Більше 50% таблиць на слайдах походять з Excel. Але користувачів дратує розтягнуті числа або відсутні стовпці. Глядачі скаржаться, що їх часто нерозбірливо мало.
Передавати таблиці з Excel - параметри вставки
Під час вставлення даних з Excel у вас є кілька варіантів, кожен з яких має свої переваги та недоліки. Спочатку прочитайте огляд тут, а потім дізнайтесь більше про властивості окремих варіантів у наступних виданнях.
Як тільки ви вставите дані з Excel у PowerPoint, праворуч під вставленою областю з’явиться маленький символ для Параметри вставки (відповідно. Параметри вставки) на. Якщо ви натиснете цей значок, вам буде доступно чотири -п’ять різних варіантів, залежно від версії PowerPoint:
У PowerPoint 2003:
З PowerPoint 2007
1 = використовувати шаблони цільового формату (вставляє таблицю та адаптує її до формату презентації)
2 = Зберегти оригінальне форматування (вставляє таблицю у вихідному форматі)
3 = вставляти (відповідає опції Таблиця Excel)
4 = графічний (відповідає опції Зображення столу)
5 = Скопіювати лише текст (вставляє дані таблиці у текстове поле, розділені табуляціями)
Ще більше варіантів вклеювання
Окрім опцій вставлення, які можна викликати безпосередньо, є й інші, дещо приховані. Коли ви скопіювали дані з Excel і перейшли до презентації PowerPoint, натисніть на вкладку почати на нижній частині кнопки Вставити - вставити вміст (у PowerPoint 2003: Редагувати - вставити вміст).
Якщо зліва варіант Вставити вибрано, у вас є такі варіанти:
Об’єкт книги Microsoft Excel: відповідає опції Таблиця Excel
HTML формат: вміст буфера обміну вставляється як таблиця
Растрове зображення, незалежне від пристрою та растрове зображення: таблиця вставляється як растрова графіка
Зображення (розширений метафайл) та Зображення (метафайл Windows): таблиця вставляється у вигляді векторної графіки, її можна згрупувати та змінити колір
Форматований текст (RTF) та Неформатований текст: вміст буфера обміну вставляється у велике текстове поле, приймаються формати чисел
Як вставити дані з Excel як таблицю, яку легко редагувати
У більшості випадків дані слід брати з файлу Excel, але передавати у PowerPoint у привабливо відформатованій таблиці. Для цього рекомендується наступна процедура:
Щоб перенести таблицю Excel у PowerPoint, виберіть її в Excel, а потім скопіюйте Ctrl + C до буфера обміну.
У PowerPoint виберіть, наприклад, слайд із відповідним макетом Тільки заголовок - і додайте вміст буфера обміну Ctrl + V а.
Важливо: одразу після вставки файл Параметри вставки відображається. Натисніть на неї та виберіть потрібний варіант Tabel (відповідно. Використовуйте цільові стилі).
Що відбувається, коли ви вставляєте дані як електронну таблицю Excel
Для параметрів вставки ви використовуєте команду Таблиця Excel (відповідно. Вставити), не лише вибрана таблиця, а й повна папка Excel буде збережена у файлі PowerPoint.
Це означає, що кожен, хто отримує файл PowerPoint, має доступ до всіх даних у книзі Excel. Якщо папка Excel містить конфіденційні дані розрахунків або проектів, а презентація передається клієнтам, проблеми неминучі.
Якщо клієнт відкриває таблицю подвійним клацанням миші, він раптом бачить не лише вставлені дані, а й інші аркуші Excel із внутрішньою інформацією, як показано на малюнку.