Гарне управління даними: завдання, інструменти та концепція

Це чотири типи даних, які ви повинні абсолютно знати

Питання правильного управління даними стає все більш актуальним для компаній. Зрештою, великі обсяги даних обробляються компаніями щодня, а надання їх, з одного боку, і захист - з іншого, є лише частиною управління даними.

Що включає управління даними? визначення

Управління даними відноситься до збору, використання та зберігання даних з урахуванням кількох параметрів. Керувати даними слід недорого, безпечно та ефективно. Управління даними має давати можливість працівникам компаній та інших організацій використовувати дані для досягнення цілей, приймати рішення, впроваджувати заходи і тим самим збільшувати цінність компанії. Таке використання даних має відбуватися за певними специфікаціями та завжди оптимізуватися.

У цьому контексті управління даними та управління процесами тісно переплітаються. Адже в багатьох компаніях дані - це те, що становить актив компанії. Відповідні процеси необхідні для ефективного захисту цієї цінності, а також для створення нових цінностей та безперешкодного доступу до наявних даних.

Для відповідального та ефективного управління даними компаніям потрібна концепція, яка охоплює всі аспекти:

• Збирайте дані
• зберегти дані
• обробляти дані
• Архівні дані
• видалити дані

У найкращому випадку ця концепція враховує як вимоги компанії до управління даними, так і безпеку та захист даних.

Існує 4 різних типи даних

Щоб застосовувати цілісний підхід до управління даними, важливо розуміти різні типи даних. Зрештою, наприклад, особисті дані, такі як імена та адреси працівників, хочуть, щоб їх поводилися інакше, ніж дані, які ви публікуєте на веб -сайті вашої компанії таким чином, щоб це було розбірливо для всіх.

Особисті дані

Усі дані, що стосуються конкретних осіб, такі як імена, адреси або банківські реквізити працівників, є особистими даними. Однак зібрані дані вимірювань та дані клієнтів також зараховуються як особисті дані. Усі дані, що стосуються наших співробітників та клієнтів, а також інших третіх сторін, зараховуються як особисті дані. Вони повинні бути спеціально захищені.

Чутливі дані компанії

Усі дані, що стосуються секретів компанії, такі як податкові та бухгалтерські документи, є конфіденційними даними компанії. Дані, які генеруються в ході проектів, такі як розрахунки, рецепти, дані дослідження та технічні знання, також класифікуються як конфіденційна інформація. Внутрішні процедури чи процеси, списки клієнтів та корпоративні стратегії також мають значення у цій сфері. Тут важливо чітко визначити, яка інформація повинна бути захищена, а яка ні, як частина управління даними. Зазвичай компанії при вступі до компанії підписують договір про конфіденційність, з яким вони зобов’язуються не розголошувати конфіденційні дані компанії третім сторонам.

Вторинні дані

Вторинні дані виникають із подальшої обробки первинних даних. Вони відносяться до всіх даних, які створюються з іншою метою, а також з’являються як частина міри. Якщо, наприклад, номерні знаки співробітників або клієнтів можна побачити на фотографіях, зроблених та опублікованих у власних приміщеннях компанії, це вторинні дані. Навіть якщо, наприклад, було проведено опитування, можуть з’явитися вторинні дані. Фактична анкета - це первинні дані, а результати, узагальнені за цими первинними даними і більше не дозволяють робити жодних висновків щодо респондентів, є вторинними даними.

Загальнодоступні дані

Якщо дані передаються публіці на веб -сайті власної компанії або в друкованих документах, вони повинні відповідати певним вимогам. Наприклад, жодні авторські права або права на товарний знак не можуть бути порушені, наприклад, на фотографії можна побачити інші бренди, окрім вашого власного. Ваші власні логотипи та гасла повинні бути захищені від крадіжки іншими особами, наприклад, зареєструвавши їх як слово чи образний знак.

Управління даними: Є такі завдання

Керування даними передбачає різні завдання.

• Збір даних Враховуючи економію даних, тобто можна зібрати лише стільки даних, скільки дійсно необхідно. У Загальному регламенті про захист даних (GDPR) цей обов’язок бережливості закладено.
• Забезпечте якість данихобережно працюючи при введенні даних.
• Використання даних зробити його прозорим.
• Уникайте передачі даних, якщо можливо. Чим більше даних переміщується з A в B, тим більш уразливим ви стаєте до порушень безпеки або втрати даних.
• Зробити легкодоступними джерела даних.
• Безпечне зберігання даних, наприклад, у хмарі або в межах програмного забезпечення бази даних, наданого для цієї мети.
• Безпечні дані і регулярно створювати резервні копії, наприклад, у хмарі або на зовнішньому носії інформації.
• Захистіть файлові системи та всю ІТ, від хакерських атак або шкідливого програмного забезпечення. Це можливо за допомогою брандмауерів та сучасної захисту від вірусів.
• Внутрішній захист даних шляхом призначення прав у системах даних. Адже дані працівників, наприклад, також повинні бути захищені від інших працівників.
• Захист обладнання, проти вогню, пошкодження водою або перенапруги.
• Передайте компетентність в обробці данихщоб уникнути неправильної роботи.
• Перевірити якість даних, бажано з фіксованою регулярністю.
• Архівування данихдля того, щоб обсяг даних у системах і пристроях, які зараз використовуються, був якомога меншим. Наприклад, дані також повинні зберігатися в податковій інспекції протягом певних періодів часу, незалежно від того, чи вони все ще потрібні для поточних господарських операцій.
• Видалити дані назавждидля того, щоб створити простір з одного боку та позбутися відповідальності за захист даних з іншого. Слід заздалегідь ретельно перевірити, чи дійсно дані, що підлягають видаленню, дійсно можна видалити назавжди, чи вони, можливо, не знадобляться в іншому місці. Видалення - це не те саме, що видалення, тому дані на деяких жорстких дисках просто перезаписуються. Щоб дійсно їх видалити, вам слід працювати з відповідними програмами, такими як CCleaner.
• Дотримуйтесь правової визначеності та через a регулярний аналіз ваших власних даних дотримуватися загального законодавства.
• Статистика прозора створювати та ділитися з іншими.

Виклики та цілі в управлінні даними

Завдання управління даними полягає в тому, що всі ці завдання взаємопов’язані та спроектовані максимально ефективно та практично. Кожен працівник повинен мати доступ до необхідних даних, не ігноруючи захист даних. Так зване керівництво з управління даними може бути корисним для компаній. Це визначає спосіб обробки даних у компанії.

Особливі проблеми в управлінні даними виникають, серед іншого, з таких аспектів:

• постійно збільшується обсяг даних (великі дані)
• все більш підступні атаки хакерів на безпеку даних
• Постійно змінюються законодавчі вимоги, а це означає, що компанії завжди повинні бути в курсі подій

Зміни всередині організації також ускладнюють обробку даних. Оскільки тема управління даними стає все більш актуальною у багатьох компаніях, зараз є навіть постійні посади, так звані менеджери даних, які займаються виключно цією темою.

Управління даними: 4 можливі програмні рішення

Існують різні варіанти та безліч готових програмних рішень для управління даними в компаніях:

Системи управління контентом	CMS - це системи, в яких вміст та інформація об’єднані в групи. Бази даних також можна інтегрувати в системи управління контентом.
Управління майстер -даними	Управління основними даними означає центральне адміністрування основних даних, тобто основних даних організації. Будь то дані про співробітників чи дані про клієнтів - усі вони підпадають під основні дані та потребують особливого захисту.
Системи планування ресурсів підприємства	За допомогою такого цілісного програмного забезпечення можна записати всі ресурси організації. Робоче обладнання, матеріали, щомісячні витрати для працівників та багато іншого можна відобразити на ньому.
Системи документообігу	Такі системи можна використовувати для зберігання, сортування, управління та архівування документів. Наприклад, ecoDMS підходить для малого бізнесу та індивідуальних підприємців.

Численні інструменти та програми для управління даними пропонують Google, Oracle, SAP та багато інших великих компаній.

Управління даними для приватних осіб

Для фрілансерів, приватних підприємців та невеликих стартапів тема управління даними також актуальна з першого дня, і вони повинні шукати відповідне програмне забезпечення на ранній стадії.

Тема управління даними також актуальна як приватна особа, хоча і на меншому рівні. На домашньому комп’ютері, смартфоні та планшеті є велика кількість даних, які потрібно сортувати, керувати та створювати резервні копії.

Корисні інструменти для управління даними

Ви можете керувати даними за допомогою відповідних інструментів - є відповідне програмне забезпечення для будь -яких цілей:

• За допомогою Порядок у моїй папці ви можете сортувати та керувати файлами на комп’ютері з ОС Windows.
• DirPrintOK друкує ваші огляди папок та файлів у вигляді списку.
• За допомогою VisiPics ви можете знайти повторювані фотографії на своєму жорсткому диску та видалити непотрібні зображення, щоб звільнити місце для нових даних.
• DupeGuru допоможе вам знайти повторювані файли. Ви можете сортувати за різними типами файлів, такими як музика, зображення тощо.
• Розблокуйте заблоковані файли за допомогою Unlocker.
• Програмне забезпечення Jajuk дозволяє імпортувати вашу музичну колекцію, а потім сортувати її.
• Terminplaner.net - це простий інструмент для управління файлами.
• Каталог мультфільмів допомагає каталогізувати відео, DVD та Blu-ray.
• Файловий менеджер Double Commander добре підходить для копіювання та переміщення файлів з метою наведення порядку на комп’ютері. Ви також можете використовувати цю програму для пакетного перейменування файлів.
• Dircomp дозволяє порівнювати цілі папки між собою, щоб зберегти послідовність даних.
• Завантаживши "Швидко видалити порожні папки", ви можете легко видалити порожні папки в Outlook.
• Папка Axe дозволяє розділити папки, що містять велику кількість файлів, у дві або більше папок.
• Інструмент Toucan має лише одну функцію: зручне та надійне копіювання файлів. Цю роботу він виконує задовільно.
• Ви можете читати аудіокниги за допомогою CDex або EasyTag та зберігати їх на своєму жорсткому диску.
• За допомогою IsoBuster можна читати файли зображень.

Поради та хитрощі щодо ефективного управління даними

Хороше управління даними починається з правильних інструментів, але вимагає набагато більше. Якщо ви будете дотримуватися кількох правил, ви продовжите життєвий цикл своїх даних і збережете хаос у вашій системі:

• Підтримуйте високу якість даних з самого початку. Не подавайте в першу чергу неправильні, неповні, погано структуровані або непотрібні дані. Уникайте дублювання.
• Зверніть увагу на чинне законодавство про захист даних, щоб уникнути проблем.
• Створіть резервну копію даних, щоб завжди можна було створити резервну копію.
• Зробити використання даних прозорим.
• Найкраще розмістити свої дані там, де вони є кінцевим пунктом призначення.
• Стандартизуйте правописи та переклади.
• Автоматизувати такі процеси, як створення резервних копій.
• Спростіть процеси.
• Ефективні мережеві рішення та поєднання різних методів, щоб відобразити максимально повне управління даними.
• Інтеграція даних та об’єднання різної інформації в єдину структуру також має сенс.

Висновок: управління даними вимагає структурованих процедур

Управління даними - це складна галузь, до якої пред'являється багато різних вимог. Існують різні типи даних, і до кожного потрібно звертатися по -різному. Наприклад, хоча особисті дані підлягають спеціальному захисту, інші дані навмисно надаються громадськості. Управління даними породжує багато проблем в управлінні, резервному копіюванні та архівуванні інформації. Компанії балуються вибором з різних програмних рішень. Приватним особам також доводиться займатися темою управління даними. Багато дрібних інструментів допомагають у цьому та полегшують роботу з постійно зростаючим обсягом даних.