоматичного відхилення запитів, якщо вони збігаються з іншими зустрічами у вашому календарі. І навпаки, ви можете автоматично приймати запити за умови, що відповідна дата ще вільна. Якщо важливіші зустрічі зіткнуться з узгодженою зустріччю, ви можете будь -коли відкласти або скасувати автоматично узгоджену зустріч.

Користувачі Outlook 2010 без поштової скриньки Exchange мають менше можливостей щодо автоматичного прийняття та відхилення запитів на зустрічі, ніж користувачі попередніх версій. Якщо ви не використовуєте Exchange, можна лише вказати, що на всі запити буде надана відповідь автоматично (відхилення, якщо є перекриття, інакше загальне прийняття). У Microsoft Exchange у вас є більше можливостей.

Відповідайте на автоматичні запити на зустрічі, починаючи з Outlook 2010

1. Перейдіть до опцій електронної пошти. Для цього перейдіть до Файл> Параметри> Електронна пошта. У розділі «Історія» активуйте опцію «Автоматично обробляти запити на зустрічі та відповіді на їх запити та опитування».

   

2. Якщо ви не використовуєте Microsoft Exchange, закрийте діалогове вікно параметрів. Якщо ви використовуєте Microsoft Exchange, відкрийте вкладку "Календар" на наступному кроці.

3. Перейдіть до "Планування ресурсів" у Microsoft Outlook 2010 або до "Автоматичне прийняття / відхилення" в Outlook 2013/2016 та Outlook 365. "

   

4. Увімкніть опцію "Автоматично відхиляти запити на зустрічі, що накладаються на наявні зустрічі або зустрічі". Якщо вам дозволено відвідувати зустрічі у вільні дати, активуйте опцію "Автоматично приймати запити на зустрічі та видаляти скасовані зустрічі".

5. Закрийте діалогові вікна. Відтепер запити на зустрічі автоматично прийматимуться або відхилятимуться Outlook.

Інформація: Користувачі Outlook 2003 та Outlook 2007 можуть отримати доступ до налаштувань автоматичного прийняття або відхилення запитів на зустріч за допомогою такого шляху до файлу: Додатково> Параметри> Параметри календаря> Планування ресурсів.

Ці параметри доступні з підключенням Exchange або без нього.